Xử lý như thế nào khi đóng trùng BHXH?

Nội dung chính

• Đóng trùng BHXH là gì?
• Cách xử lý khi trùng thời gian đóng BHXH?
• Hoàn trả tiền BHXH đóng trùng thế nào?

Đóng trùng BHXH là gì?

Căn cứ khoản 4 Điều 85 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 có quy định:

Mức đóng và phương thức đóng của người lao động tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc

...

4. Người lao động quy định tại điểm a và điểm b khoản 1 Điều 2 của Luật này mà giao kết hợp đồng lao động với nhiều người sử dụng lao động thì chỉ đóng BHXH theo quy định tại khoản 1 Điều này đối với hợp đồng lao động giao kết đầu tiên.

Về nguyên tắc, mỗi người lao động đi làm chỉ được cấp một sổ BHXH. Ngay cả khi làm việc cho nhiều người sử dụng lao động cùng lúc, người lao động cũng chỉ tiến hành chỉ đóng BHXH theo hợp đồng lao động giao kết đầu tiên.

Đóng trùng BHXH là trường hợp mà người lao động trong cùng một khoảng thời gian nhưng lại có từ 2 công ty tham gia BHXH dẫn tới khi người lao động xin hưởng các chế độ BHXH đều không được giải quyết hoặc khi người lao động nghỉ việc gặp phải khó khăn trong quá trình chốt sổ BHXH.

Nguyên nhân đóng trùng là do người lao động khi làm việc tại nhiều đơn vị khác nhau đều được công ty tham gia đóng BHXH dẫn đến bị trùng thời gian đóng BHXH hoặc người lao động có từ 2 sổ BHXH trở lên dẫn đến BHXH bị đóng trùng.

Người lao động có thời gian đóng trùng BHXH ở 2 công ty thì phải đề nghị 1 trong 2 công ty làm thủ tục giảm trùng quá trình đóng BHXH cho người lao động theo quy định của Pháp Luật.

Xử lý như thế nào khi đóng trùng BHXH? (Hình từ Internet)

Cách xử lý khi trùng thời gian đóng BHXH?

Giảm trùng quá trình tham gia BHXH

Trường hợp người lao động có thời gian đóng BHXH bị trùng ở cả 2 công ty thì trước tiên cần đề nghị 1 trong 2 công ty đóng trùng BHXH làm thủ tục giảm quá trình đóng BHXH cho người lao động.

Căn cứ khoản 1 Điều 23 Quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 quy định, bên công ty thực hiện thủ tục giảm trùng BHXH sẽ phải nộp hồ sơ gồm các giấy tờ:

- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo Mẫu TK3-TS ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017;

- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ&BNN theo mẫu D02-LT ban hành kèm theo Quyết định 1040/QĐ-BHXH năm 2020;

- Bảng kê thông tin theo Mẫu D01-TS ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017;

Bên cạnh đó, căn cứ tại khoản 6 Mục I Công văn số 3663/BHXH – THU năm 2014 nêu rõ:

Các nguyên tắc xử lý liên quan đến gộp sổ BHXH:

…

6. NLĐ có quá trình tham gia BHXH trùng nhau thì phải giảm quá trình trùng tương ứng, kể cả sổ có thời gian chưa hưởng chế độ mà trùng với sổ có thời gian đã hưởng trợ cấp 1 lần, trợ cấp thất nghiệp cũng phải giảm trùng đến tháng liền kề của sổ đã hưởng trước đó, khi giảm trùng thì phải thu hồi số tiền trợ cấp BHXH đã hưởng (nếu có).

Như vậy, người lao động nộp sổ BHXH có thời gian tham gia đóng BHXH bị trùng cho công ty nơi đang làm việc để lập hồ sơ và chuyển cho cơ quan BHXH tiến hành thủ tục giảm trùng BHXH và gộp sổ bảo hiểm.

Còn đối với người lao động làm việc tự do thì nộp sổ trực tiếp cho cơ quan BHXH nơi đã hoặc đang tham gia BHXH để được giải quyết.

