Trưởng bộ phận Lễ tân là ai? Trưởng bộ phận Lễ tân trình độ bậc 4 cần có những năng lực nào theo Tiêu chuẩn kỹ năng nghề quốc gia?

Nội dung chính

• Trưởng bộ phận Lễ tân là ai?
• Trưởng bộ phận Lễ tân trình độ bậc 4 cần có những năng lực nào theo Tiêu chuẩn kỹ năng nghề quốc gia?
• Năng lực quản lý hoạt động bộ phận lễ tân của Trưởng bộ phận Lễ tân trình độ bậc 4 được vận dụng ra sao?

Trưởng bộ phận Lễ tân là ai?

Theo Tiêu chuẩn kỹ năng nghề quốc gia của nghề lễ tân kèm theo Quyết định 1383/QĐ-LĐTBXH năm 2017 thì Trưởng bộ phận Lễ tân là những người quản lý bộ phận lưu trú,các hoạt động bộ phận Lễ tân. Những người này thực hiện hoạch định kế hoạch hoạt động của bộ phận Lễ tân, quản lý nhân viên, sắp xếp lịch làm việc và triển khai các chính sách hay quy trình do Ban giám đốc khách sạn, quản lý khách sạn quy định.

Trưởng bộ phận Lễ tân là ai? Trưởng bộ phận Lễ tân trình độ bậc 4 cần có những năng lực nào theo Tiêu chuẩn kỹ năng nghề quốc gia? (Hình từ Internet)

Trưởng bộ phận Lễ tân trình độ bậc 4 cần có những năng lực nào theo Tiêu chuẩn kỹ năng nghề quốc gia?

Căn cứ theo Tiêu chuẩn kỹ năng nghề quốc gia của nghề Lễ tân kèm theo Quyết định 1383/QĐ-LĐTBXH 2017, theo đó thì Trưởng bộ phận Lễ tân trình độ bậc 4 cần đảm bảo đầy đủ các năng lực sau:

1. Về các năng lực cơ bản gồm:

- Duy trì kiến thức ngành nghề

- Thực hiện sơ cứu cơ bản

+ Ứng phó với trường hợp khẩn cấp

2. Về các năng lực chung gồm:

+ Phát triển mối quan hệ khách hàng

+ Chuẩn bị và trình bày báo cáo

+ Giám sát các phương tiện và hoạt động để đảm bảo an toàn cho trẻ em

+ Xác định nhu cầu phát triển của nhân viên

+ Tiến hành đánh giá năng lực làm việc của nhân viên

+ Tiến hành và tuân theo các quy trình xử lý kỷ luật

+ Tuyển dụng, lựa chọn và giữ nhân viên

+ Xử lý khiếu kiện của nhân viên và giải quyết vấn đề

+ Thực hiện các quy định về sức khỏe và an toàn nghề nghiệp

+ Dự toán ngân sách

+ Chuẩn bị và phân tích báo cáo tài chính

+ Áp dụng có trách nhiệm trong các dịch vụ lưu trú

+ Quản lý chất lượng dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng

+ Tối ưu hóa hiệu quả sử dụng công nghệ

+ Thiết lập các chính sách và quy trình

+ Quản lý các hoạt động hàng ngày

3. Về năng lực chuyên môn:

- Sử dụng các hệ thống quản lý cơ sở lưu trú du lịch

- Quản lý doanh thu

- Quản lý hoạt động bộ phận lễ tân

Năng lực quản lý hoạt động bộ phận lễ tân của Trưởng bộ phận Lễ tân trình độ bậc 4 được vận dụng ra sao?

Theo Tiêu chuẩn kỹ năng nghề quốc gia của nghề lễ tân kèm theo Quyết định 1383/QĐ-LĐTBXH năm 2017 thì năng lực quản lý hoạt động bộ phận lễ tân (Mã số CM13) của Trưởng bộ phận Lễ tân trình độ bậc 4 được quy định cụ thể như sau:

Về thành phần và tiêu chí thực hiện của năng lực quản lý hoạt động bộ phận lễ tân:

1. Giám sát và cải thiện hoạt động lễ tân

- Giám sát hiệu quả và các cấp độ dịch vụ một cách liên tục bằng cách thường xuyên giám sát các hoạt động thường nhật

- Đảm bảo hoạt động của bộ phận lễ tân hỗ trợ các sáng kiến đảm bảo chất lượng

- Phát hiện kịp thời những vấn đề về chất lượng, có sự điều chỉnh phù hợp và đạt được sự chấp thuận của những người liên quan

- Điều chỉnh quy trình và hệ thống với sự tham vấn của đồng nghiệp để nâng cao hiệu quả và hiệu suất

