Hướng dẫn đăng ký mã số thuế cá nhân lần đầu đơn giản nhất ra sao?

Nội dung chính

• Hướng dẫn đăng ký mã số thuế cá nhân lần đầu đơn giản nhất ra sao?
• Mã số thuế được sử dụng như thế nào?
• Trong bao lâu sau khi bắt đầu làm việc, NLĐ cần hoàn thành đăng ký thuế lần đầu?

Hướng dẫn đăng ký mã số thuế cá nhân lần đầu đơn giản nhất ra sao?

Hiện nay có 03 cách đăng ký mã số thuế cá nhân lần đầu như sau:

Theo Thủ tục ban hành kèm theo Quyết định 155/QĐ-BTC năm 2025, cá nhân là người nộp thuế cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ sau đây:

- Đối với cá nhân là người Việt Nam:

Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 05-ĐK-TCT ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư 86/2024/TT-BTC hoặc hồ sơ khai thuế theo quy định của pháp luật về quản lý thuế trong trường hợp cá nhân đăng ký thuế thông qua hồ sơ khai thuế.

- Đối với cá nhân là người có quốc tịch nước ngoài hoặc là người có quốc tịch Việt Nam sinh sống tại nước ngoài không có số định danh cá nhân được xác lập từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư:

+ Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 05-ĐK-TCT ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư 86/2024/TT-BTC hoặc hồ sơ khai thuế theo quy định của pháp luật về quản lý thuế trong trường hợp cá nhân đăng ký thuế thông qua hồ sơ khai thuế.

+ Bản sao Hộ chiếu còn hiệu lực của cá nhân. Trường hợp cá nhân đã đăng ký và kích hoạt tài khoản định danh điện tử Mức độ 2 theo quy định tại khoản 2 Điều 10, khoản 2 Điều 11 và Điều 14 Nghị định 69/2024/NĐ-CP để thực hiện thủ tục đăng ký thuế với cơ quan thuế thì không phải nộp bản sao hộ chiếu nếu đã được tích hợp vào tài khoản định danh điện tử.

+ Bản sao văn bản bổ nhiệm của Tổ chức sử dụng lao động trong trường hợp cá nhân người nước ngoài không cư trú tại Việt Nam theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập cá nhân được cử sang Việt Nam làm việc nhưng nhận thu nhập tại nước ngoài.

2. Đăng ký thông qua nơi chi trả thu nhập

Căn cứ theo tiết a khoản 9 Điều 7 Thông tư 105/2020/TT-BTC có quy định cá nhân nộp thuế thu nhập cá nhân thông qua cơ quan chi trả thu nhập và có ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập đăng ký thuế thì người nộp thuế nộp hồ sơ đăng ký thuế tại cơ quan chi trả thu nhập.

Nơi nộp hồ sơ đăng ký thuế

Nộp hồ sơ đăng ký thuế tại cơ quan chi trả thu nhập như: Doanh nghiệp, công ty, hợp tác xã, cơ quan, đơn vị,…

Hồ sơ đăng ký thuế của cá nhân gồm:

- Văn bản ủy quyền;

- Một trong các giấy tờ của cá nhân như: Bản sao CCCD hoặc bản sao CMND còn hiệu lực đối với cá nhân là người có quốc tịch Việt Nam; bản sao Hộ chiếu còn hiệu lực đối với cá nhân là người có quốc tịch nước ngoài hoặc người có quốc tịch Việt Nam sinh sống tại nước ngoài.

Các bước thực hiện

Bước 1: Nộp hồ sơ cho cơ quan chi trả thu nhập

Bước 2: Cơ quan chi trả thu nhập nhận hồ sơ và gửi cơ quan thuế

Cơ quan chi trả thu nhập có trách nhiệm tổng hợp thông tin đăng ký thuế của cá nhân vào tờ khai đăng ký thuế mẫu số 05-ĐK-TH-TCT gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp cơ quan chi trả thu nhập.

Bước 3: Cấp mã số thuế.

3. Đăng ký mã số thuế cá nhân theo phương thức online

Bước 1: Truy cập vào website của Tổng cục Thuế: https://thuedientu.gdt.gov.vn/ và chọn mục Đăng ký thuế lần đầu

Bước 2: Chọn đối tượng “Hộ kinh doanh - cá nhân”

Bước 3: Chọn mục “Đăng ký thuế lần đầu” và chọn “Kê khai nộp hồ sơ”

Bước 4: Chọn “Đối tượng tương ứng” sau đó chọn “Tiếp tục”

Bước 5: Điền thông tin tương ứng và chọn “Tiếp tục”

Trường hợp chọn sai đối tượng có thể chọn “Quay lại” để chọn lại đối tượng tương ứng

Bước 6: Điền tờ khai tương ứng

Bước 7: Sau khi điền xong tờ khai chọn 01 trong 03 Mục sau để hoàn thành.

