Định biên nhân sự là gì? 5 bước xây dựng định biên nhân sự hiệu quả là gì?

Nội dung chính

• Định biên nhân sự là gì?
• 5 bước xây dựng định biên nhân sự hiệu quả là gì?

Định biên nhân sự là gì?

- Định biên là quá trình xác định, phân loại vai trò, nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của các thành viên trong tổ chức. Hiểu một cách đơn giản, định biên là quá trình tính toán số lượng nhân viên cần có trong một tổ chức, doanh nghiệp nhằm đáp ứng nhu cầu kinh doanh trong tương lai.

- Định biên nhân sự là việc xác định số lượng nhân viên cần có cho từng vị trí công việc trong tổ chức, đảm bảo đủ các điều kiện về năng lực, năng suất, kỹ năng phù hợp nhằm đáp ứng khối lượng công việc cũng như mục tiêu của tổ chức. Dựa vào đó để cắt giảm các khoản chi phí không cần thiết trong hệ thống nhân sự doanh nghiệp.

Để định biên nhân sự, các cơ quan, tổ chức cần đảm bảo những điều kiện sau:

- Đối với cấp công ty

+ Có định hướng chiến lược phát triển rõ ràng.

+ Có kế hoạch kinh doanh cụ thể với ngân sách & kịch bản ứng phó với từng rủi ro

- Đối với cấp bộ phận

+ Xác định chi tiết hệ thống vị trí, nhiệm vụ và quyền hạn công việc.

+ Xác định tương đối tần suất các nhiệm vụ và quy trình thực hiện công việc

+ Xác định kỳ vọng về mức độ thành thạo và ước lượng kết quả đầu ra của từng vị trí.

+ Nắm rõ mức độ ứng dụng tự động hóa trong thực thi công việc và hệ thống dữ liệu quản lý.

Định biên nhân sự là gì? 5 bước xây dựng định biên nhân sự hiệu quả là gì?

5 bước xây dựng định biên nhân sự hiệu quả là gì?

Bước 1. Xác định nhu cầu nhân lực

- Để tính định biên nhân sự, doanh nghiệp cần xác định được nhu cầu nhân sự của tổ chức trong tương lai. Doanh nghiệp cần xác định:

+ Số lượng nhân sự cần thiết cho từng vị trí, bộ phận, phòng ban

+ Chất lượng nhân sự cần đạt được

+ Cơ cấu nhân sự cần có

- Để thực hiện bước này, doanh nghiệp cần thu thập và phân tích các thông tin như:

+ Kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp

+ Chiến lược phát triển của doanh nghiệp

+ Mục tiêu của từng vị trí, bộ phận, phòng ban

+ Thực trạng nguồn lực hiện tại của doanh nghiệp

Bước 2. Phân tích thực trạng nguồn nhân lực

- Bước tiếp theo trong quy trình xây dựng định biên nhân sự là phân tích thực trạng nhân sự. Đây là hoạt động nhằm đánh giá ưu, nhược điểm của nguồn nhân lực hiện tại trong doanh nghiệp. Trong quá trình phân tích này, doanh nghiệp cần xem xét các yếu tố liên quan đến cả hệ thống và quy trình.

- Đối với hệ thống:

+ Số lượng, trình độ, kinh nghiệm, thái độ làm việc của nhân viên

+ Loại hình hoạt động, trách nhiệm, quyền hạn và mối quan hệ trong công việc

+ Các chính sách quản lý nhân sự: tuyển dụng, đào tạo, khen thưởng, kỷ luật

- Đối với quy trình:

+ Mức độ hài lòng trong công việc

+ Tính hấp dẫn, thu hút và tạo động lực trong công việc đối với nhân viên

+ Văn hóa doanh nghiệp

+ Mục tiêu mà doanh nghiệp đặt ra

+ Khó khăn, thách thức của doanh nghiệp

Bước 3. Quyết định tăng hay cắt giảm nhân sự

- Trên cơ sở phân tích nhu cầu và thực trạng nguồn lực, doanh nghiệp sẽ quyết định tăng, giảm nguồn nhân lực cho từng vị trí, bộ phận, phòng ban.

- Tăng nguồn nhân lực khi:

+ Nhu cầu về nguồn lực của doanh nghiệp tăng cao

+ Nguồn nhân lực hiện tại không đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp

+ Doanh nghiệp cần mở rộng quy mô hoạt động

- Giảm nguồn nhân lực khi:

+ Nhu cầu về nguồn lực của doanh nghiệp giảm

+ Nguồn nhân lực hiện tại dư thừa

+ Doanh nghiệp cần cắt giảm chi phí

Bước 4. Lên kế hoạch thực hiện

- Sau khi hoàn thành 3 bước trên, doanh nghiệp sẽ tiến hành lập kế hoạch thực hiện việc định biên nhân sự một cách hợp lý. Nếu thực hiện hiệu quả, phòng nhân sự sẽ đạt được hai mục tiêu quan trọng: tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa nguồn nhân lực. Những thông tin cần có trong kế hoạch này:

+ Kế hoạch, lịch trình tuyển dụng nhân sự phù hợp

+ Kế hoạch đề bạt thăng chức, thuyên chuyển nhân sự nội bộ

+ Bố trí cơ cấu tổ chức, số lượng nhân sự tại các phòng ban

+ Cắt giảm các nhân sự không hiệu quả, thái độ không phù hợp, không tạo ra giá trị cho doanh nghiệp.

Bước 5. Đánh giá

- Bước đánh giá này rất quan trọng, nhằm giúp doanh nghiệp biết được những sai sót giữa các mục tiêu và kế hoạch thực tế. Từ đó phân tích nguyên nhân để rút kinh nghiệm cho những lần định biên nhân sự trong tương lai. Ở bước này, doanh nghiệp cần:

+ Thu thập thông tin về kết quả thực hiện kế hoạch

+ So sánh kết quả thực hiện với mục tiêu đề ra

+ Đưa ra các giải pháp cần thiết để cải thiện hiệu quả thực hiện kế hoạch.