Văn thư đơn vị là gì? Văn thư đơn vị thuộc Bộ Giáo dục và đào tạo thì cần phải thực hiện những nhiệm vụ nào?

Nội dung chính

• Văn thư đơn vị là gì?
• Văn thư đơn vị thuộc Bộ Giáo dục và đào tạo thì cần phải thực hiện những nhiệm vụ nào?
• Văn thư đơn vị thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo thực hiện phát hành văn bản phải đảm bảo các nguyên tắc nào?
• Văn thư đơn vị thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo có trách nhiệm gì khi chuyển giao văn bản tại đơn vị?

Văn thư đơn vị là gì?

Văn thư đơn vị được giải thích theo khoản 22 Điều 2 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành kèm theo Quyết định 3666/QĐ-BGDĐT năm 2023 quy định như sau:

“Văn thư đơn vị” là công chức, viên chức, người lao động làm nhiệm vụ văn thư chuyên trách hoặc kiêm nhiệm tại các đơn vị.

Văn thư đơn vị (Hình từ Internet)

Văn thư đơn vị thuộc Bộ Giáo dục và đào tạo thì cần phải thực hiện những nhiệm vụ nào?

Theo đó hiện nay quy định về nhiệm vụ của Văn thư đơn vị thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo được thể hiện tại Điều 8 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành kèm Quyết định 3666/QĐ-BGDĐT năm 2023 quy định như sau:

Nhiệm vụ của Văn thư đơn vị

- Tiếp nhận, cập nhật đầy đủ, kịp thời thông tin của văn bản nhận từ Văn thư cơ quan hoặc các tổ chức, cá nhân khác gửi đến vào Hệ thống E-Office trước khi chuyển văn bản đến các cá nhân trong đơn vị theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo đơn vị.

- Thực hiện quy trình quản lý văn bản đến theo quy định tại Quy chế này.

- Đối với văn bản đi do đơn vị trực tiếp phát hành, khi nhận được văn bản có chữ ký chính thức của lãnh đạo đơn vị, Văn thư đơn vị chịu trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày, thẩm quyền ký văn bản trước khi phát hành; cập nhật các thông tin liên quan đến văn bản vào Hệ thống E-Office.

- Lưu, sắp xếp và quản lý văn bản phục vụ tra cứu văn bản tại đơn vị.

- Trong vòng 01 (một) ngày làm việc, Văn thư đơn vị có trách nhiệm kiểm tra, theo dõi và xử lý những văn bản do Văn thư cơ quan gửi đến trên Hệ thống E-Office, đồng thời phản hồi với Văn thư cơ quan về việc thiếu văn bản hoặc văn bản không toàn vẹn, đầy đủ (nếu có).

- Đối với các đơn vị có tài khoản, con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật riêng, Văn thư đơn vị có trách nhiệm quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật theo đúng quy định.

Văn thư đơn vị thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo thực hiện phát hành văn bản phải đảm bảo các nguyên tắc nào?

Nguyên tắc phát hành văn bản của Văn thư đơn vị thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo thực hiện theo Điều 17 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành kèm Quyết định 3666/QĐ-BGDĐT năm 2023 quy định như sau:

Nguyên tắc phát hành văn bản

1. Văn bản tập trung đầu mối phát hành tại văn thư cơ quan, văn thư đơn vị.

2. Văn thư cơ quan, văn thư đơn vị thực hiện

a) Tiếp nhận văn bản, phụ lục và văn bản kèm theo (nếu có) đã được người có thẩm quyền ký; rà soát, kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, nếu phát hiện sai sót, trả chuyên viên để xử lý.

b) Không phát hành những văn bản có nội dung trái với ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ và những văn bản chưa đủ thủ tục; chỉ phát hành văn bản ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền khi đã có sự ủy quyền bằng văn bản hoặc sự phân công cụ thể của Lãnh đạo Bộ.

Theo đó, Văn thư đơn vị thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo thực hiện phát hành văn bản phải đảm bảo các nguyên tắc sau:

- Tiếp nhận văn bản, phụ lục và văn bản kèm theo (nếu có) đã được người có thẩm quyền ký; rà soát, kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, nếu phát hiện sai sót, trả chuyên viên để xử lý.

- Không phát hành những văn bản có nội dung trái với ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ và những văn bản chưa đủ thủ tục; chỉ phát hành văn bản ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền khi đã có sự ủy quyền bằng văn bản hoặc sự phân công cụ thể của Lãnh đạo Bộ.

Văn thư đơn vị thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo có trách nhiệm gì khi chuyển giao văn bản tại đơn vị?

Trách nhiệm của Văn thư đơn vị thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo khi chuyển giao văn bản tại đơn vị theo Điều 27 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành kèm Quyết định 3666/QĐ-BGDĐT năm 2023 quy định như sau:

- Nhận và kiểm tra các văn bản do Văn thư cơ quan chuyển đến ngay trong ngày làm việc. Đối với những văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của đơn vị thì Văn thư đơn vị trình lãnh đạo đơn vị cho ý kiến chỉ đạo và giải quyết trên Hệ thống E-Office.

- Đối với thư gửi cá nhân, báo, tạp chí, chuyển tới tận tay người nhận.

- Chuyển trả lại văn thư cơ quan ngay trong ngày nhận được văn bản những văn bản chuyển nhầm địa chỉ đến đơn vị để xử lý tiếp. Văn thư đơn vị không được chuyển trực tiếp những văn bản này cho đơn vị khác.