Trong đó:

- Lưu bản nháp khi muốn lưu trữ dữ liệu đã nhập

- Nhập lại sẽ xóa hết dữ liệu đã điền

- Hoàn thành kê khai để hoàn tất thủ tục đăng ký.

Hướng dẫn đăng ký mã số thuế cá nhân lần đầu đơn giản nhất ra sao? (Hình từ Internet)

Mã số thuế được sử dụng như thế nào?

Căn cứ tại Điều 35 Luật Quản lý thuế 2019 quy định về việc sử dụng mã số thuế như sau:

- Người nộp thuế phải ghi mã số thuế được cấp vào hóa đơn, chứng từ, tài liệu khi thực hiện các giao dịch kinh doanh; mở tài khoản tiền gửi tại ngân hàng thương mại, tổ chức tín dụng khác; khai thuế, nộp thuế, miễn thuế, giảm thuế, hoàn thuế, không thu thuế, đăng ký tờ khai hải quan và thực hiện các giao dịch về thuế khác đối với tất cả các nghĩa vụ phải nộp ngân sách nhà nước, kể cả trường hợp người nộp thuế hoạt động sản xuất, kinh doanh tại nhiều địa bàn khác nhau.

- Người nộp thuế phải cung cấp mã số thuế cho cơ quan, tổ chức có liên quan hoặc ghi mã số thuế trên hồ sơ khi thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa liên thông với cơ quan quản lý thuế.

- Cơ quan quản lý thuế, Kho bạc Nhà nước, ngân hàng thương mại phối hợp thu ngân sách nhà nước, tổ chức được cơ quan thuế ủy nhiệm thu thuế sử dụng mã số thuế của người nộp thuế trong quản lý thuế và thu thuế vào ngân sách nhà nước.

- Ngân hàng thương mại, tổ chức tín dụng khác phải ghi mã số thuế trong hồ sơ mở tài khoản và các chứng từ giao dịch qua tài khoản của người nộp thuế.

- Tổ chức, cá nhân khác trong việc tham gia quản lý thuế sử dụng mã số thuế đã được cấp của người nộp thuế khi cung cấp thông tin liên quan đến việc xác định nghĩa vụ thuế.

- Khi bên Việt Nam chi trả tiền cho tổ chức, cá nhân có hoạt động kinh doanh xuyên biên giới dựa trên nền tảng trung gian kỹ thuật số không hiện diện tại Việt Nam thì phải sử dụng mã số thuế đã cấp cho tổ chức, cá nhân này để khấu trừ, nộp thay.

- Khi mã số định danh cá nhân được cấp cho toàn bộ dân cư thì sử dụng mã số định danh cá nhân thay cho mã số thuế.

Trong bao lâu sau khi bắt đầu làm việc, NLĐ cần hoàn thành đăng ký thuế lần đầu?

Căn cứ theo khoản 2 Điều 33 Luật Quản lý thuế 2019 có quy định như sau:

Thời hạn đăng ký thuế lần đầu

...

2. Người nộp thuế đăng ký thuế trực tiếp với cơ quan thuế thì thời hạn đăng ký thuế là 10 ngày làm việc kể từ ngày sau đây:

a) Được cấp giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy phép thành lập và hoạt động, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, quyết định thành lập;

b) Bắt đầu hoạt động kinh doanh đối với tổ chức không thuộc diện đăng ký kinh doanh hoặc hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc diện đăng ký kinh doanh nhưng chưa được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh;

c) Phát sinh trách nhiệm khấu trừ thuế và nộp thuế thay; tổ chức nộp thay cho cá nhân theo hợp đồng, văn bản hợp tác kinh doanh;

d) Ký hợp đồng nhận thầu đối với nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài kê khai nộp thuế trực tiếp với cơ quan thuế; ký hợp đồng, hiệp định dầu khí;

đ) Phát sinh nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân;

e) Phát sinh yêu cầu được hoàn thuế;

g) Phát sinh nghĩa vụ khác với ngân sách nhà nước.

...

Như vậy, việc đăng ký thuế lần đầu đối với người lao động được thực hiện trong vòng 10 ngày làm việc kể từ thời điểm phát sinh nghĩa vụ thuế. Tổ chức, cá nhân trả thu nhập có nghĩa vụ đăng ký thuế cho người lao động.