Hành vi vi phạm quy định trong công tác văn thư về quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật bị xử phạt như thế nào?

Nội dung chính

• Trách nhiệm quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật như thế nào?
• Công tác văn thư sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật như thế nào?
• Vi phạm công tác văn thư về quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật bị xử phạt như thế nào?

Trách nhiệm quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật như thế nào?

Căn cứ theo Điều 32 Nghị định 30/2020/NĐ-CP và Điều 30 Quyết định 1032/QĐ-BNV năm 2020 về công tác văn thư quy định về quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật như sau:

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho Văn thư cơ quan quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức theo quy định.

- Chánh Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng việc quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan.

Các công chức văn thư được giao nhiệm vụ trên phải chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng Bộ, trước pháp luật về việc quản lý và sử dụng con dấu thiết bị lưu khóa bí mật tương ứng và có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:

+ Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan tại phòng làm việc của công chức Văn thư Bộ trong trụ sở Bộ. Trường hợp cần đưa con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan ra khỏi cơ quan phải được sự đồng ý bằng văn bản của Chánh Văn phòng và phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu. Con dấu, thiết bị khóa lưu bí mật của cơ quan phải được bảo quản an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc.

+ Chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan cho người khác lưu giữ khi được đồng ý bằng văn bản của Chánh Văn phòng Bộ. Việc bàn giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan phải được lập biên bản.

+ Phải trực tiếp đóng dấu văn bản và bản sao văn bản; chủ trì, phối hợp ký số vào văn bản điện tử trên Hệ thống QLVB.

+ Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện.

+ Không được đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền.

- Văn thư cơ quan có trách nhiệm

+ Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức tại trụ sở cơ quan, tổ chức.

+ Chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức cho người khác khi được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Việc bàn giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được lập biên bản.

+ Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao văn bản.

+ Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện.

- Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng, công chức Văn thư Bộ phải báo cáo Chánh Văn phòng Bộ làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, phải báo cáo Chánh Văn phòng và cơ quan công an nơi xảy ra mất con dấu, kịp thời lập biên bản.

- Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an toàn thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật.

- Khi Bộ có quyết định chia, tách hoặc sáp nhập phải nộp con dấu cũ và làm thủ tục xin khắc con dấu mới theo quy định pháp luật.

Vi phạm quy định trong công tác văn thư về quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật bị xử phạt như thế nào?

Công tác văn thư sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật như thế nào?

Căn cứ theo Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật như sau:

- Sử dụng con dấu

+ Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.

+ Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

+ Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.

+ Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.

+ Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

- Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật

+ Thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức được sử dụng để ký số các văn bản điện tử do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.

- Đóng dấu cơ quan

+ Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

+ Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và đúng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định.

+ Việc đóng dấu phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.

+ Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục kèm theo, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu đóng tối đa không quá 05 trang văn bản.

- Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật

+ Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn (KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC, HỎA TỐC HẸN GIỜ) trên văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại phần phụ lục I, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ về công tác văn thư.

+ Việc đóng dấu chỉ các mức độ mật (MẬT, TỐI MẬT, TUYỆT MẬT) và dấu “TÀI LIỆU THU HỒI” được khắc sẵn theo quy định tại Thông tư số 24/2020/TT-BCA ngày 10 tháng 3 năm 202020 Thông tư ban hành biểu mẫu sử dụng trong công tác bảo vệ bí mật nhà nước.

+ Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu phạm vi lưu hành (TRẢ LẠI SAU KHI HỌP, XEM XONG TRẢ LẠI, LƯU HÀNH NỘI BỘ)… trên văn bản được thực hiện theo quy định phần phụ lục I, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ về công tác văn thư và mẫu số 19 Thông tư số 24/2020/TT-BCA ngày 10 tháng 3 năm 202020 Thông tư ban hành biểu mẫu sử dụng trong công tác bảo vệ bí mật nhà nước.

Vi phạm công tác văn thư về quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật bị xử phạt như thế nào?

