Mẫu danh sách nhân viên Excel theo phòng ban chuẩn 2025 thế nào?

Nội dung chính

• Mẫu danh sách nhân viên Excel theo phòng ban chuẩn 2025 thế nào?
• Người lao động phải cung cấp thông tin gì khi giao kết hợp đồng lao động?
• Doanh nghiệp cung cấp thông tin không trung thực thì người lao động có được đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động không?

Mẫu danh sách nhân viên Excel theo phòng ban chuẩn 2025 thế nào?

Danh sách nhân viên là một công cụ quản trị nhân sự thiết yếu, cho phép bạn tổng hợp và theo dõi các thông tin quan trọng về từng thành viên trong tổ chức. Việc xây dựng một danh sách nhân viên kỹ lưỡng không chỉ giúp quản lý hồ sơ cá nhân mà còn hỗ trợ việc hoạch định chiến lược phát triển, đào tạo và đánh giá hiệu quả công việc. Dưới đây là một số thông tin cần được lưu ý khi xây dựng và sử dụng danh sách nhân viên:

- Thông tin cơ bản và chi tiết: Một danh sách nhân viên nên bao gồm các thông tin cơ bản như:

+ Họ và tên, mã nhân viên: Để dễ dàng nhận diện và tra cứu hồ sơ.

+ Vị trí công tác và phòng ban: Giúp phân loại nhân sự theo bộ phận, từ đó hỗ trợ việc phân bổ nguồn lực và xác định trách nhiệm công việc.

+ Ngày gia nhập, chức vụ, và mô tả trách nhiệm: Thông tin này giúp theo dõi quá trình phát triển sự nghiệp và đánh giá kinh nghiệm của nhân viên.

+ Thông tin liên hệ: Địa chỉ email, số điện thoại, và các thông tin liên lạc khác cần thiết cho việc giao tiếp nội bộ.

+ Hồ sơ đào tạo và chứng chỉ: Các khóa học, đào tạo nội bộ hay chứng chỉ chuyên môn giúp đánh giá năng lực và tiềm năng thăng tiến của nhân viên.

- Mục tiêu của việc sử dụng danh sách nhân viên

+ Quản lý nguồn nhân lực: Giúp ban lãnh đạo nắm bắt được con số, chất lượng và cơ cấu của nhân viên trong từng thời điểm, từ đó đưa ra các quyết định chiến lược trong việc tuyển dụng hay phát triển nội bộ.

+ Hỗ trợ đánh giá hiệu suất và đào tạo: Khi danh sách nhân viên được tích hợp với các chỉ số KPI và thông tin về quá trình đào tạo, bạn có thể dễ dàng xác định những nhân viên cần hỗ trợ thêm và triển khai các chương trình đào tạo phù hợp.

+ Lập kế hoạch và dự báo nhu cầu nhân sự: Dữ liệu trong danh sách nhân viên giúp bạn dự báo các xu hướng tăng giảm về nguồn lực, từ đó chuẩn bị kế hoạch nhân sự khẩn cấp hoặc phát triển dài hạn cho tổ chức.

- Công cụ và phương pháp quản lý danh sách nhân viên

+ Sử dụng phần mềm HRM: Các công cụ như SAP, Oracle HRMS, BambooHR, hay đơn giản là Microsoft Excel, Google Sheets cho phép bạn lưu trữ, cập nhật và truy xuất thông tin một cách nhanh chóng và chính xác.

+ Định kỳ cập nhật và kiểm tra: Một danh sách nhân viên hiệu quả cần được cập nhật định kỳ để đảm bảo dữ liệu luôn chính xác, từ đó hỗ trợ quá trình ra quyết định và các báo cáo định kỳ của doanh nghiệp.

- Bảo mật và quản lý dữ liệu cá nhân

+ Quy định bảo mật: Vì danh sách nhân viên chứa thông tin nhạy cảm, việc áp dụng các biện pháp bảo mật thông tin là rất quan trọng. Đảm bảo rằng quyền truy cập được phân quyền rõ ràng và dữ liệu được mã hóa an toàn tránh khỏi các rủi ro rò rỉ thông tin.

+ Tuân thủ pháp luật: Đảm bảo rằng việc lưu trữ và xử lý thông tin cá nhân của nhân viên tuân thủ các quy định pháp lý hiện hành về bảo mật dữ liệu và quyền riêng tư.

