Công ty đã chốt sổ bảo hiểm xã hội mà người lao động không đến nhận sổ thì sao?

Nội dung chính

• Thời hạn công ty chốt và trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động là bao lâu?
• Mức phạt tiền khi công ty không chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động là bao nhiêu?
• Công ty đã chốt sổ bảo hiểm xã hội mà người lao động không đến nhận sổ bảo hiểm thì sao?

Thời hạn công ty chốt và trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động là bao lâu?

Tại khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 có quy định như sau:

Trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động

...

3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:

a) Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;

b) Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả.

Như vậy, căn cứ quy định trên thì công ty sẽ có trách nhận xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động. Tuy nhiên, hiện nay không quy định cụ thể về thời gian tối đa công ty phải chốt sổ cho người lao động.

Đồng thời, tại điểm 2.1 khoản 2 Điều 50 Quy tình ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017, được sửa đổi bởi khoản 1 Điều 1 Quyết định 490/QĐ-BHXH năm 2023 có quy định như sau:

Trách nhiệm của người tham gia, đơn vị, Tổ chức dịch vụ

...

2. Trách nhiệm của đơn vị, Tổ chức dịch vụ

2.1. Đơn vị

a) Thực hiện lập, nộp hồ sơ; trích nộp tiền BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN theo đúng quy trình, quy định tại Văn bản này và quy định của pháp luật về BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN. Trường hợp đơn vị lập danh sách báo giảm chậm, đơn vị phải đóng số tiền BHYT của các tháng báo giảm chậm và thẻ BHYT có giá trị sử dụng đến hết các tháng đó.

...

Theo đó, khi có phát sinh giảm người lao động, đơn vị phải kịp thời lập danh sách báo giảm gửi cơ quan bảo hiểm xã hội qua hệ thống giao dịch điện tử ngay trong tháng (tính đến ngày cuối cùng của tháng đó).

Để thuận lợi cho công tác theo dõi quản lý hồ sơ trường hợp giảm hoặc điều chỉnh doanh nghiệp có thể thực hiện mỗi tháng một lần.

Bên cạnh đó, tại điểm d khoản 3 Điều 99 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 có quy định:

Giải quyết đăng ký tham gia và cấp sổ bảo hiểm xã hội

...

3. Cơ quan bảo hiểm xã hội có trách nhiệm cấp sổ bảo hiểm xã hội trong thời hạn sau đây:

...

d) 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định đối với trường hợp điều chỉnh thông tin tham gia bảo hiểm xã hội của người lao động thì cơ quan bảo hiểm xã hội phải cấp lại sổ bảo hiểm xã hội. Trường hợp không giải quyết thì phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Như vậy, để chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, trước tiên người lao động phải tiến hành thủ tục báo giảm lao động. Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nộp đủ hồ sơ, cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ giải quyết thủ tục này cho đơn vị sử dụng lao động.

Sau đó, người sử dụng lao động sẽ thực hiện việc chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động và sẽ được giải quyết trong 05 ngày kể từ ngày nộp đủ hồ sơ cho cơ quan bảo hiểm xã hội theo nội dung hướng dẫn tại Thủ tục 1.3 Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 896/QĐ-BHXH năm 2021.

Vì vậy, nếu thực hiện đúng theo quy định thì chỉ mất khoảng 15 ngày là người sử dụng lao động đã có thể hoàn thành việc xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội và trả lại sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động.

Công ty đã chốt sổ bảo hiểm xã hội mà người lao động không đến nhận sổ thì sao? (Hình từ Internet)

Mức phạt tiền khi công ty không chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động là bao nhiêu?

Tại khoản 2 Điều 12 Nghị định 12/2022/NĐ-CP có quy định như sau:

Vi phạm quy định về sửa đổi, bổ sung, chấm dứt hợp đồng lao động

...

2. Phạt tiền đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi: ... không hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác đã giữ của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật; ... theo một trong các mức sau đây:

a) Từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng đối với vi phạm từ 01 người đến 10 người lao động;

b) Từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với vi phạm từ 11 người đến 50 người lao động;

c) Từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với vi phạm từ 51 người đến 100 người lao động;

d) Từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với vi phạm từ 101 người đến 300 người lao động;

đ) Từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với vi phạm từ 301 người lao động trở lên.

...

4. Biện pháp khắc phục hậu quả

a) Buộc người sử dụng lao động trả đủ tiền trợ cấp thôi việc hoặc trợ cấp mất việc làm cho người lao động cộng với khoản tiền lãi của số tiền chưa trả tính theo mức lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của các ngân hàng thương mại nhà nước công bố tại thời điểm xử phạt đối với hành vi không trả hoặc trả không đủ tiền trợ cấp thôi việc hoặc trợ cấp mất việc làm cho người lao động quy định tại khoản 2 Điều này;

b) Buộc người sử dụng lao động hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại những giấy tờ khác đã giữ của người lao động cho người lao động đối với hành vi không hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy khác đã giữ của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật quy định tại khoản 2 Điều này;

...

Theo đó, trường hợp người sử dụng lao động không chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động thì có thể bị phạt hành chính với mức phạt tiền lên đến 20.000.000 đồng tuỳ theo số lượng người vi phạm.

Đồng thời, buộc người sử dụng lao động phải hoàn tất thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội với người lao động.

Lưu ý: Theo quy định tại khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP , mức phạt trên dành cho cá nhân, trường hợp doanh nghiệp, tổ chức vi phạt sẽ bị phạt tiền gấp đôi.

Công ty đã chốt sổ bảo hiểm xã hội mà người lao động không đến nhận sổ bảo hiểm thì sao?

Tại mục 4 Công văn 1527/BHXH-ST năm 2017 có quy định như sau:

...

4. Đối với sổ BHXH đã xác nhận thời gian đóng BHXH nhưng sau 12 tháng người lao động không đến nhận, đơn vị chuyển cho cơ quan BHXH lưu trữ thì nhập quá trình đóng BHXH, BHTN đã ghi trên sổ BHXH vào cơ sở dữ liệu, đục lỗ sổ BHXH và lưu theo quy định. Khi người lao động đề nghị nhận sổ BHXH, thực hiện in Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03) và sổ BHXH mới để trả cho người lao động.

...

Thep đó, nếu công ty đã chốt sổ rồi mà trong thời hạn 12 tháng không quay lại nhận thì sổ này sẽ được chuyển về cơ quan Bảo hiểm xã hội. Trường hợp chưa chốt sổ thì hiện vẫn sẽ do công ty lưu trữ, người lao động có thể quay lại đó yêu cầu họ chốt và trả sổ cho mình.