Theo Điều 13 Nghị định 144/2021/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm các quy định về quản lý và sử dụng con dấu như sau:

"Điều 13. Vi phạm các quy định về quản lý và sử dụng con dấu

1. Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với một trong những hành vi sau đây:

a) Không thực hiện thủ tục cấp lại khi Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu bị mất;

b) Không thực hiện thủ tục đổi lại Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu và nộp lại Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã được cấp trước đó cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu khi Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu bị hỏng;

c) Không thông báo mẫu con dấu cho cơ quan, tổ chức có liên quan biết trước khi sử dụng;

d) Không ban hành quy định nội bộ về quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức mình.

2. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với một trong những hành vi sau đây:

a) Tự ý mang con dấu ra khỏi trụ sở cơ quan, tổ chức mà không được phép của chức danh nhà nước, người đứng đầu cơ quan, tổ chức;

b) Không đăng ký lại mẫu con dấu theo quy định của pháp luật;

c) Không chấp hành việc kiểm tra con dấu, không xuất trình con dấu, Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu khi có yêu cầu kiểm tra của cơ quan đăng ký mẫu con dấu;

d) Mất con dấu mà quá 02 ngày làm việc kể từ ngày phát hiện mất con dấu, cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước không thông báo bằng văn bản cho cơ quan đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu trước đó và cơ quan Công an xã, phường, thị trấn nơi xảy ra mất con dấu.

3. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với một trong những hành vi sau đây:

a) Không giao nộp con dấu theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền hoặc cơ quan đăng ký mẫu con dấu;

b) Đóng dấu vào văn bản, giấy tờ chưa có chữ ký của người có thẩm quyền hoặc có chữ ký của người không có thẩm quyền;

c) Mượn, cho mượn, thuê, cho thuê, cầm cố, thế chấp, mua bán con dấu, tiêu hủy trái phép con dấu; sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức khác để hoạt động;

d) Sử dụng con dấu hết giá trị sử dụng;

đ) Cố ý làm biến dạng, sửa chữa nội dung con dấu đã đăng ký;

e) Làm giả Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu;

g) Sử dụng con dấu chưa đăng ký mẫu con dấu;

h) Không nộp lại con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu khi có quyết định của cơ quan có thẩm quyền có hiệu lực về việc chia tách, sáp nhập, hợp nhất hoặc bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, Giấy phép hoạt động hoặc bị tạm đình chỉ, đình chỉ hoạt động hoặc thông báo của cơ quan có thẩm quyền về việc giao nộp con dấu theo quy định của pháp luật;

i) Tẩy xóa, sửa chữa làm sai lệch nội dung thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu.

4. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong những hành vi sau đây:

a) Làm giả hồ sơ để làm thêm con dấu của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước;

b) Làm giả con dấu hoặc sử dụng con dấu giả;

c) Chiếm đoạt, mua bán trái phép con dấu;

d) Tiêu hủy trái phép con dấu.

5. Hình thức xử phạt bổ sung:

a) Tịch thu tang vật, phương tiện vi phạm hành chính đối với hành vi quy định tại các điểm c, e và g khoản 3 và các điểm a và b khoản 4 Điều này;

b) Trục xuất người nước ngoài có hành vi vi phạm hành chính quy định tại các khoản 3 và 4 Điều này.

6. Biện pháp khắc phục hậu quả:

a) Buộc nộp lại con dấu, Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đối với hành vi quy định tại điểm b khoản 2; các điểm a, d và đ khoản 3 và điểm c khoản 4 Điều này;

b) Buộc hủy bỏ văn bản, giấy tờ đóng dấu sai quy định đối với hành vi quy định tại điểm b khoản 3 Điều này;

c) Buộc nộp lại số lợi bất hợp pháp có được do thực hiện hành vi vi phạm quy định tại điểm c khoản 3 và điểm c khoản 4 Điều này;

d) Buộc nộp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đối với hành vi vi phạm quy định tại điểm i khoản 3 Điều này."

Lưu ý: Mức phạt tiền này là mức phạt được áp dụng đối với hành vi vi phạm hành chính của cá nhân. Đối với tổ chức có cùng hành vi vi phạm, mức phạt tiền gấp 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.