Sổ chứng thực được dùng để làm gì? Cách ghi số chứng thực theo quy định mới nhất hiện nay được thực hiện như thế nào?

Nội dung chính

• Sổ chứng thực được dùng để làm gì?
• Sổ chứng thực được lưu trữ trong khoảng thời gian bao lâu?
• Số chứng thực được hiểu là gì?
• Cách ghi số chứng thực theo quy định mới nhất hiện nay được thực hiện như thế nào?

Sổ chứng thực được dùng để làm gì?

Theo khoản 1 Điều 13 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về sổ chứng thực và số chứng thực như sau:

1. Sổ chứng thực dùng để theo dõi, quản lý các việc đã chứng thực tại cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực. Sổ chứng thực được viết liên tiếp theo thứ tự từng trang không được bỏ trống, phải đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối sổ và thực hiện theo từng năm. Khi hết năm phải thực hiện khóa sổ và thống kê tổng số việc chứng thực đã thực hiện trong năm; người ký chứng thực xác nhận, ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu.

Như vậy, có thể hiểu sổ chứng thực là tài liệu dùng để theo dõi, quản lý các việc đã chứng thực tại các cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực. Khi hết năm thì các cơ quan, tổ chức đó sẽ thực hiện khóa sổ và thống kê tổng số việc chứng thực đã thực hiện trong năm; người ký chứng thực xác nhận, ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu.

Sổ chứng thực

Sổ chứng thực được lưu trữ trong khoảng thời gian bao lâu?

Căn cứ theo Điều 14 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về chế độ lưu trữ cụ thể như sau:

"Điều 14. Chế độ lưu trữ

1. Sổ chứng thực là tài liệu lưu trữ của Nhà nước, được bảo quản, lưu trữ vĩnh viễn tại trụ sở cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực.

2. Đối với việc chứng thực chữ ký và chứng thực chữ ký người dịch, cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực phải lưu một bản giấy tờ, văn bản đã chứng thực; thời hạn lưu trữ là 02 (hai) năm. Trong trường hợp chứng thực chữ ký của người tiến hành giám định trong văn bản kết luận giám định tư pháp, chứng thực bản sao từ bản chính thì không lưu trữ.

3. Đối với việc chứng thực hợp đồng, giao dịch, cơ quan thực hiện chứng thực phải lưu một bản chính hợp đồng, giao dịch kèm theo hồ sơ; thời hạn lưu trữ là 20 (hai mươi) năm.

4. Cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không được thu lệ phí, chi phí khác đối với văn bản chứng thực lưu trữ quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều này; có trách nhiệm bảo quản, lưu trữ sổ chứng thực và văn bản chứng thực.

5. Việc tiêu hủy văn bản chứng thực khi hết thời hạn lưu trữ được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ."

Như vậy, theo quy định nêu trên thì sổ chứng thực sẽ được bảo quản, lưu trữ vĩnh viễn tại trụ sở cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực.

Số chứng thực được hiểu là gì?

Tại khoản 2 Điều 13 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về sổ chứng thực và số chứng thực, theo đó số chứng thực được hiểu là số thứ tự ghi trong sổ chứng thực, kèm theo quyển số, năm thực hiện chứng thực và ký hiệu loại việc chứng thực. Số thứ tự trong sổ chứng thực phải ghi liên tục từ số 01 cho đến hết năm, trường hợp chưa hết năm mà sử dụng sang sổ khác thì phải lấy số thứ tự tiếp theo của sổ trước, không được ghi từ số 01. Đối với sổ được sử dụng tiếp cho năm sau thì trường hợp chứng thực đầu tiên của năm sau sẽ ghi bắt đầu từ số 01, không được lấy tiếp số thứ tự cuối cùng của năm trước. Số ghi trong văn bản chứng thực là số tương ứng với số chứng thực đã ghi trong sổ chứng thực.

Cách ghi số chứng thực theo quy định mới nhất hiện nay được thực hiện như thế nào?

Căn cứ theo Điều 4 Thông tư 01/2020/TT-BTP hướng dẫn cụ thể về cách ghi số chứng thực như sau:

(1) Số chứng thực bản sao từ bản chính theo quy định tại điểm b khoản 3 Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP là số chứng thực được ghi theo từng loại giấy tờ được chứng thực; không lấy số chứng thực theo lượt người yêu cầu chứng thực.

Ví dụ: ông A yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính 03 (ba) loại giấy tờ: chứng minh nhân dân mang tên ông Nguyễn Văn A, chứng minh nhân dân mang tên bà Nguyễn Thị B và sổ hộ khẩu của hộ gia đình ông Nguyễn Văn A. Khi lấy số chứng thực, bản sao chứng minh nhân dân mang tên ông Nguyễn Văn A được ghi một số, bản sao chứng minh nhân dân mang tên bà Nguyễn Thị B được ghi một số và bản sao sổ hộ khẩu của hộ gia đình ông Nguyễn Văn A được ghi một số. Như vậy, cơ quan thực hiện chứng thực sẽ lấy 03 (ba) số chứng thực khác nhau cho 03 (ba) loại giấy tờ.

(2) Số chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản và chứng thực chữ ký người dịch là số chứng thực được ghi theo từng loại giấy tờ, văn bản cần chứng thực chữ ký; không lấy số chứng thực theo lượt người yêu cầu chứng thực.

+ Ví dụ 1: Ông Trần Văn H yêu cầu chứng thực chữ ký trên tờ khai lý lịch cá nhân và giấy ủy quyền nhận lương hưu, thì phải ghi thành 02 (hai) số chứng thực khác nhau. 01 (một) số đối với chứng thực chữ ký trên tờ khai lý lịch cá nhân và 01 (một) số đối với chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền nhận lương hưu.

+ Ví dụ 2: Bà Lê Thị B yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch (theo mẫu chữ ký người dịch đã đăng ký với Phòng Tư pháp) đối với 03 (ba) loại giấy tờ: bản dịch hộ chiếu, bản dịch thư mời hội nghị và bản dịch hợp đồng. Mỗi loại bản dịch phải ghi 01 (một) số chứng thực. Trong trường hợp này, Phòng Tư pháp sẽ lấy 03 (ba) số chứng thực, không được ghi gộp 03 (ba) việc thành 01 (một) số chứng thực cho một người.

(3) Số chứng thực hợp đồng được ghi theo từng việc; không lấy số theo lượt người yêu cầu hoặc theo số bản hợp đồng.

Ví dụ: ông Lê Văn H và bà Nguyễn Thị M yêu cầu chứng thực hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất và chứng thực hợp đồng cho thuê cửa hàng. Trong trường hợp này phải lấy 01 (một) số chứng thực cho hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất và 01 (một) số chứng thực cho hợp đồng thuê cửa hàng.