- Tham vấn đồng nghiệp về phương thức nâng cao hiệu quả và cấp độ dịch vụ

2. Lập kế hoạch và tổ chức công việc

- Lập kế hoạch làm việc nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng dịch vụ khách hàng

- Phân công công việc phù hợp với từng người thông qua việc lên lịch và kế hoạch công việc

- Đánh giá tiến độ theo mục tiêu và thời gian đã thống nhất

- Trợ giúp đồng nghiệp theo trình tự ưu tiên trong công việc thông qua phản hồi mang tính hỗ trợ và hướng dẫn kèm cặp

3. Duy trì báo cáo tại nơi làm việc

- Hoàn thành báo cáo tại nơi làm việc một cách chính xác và nộp báo cáo đúng thời hạn yêu cầu

- Phân công và giám sát việc hoàn thành báo cáo trước khi gửi đi

4. Giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định

- Kịp thời phát hiện những vấn đề nảy sinh tại nơi làm việc và phân tích từ khía cạnh điều hành và dịch vụ khách hàng

- Đưa ra giải pháp khắc phục để giải quyết ngay vấn đề trước mắt nếu phù hợp

- Khuyến khích các thành viên nhóm tham gia giải quyết vấn đề mà họ nêu ra

- Giám sát tính hiệu quả của các giải pháp trong hoạt động lễ tân

Về các kỹ năng cơ bản và kiến thức thiết yếu của năng lực quản lý hoạt động bộ phận lễ tân:

1. Kỹ năng cơ bản

- Lập kế hoạch làm việc của bộ phận theo các mốc thời gian

- Giao tiếp hiệu quả nhằm giao nhiệm vụ, tổ chức thực hiện và đánh giá thực hiện công việc theo kế hoạch

- Giám sát thực hiện công việc hàng ngày

- Suy nghĩ tích cực và phản biện nhằm phát hiện, đánh giá và ứng phó, đàm phán giải quyết các yếu tố xung đột tiềm tàng, các tình huống phức tạp trong các hoạt động quản lý bộ phận

- Viết và trình bày các kế hoạch, báo cáo, tiêu chí đánh giá hoạt động của bộ phận

- Đọc và diễn giải các số liệu tài chính, ngân sách liên quan đến hoạt động của bộ phận

- Giải quyết vấn đề và điều chỉnh các yếu tố liên quan hoạt động của bộ phận để đạt mục tiêu

- Làm việc nhóm nhằm thu thập và phản hồi ý kiến với các nhân sự liên quan trong các công việc quản lý bộ phận; động viên, khuyến khích, tạo động lực để các thành viên liên quan làm việc theo định hướng mục tiêu của bộ phận; dẫn dắt hoạt động đạt mục tiêu kế hoạch

- Đào tạo, huấn luyện nhân viên

- Sử dụng máy tính và các phương tiện, thiết bị, phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hoạt động của bộ phận

2. Kiến thức thiết yếu

- Những tiêu chuẩn an toàn và sức khỏe lao động, các tiêu chí đánh giá hoạt động (cả định tính và định lượng)cần tuân thủ tại bộ phận lễ tân

- Vai trò, cách thức bộ phận lễ tân kết nối với các bộ phận khác

- Các loại kế hoạch và mục tiêu thường liên quan đến bộ phận lễ tân và các phương pháp xác định mức độ hoàn thành mục tiêu, kế hoạch

- Cách thức phân công công việc cho nhân viên và thay đổi sự phân công công việc để cải thiện dịch vụ

- Cách thức giám sát trách nhiệm nhằm đảm bảo duy trì các tiêu chuẩn

- Cách thức xác định nhu cầu, kế hoạch đào tạo và thực hiện đào tạo, chỉ dẫn cho nhân viên, ví dụ thông qua lời nói, văn bản, làm mẫu hay sơ đồ

- Cách thức đảm bảo nhân viên có kỹ năng và kiến thức để thực hiện công việc hiệu quả

- Cách đưa ra ý kiến phản hồi cho nhân viên và cách thức khuyến khích động viên họ

- Cách giám sát sự phân bổ và sử dụng các nguồn lực của bộ phận lễ tân

- Các loại vấn đề có thể phát sinh trong hoạt động lễ tân

- Cách xử lý vấn đề về hoạt động và dịch vụ của bộ phận lễ tân

- Các loại báo cáo, các cấp tiếp nhận và xử lý báo cáo và cách báo cáo vấn đề về hoạt động và dịch vụ của bộ phận lễ tân

- Những giới hạn về thẩm quyền của bản thân khi giải quyết vấn đề

- Tầm quan trọng của việc xem xét lại quy trình

- Cách phát hiện và gợi ý những cách thức có thể áp dụng để cải thiện dịch vụ lễ tân