Gộp sổ có thời gian tham gia BHXH trùng nhau

Theo quy định, một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN của các sổ BHXH vào sổ mới.

Theo khoản 3 mục I Công văn 3663/BHXH – THU năm 2014 quy định thực hiện gộp sổ:

I. Các nguyên tắc xử lý liên quan đến gộp sổ BHXH:

…

3. Đối với những sổ gộp có thời gian đóng trùng BHXH, khi gộp sổ thì giữ lại sổ có thời gian đóng trùng BHXH theo thứ tự ưu tiên như sau:

- Sổ có thời gian đóng BHXH ở tỉnh thành phố khác, nếu NLĐ muốn giảm trùng quá trình này, thì yêu cầu NLĐ liên hệ BHXH tỉnh thành phố đó để giảm trùng và chốt lại sổ;

- Sổ đang hưởng chế độ hưu trí;

- Sổ đã và đang hưởng chế độ Tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp;

- Sổ đã hưởng trợ cấp 1 lần nhưng còn BHXH thất nghiệp chưa hưởng;

- Sổ đã hưởng trợ cấp thất nghiệp nhưng còn BHXH 1 lần chưa hưởng;

- Sổ có thời gian tham gia BHXH, BHYT, BHTN với mức lương cao hơn.

Trong trường hợp người lao động cam kết không thừa nhận quá trình đóng BHXH, BHTN thì trình bày rõ trong bảng kê thông tin theo mẫu D01-TS do công ty lập.

Hoàn trả tiền BHXH đóng trùng thế nào?

Căn cứ tại khoản 2.5 Điều 2 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 quy định về việc hoàn trả tiền cho người lao động trong trường hợp đóng trùng. Cụ thể:

Giải thích từ ngữ

...

2.5. Hoàn trả: là việc cơ quan BHXH chuyển trả lại số tiền được xác định không phải tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN hoặc đóng thừa khi ngừng giao dịch với cơ quan BHXH; đóng trùng cho cơ quan, đơn vị, cá nhân đã nộp cho cơ quan BHXH.

Như vậy, trong trường hợp người lao động đóng trùng BHXH sẽ được cơ quan BHXH hoàn trả tiền bảo hiểm đóng trùng theo quy định.

Sau khi xác định được cách xử lý khi đóng trùng BHXH, người lao động gửi đề nghị đến cơ quan BHXH hoặc đơn vị doanh nghiệp nơi mình đang tham gia BHXH để được hỗ trợ làm thủ tục hoàn tiền đóng trùng BHXH.

Căn cứ theo quy định tại tiết e, điểm 3.1 khoản 3 Điều 43 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017, được sửa đổi bởi khoản 67 Điều 1 Quyết định 505/QĐ-BHXH năm 2020 nêu rõ:

Hoàn trả

3.1. Các trường hợp hoàn trả

...

67. Sửa đổi, bổ sung Tiết e Điểm 3.1 Khoản 3 Điều 43 như sau:

“e) Trường hợp một người có từ 02 sổ BHXH trở lên có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau thì cơ quan BHXH thực hiện hoàn trả cho người lao động số tiền đơn vị và người lao động đã đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất và số tiền đã đóng vào quỹ BHTN (bao gồm cả số tiền thuộc trách nhiệm đóng BHXH, BHTN của người sử dụng lao động), không bao gồm tiền lãi. Cơ quan BHXH quản lý nơi người lao động đang làm việc hoặc đang sinh sống thực hiện hoàn trả cho người lao động theo quy định tại Khoản 2 Điều 46.

Như vậy, mức hoàn trả tiền BHXH sẽ được tính bằng số tiền đơn vị và người lao động đã đóng thừa vào quỹ hưu trí, tử tuất và quỹ BHTN. Số tiền hoàn trả này tính cả số tiền thuộc trách nhiệm đóng BHXH, BHTN của người sử dụng lao động, không bao gồm tiền lãi.