Việc xây dựng và duy trì một danh sách nhân viên không chỉ là công việc hành chính mà còn là bước quan trọng để phát triển nguồn nhân lực một cách bài bản và có hệ thống. Điều này giúp doanh nghiệp không chỉ quản lý thuận tiện mà còn tạo điều kiện cho sự phát triển bền vững thông qua việc định hướng, đào tạo và nâng cao hiệu suất làm việc của từng cá nhân.

Hiện nay, Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản liên quan không có quy định cụ thể về mẫu danh sách nhân viên Excel theo phòng ban chuẩn. Việc soạn thảo sẽ do công ty, cá nhân chủ động thực hiện, tuy nhiên phải đảm bảo nội dung và hình thức.

Có thể tham khảo mẫu danh sách nhân viên Excel theo phòng ban chuẩn sau đây:

Mẫu danh sách nhân viên Excel theo phòng ban chuẩn 2025: TẢI VỀ.

Mẫu danh sách nhân viên Excel theo phòng ban chuẩn 2025 thế nào? (Hình từ Internet)

Người lao động phải cung cấp thông tin gì khi giao kết hợp đồng lao động?

Theo Điều 16 Bộ luật Lao động 2019 quy định:

Nghĩa vụ cung cấp thông tin khi giao kết hợp đồng lao động

1. Người sử dụng lao động phải cung cấp thông tin trung thực cho người lao động về công việc, địa điểm làm việc, điều kiện làm việc, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, an toàn, vệ sinh lao động, tiền lương, hình thức trả lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, quy định về bảo vệ bí mật kinh doanh, bảo vệ bí mật công nghệ và vấn đề khác liên quan trực tiếp đến việc giao kết hợp đồng lao động mà người lao động yêu cầu.

2. Người lao động phải cung cấp thông tin trung thực cho người sử dụng lao động về họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi cư trú, trình độ học vấn, trình độ kỹ năng nghề, xác nhận tình trạng sức khỏe và vấn đề khác liên quan trực tiếp đến việc giao kết hợp đồng lao động mà người sử dụng lao động yêu cầu.

Theo đó người lao động phải cung cấp thông tin trung thực cho doanh nghiệp khi giao kết hợp đồng lao động về: họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi cư trú, trình độ học vấn, trình độ kỹ năng nghề, xác nhận tình trạng sức khỏe và vấn đề khác liên quan trực tiếp đến việc giao kết hợp đồng lao động mà người sử dụng lao động yêu cầu.

Doanh nghiệp cung cấp thông tin không trung thực thì người lao động có được đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động không?

Theo Điều 35 Bộ luật Lao động 2019 quy định:

Quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động của người lao động

1. Người lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động nhưng phải báo trước cho người sử dụng lao động như sau:

a) Ít nhất 45 ngày nếu làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn;

b) Ít nhất 30 ngày nếu làm việc theo hợp đồng lao động xác định thời hạn có thời hạn từ 12 tháng đến 36 tháng;

c) Ít nhất 03 ngày làm việc nếu làm việc theo hợp đồng lao động xác định thời hạn có thời hạn dưới 12 tháng;

d) Đối với một số ngành, nghề, công việc đặc thù thì thời hạn báo trước được thực hiện theo quy định của Chính phủ.

2. Người lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động không cần báo trước trong trường hợp sau đây:

a) Không được bố trí theo đúng công việc, địa điểm làm việc hoặc không được bảo đảm điều kiện làm việc theo thỏa thuận, trừ trường hợp quy định tại Điều 29 của Bộ luật này;

b) Không được trả đủ lương hoặc trả lương không đúng thời hạn, trừ trường hợp quy định tại khoản 4 Điều 97 của Bộ luật này;

c) Bị người sử dụng lao động ngược đãi, đánh đập hoặc có lời nói, hành vi nhục mạ, hành vi làm ảnh hưởng đến sức khỏe, nhân phẩm, danh dự; bị cưỡng bức lao động;

d) Bị quấy rối tình dục tại nơi làm việc;

đ) Lao động nữ mang thai phải nghỉ việc theo quy định tại khoản 1 Điều 138 của Bộ luật này;

e) Đủ tuổi nghỉ hưu theo quy định tại Điều 169 của Bộ luật này, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác;

g) Người sử dụng lao động cung cấp thông tin không trung thực theo quy định tại khoản 1 Điều 16 của Bộ luật này làm ảnh hưởng đến việc thực hiện hợp đồng lao động.

Theo đó nếu doanh nghiệp cung cấp thông tin không trung thực theo quy định tại khoản 1 Điều 16 Bộ luật Lao động 2019 làm ảnh hưởng đến việc thực hiện hợp đồng lao động thì người lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động mà không cần báo trước.