Thời hạn bảo quản hồ sơ gốc của viên chức là bao lâu?

Nội dung chính

• Hồ sơ viên chức được bảo quản theo chế độ gì?
• Thời hạn bảo quản hồ sợ gốc của viên chức là bao lâu?
• Viên chức được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ của mình không?

Hồ sơ viên chức được bảo quản theo chế độ gì?

Căn cứ theo khoản 2 Điều 9 Thông tư 07/2019/TT-BNV quy định như sau:

Nguyên tắc quản lý, sử dụng hồ sơ viên chức

1. Công tác xây dựng và quản lý hồ sơ viên chức được thực hiện thống nhất, khoa học, phản ánh được đầy đủ, chính xác thông tin của từng người từ khi được tuyển dụng cho đến khi không còn làm việc tại đơn vị sự nghiệp công lập.

2. Hồ sơ viên chức được xây dựng, quản lý, sử dụng và bảo quản theo chế độ tài liệu mật; chỉ những người được cơ quan hoặc người có thẩm quyền quản lý hồ sơ viên chức đồng ý bằng văn bản mới được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ viên chức. Nghiêm cấm việc phát tán thông tin trong hồ sơ viên chức.

3. Viên chức có trách nhiệm kê khai đầy đủ, rõ ràng, chính xác và chịu trách nhiệm về tính trung thực của những thông tin trong hồ sơ do mình kê khai, cung cấp. Những thông tin do viên chức kê khai phải được cơ quan quản lý hồ sơ viên chức xác nhận, đóng dấu và đưa vào hồ sơ quản lý.

Theo đó, hồ sơ viên chức được bảo quản theo chế độ tài liệu mật. Chính vì vậy, chỉ những người được cơ quan hoặc người có thẩm quyền quản lý hồ sơ viên chức đồng ý bằng văn bản mới được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ viên chức. Nghiêm cấm việc phát tán thông tin trong hồ sơ viên chức.

Thời hạn bảo quản hồ sơ gốc của viên chức là bao lâu? (Hình từ Internet)

Thời hạn bảo quản hồ sợ gốc của viên chức là bao lâu?

Căn cứ theo khoản 4 Điều 10 Thông tư 07/2019/TT-BNV quy định như sau:

Xây dựng hồ sơ, thành phần hồ sơ viên chức

...

3. Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày viên chức có quyết định nghỉ hưu, chấm dứt hợp đồng làm việc hoặc từ trần thì việc quản lý hồ sơ viên chức thực hiện theo quy định tại Khoản 3 Điều 13 Thông tư này.

4. Hồ sơ gốc của viên chức thuộc tài liệu lưu trữ lịch sử, thời hạn bảo quản vĩnh viễn.

5. Trường hợp thiếu các thành phần hồ sơ gốc hoặc không có hồ sơ gốc thì việc xây dựng, hoàn thiện hồ sơ gốc được thực hiện như sau:

a) Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày phát hiện hồ sơ viên chức thiếu các thành phần hồ sơ gốc hoặc không có hồ sơ gốc, đơn vị sử dụng viên chức có trách nhiệm yêu cầu viên chức phải hoàn thiện, bổ sung các thành phần hồ sơ gốc theo quy định tại Khoản 2 Điều 12 Thông tư này.

b) Trường hợp không thể hoàn thiện, bổ sung đầy đủ các thành phần hồ sơ gốc thì căn cứ vào giấy khai sinh gốc để hoàn thiện các thành phần hồ sơ khác hoặc lập mới hồ sơ viên chức theo quy định tại Khoản 1 Điều này.

Theo quy định, hồ sơ gốc của viên chức thuộc tài liệu lưu trữ lịch sử, thời hạn bảo quản vĩnh viễn.

Viên chức được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ của mình không?

Căn cứ theo Điều 14 Thông tư 07/2019/TT-BNV quy định như sau:

Nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ viên chức

1. Đối tượng được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ viên chức, gồm:

a) Cơ quan quản lý viên chức, đơn vị sử dụng viên chức và cơ quan quản lý hồ sơ viên chức được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ viên chức để phục vụ yêu cầu công tác;

b) Trường hợp cần thiết và được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ viên chức, viên chức được nghiên cứu toàn bộ hoặc một phần hồ sơ của mình hoặc đề nghị cơ quan quản lý hồ sơ cung cấp bản sao "Sơ yếu lý lịch viên chức" của mình.

2. Khi nghiên cứu hồ sơ viên chức phải tuân thủ các quy định sau đây:

a) Có giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức, đơn vị cấp cho người đến nghiên cứu hồ sơ viên chức, trong đó ghi rõ địa chỉ, chức danh, yêu cầu nghiên cứu hồ sơ của ai, về vấn đề gì. Các yêu cầu phải được ghi cụ thể trong "Phiếu nghiên cứu hồ sơ viên chức" theo mẫu HS06-VC/BNV ban hành kèm theo Thông tư này;

b) Chỉ được nghiên cứu tại nơi lưu giữ hồ sơ viên chức;

c) Chỉ được xem những tài liệu (hoặc một phần tài liệu) có nội dung liên quan đến nhiệm vụ, công việc được giao;

d) Không được làm sai lệch nội dung và hình thức hồ sơ viên chức như: đánh dấu, tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt các tài liệu đã có trong hồ sơ;

đ) Nếu muốn sao chụp lại những tài liệu liên quan trong thành phần hồ sơ viên chức thì phải báo cáo và được người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lý hồ sơ viên chức đồng ý. Việc sao chụp tài liệu do người trực tiếp quản lý hồ sơ viên chức tiến hành và bàn giao lại.

3. Nhiệm vụ của người trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ viên chức:

a) Cung cấp đúng và đầy đủ các tài liệu cho người đến nghiên cứu, khai thác hồ sơ viên chức theo "Phiếu nghiên cứu hồ sơ viên chức" đã được người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ viên chức chấp thuận;

b) Kiểm tra tình trạng hồ sơ khi trả bảo đảm đúng như khi cho mượn và vào phiếu theo dõi sử dụng, khai thác hồ sơ viên chức theo mẫu HS07-VC/BNV, sổ theo dõi khai thác, sử dụng hồ sơ viên chức theo mẫu HS08c-VC/BNV ban hành kèm theo Thông tư này;

c) Sao lục hồ sơ cho người đến nghiên cứu, khai thác hồ sơ theo "Phiếu nghiên cứu hồ sơ viên chức" đã được người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ viên chức chấp thuận.

Theo đó, viên chức được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ của mình trong trường hợp cần thiết và được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ viên chức.