Văn phòng Bộ Công Thương chỉ phát hành văn bản ký thay, ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền khi nào?

Nội dung chính

• Ai có trách nhiệm kiểm tra về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản của Bộ Công Thương trước khi làm thủ tục văn thư?
• Văn phòng Bộ Công Thương chỉ phát hành văn bản ký thay, ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền khi nào?
• Bao nhiêu ngày từ ngày phát hành ban hành văn bản Bộ Công Thương, Văn phòng Bộ phải gửi đăng Cổng thông tin điện tử của Bộ?

Ai có trách nhiệm kiểm tra về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản của Bộ Công Thương trước khi làm thủ tục văn thư?

Trách nhiệm kiểm tra về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản của Bộ Công Thương trước khi làm thủ tục văn thư được quy định tại khoản 2 Điều 32 Quy chế làm việc của Bộ Công Thương ban hành kèm theo Quyết định 1085/QĐ-BCT năm 2023 như sau:

Thời hạn ban hành văn bản và Trách nhiệm của Văn phòng Bộ trong việc phát hành văn bản

1. Văn phòng Bộ có trách nhiệm thực hiện quy trình khép kín để làm các thủ tục trình tự giải quyết phát hành văn bản đi.

2. Bộ phận Văn thư thuộc Văn phòng Bộ có trách nhiệm kiểm tra về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản trước khi làm thủ tục văn thư và chuyển phát ngay các văn bản của Bộ trong thời hạn không quá 01 ngày làm việc (nếu chuyển Văn phòng Bộ sau 17h00 thì không muộn hơn 10h00 ngày hôm sau Văn phòng Bộ phải phát hành) sau khi cấp có thẩm quyền ký, đồng thời thực hiện việc gửi văn bản cho các tổ chức và cá nhân có liên quan và cập nhật vào Hệ thống iMOIT đúng hạn.

3. Trong thời hạn 01 ngày làm việc, kể từ ngày Lãnh đạo Bộ thông qua hoặc cho ý kiến chỉ đạo về nội dung đề án, dự án, công việc, Văn phòng Bộ thông báo đến các đơn vị liên quan để hoàn chỉnh thủ tục để ban hành văn bản.

...

Theo quy định trên, bộ phận Văn thư thuộc Văn phòng Bộ Công Thương có trách nhiệm kiểm tra về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản trước khi làm thủ tục văn thư và chuyển phát ngay các văn bản của Bộ trong thời hạn không quá 01 ngày làm việc (nếu chuyển Văn phòng Bộ sau 17h00 thì không muộn hơn 10h00 ngày hôm sau Văn phòng Bộ phải phát hành) sau khi cấp có thẩm quyền ký, đồng thời thực hiện việc gửi văn bản cho các tổ chức và cá nhân có liên quan và cập nhật vào Hệ thống iMOIT đúng hạn.

“iMOIT” là Hệ thống văn bản điện tử Bộ Công Thương tại địa chỉ http://i.moit.gov.vn, là phần mềm phục vụ công tác quản lý, điều hành, trao đổi văn bản, dữ liệu điện tử giữa các đơn vị thông qua những chức năng cơ bản như: quản lý văn bản đến, văn bản đi, xử lý văn bản và hồ sơ công việc, tờ trình Lãnh đạo Bộ.

Ban hành văn bản Bộ Công Thương (Hình từ Internet)

Văn phòng Bộ Công Thương chỉ phát hành văn bản ký thay, ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền khi nào?

Văn phòng Bộ Công Thương chỉ phát hành văn bản ký thay, ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền theo quy định tại khoản 4 Điều 32 Quy chế làm việc của Bộ Công Thương ban hành kèm theo Quyết định 1085/QĐ-BCT năm 2023 như sau:

Thời hạn ban hành văn bản và Trách nhiệm của Văn phòng Bộ trong việc phát hành văn bản

...

4. Văn phòng Bộ chỉ phát hành văn bản ký thay, ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền khi có sự ủy quyền bằng văn bản hoặc phân công cụ thể của Bộ trưởng, Thứ trưởng trên phiếu trình, tờ trình của cơ quan, đơn vị. Những văn bản có nội dung trái với ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ, trái với những quy định hiện hành của nhà nước và những văn bản chưa đủ thủ tục thì Văn phòng Bộ có trách nhiệm chuyển trả văn bản lại đơn vị chủ trì xử lý để trình Bộ trưởng xem xét, quyết định.

Văn phòng Bộ phát hành văn bản sử dụng chữ ký điện tử, chữ kí dấu của Lãnh đạo Bộ khi được sự đồng ý của Lãnh đạo Bộ và xác nhận của Lãnh đạo Văn phòng Bộ. Chậm nhất sau 02 ngày làm việc kể từ khi Lãnh đạo Bộ đi công tác về, đơn vị chủ trì xử lý văn bản phải trình Lãnh đạo Bộ ký duyệt trên hồ sơ gốc và chuyển hồ sơ về Văn phòng Bộ (qua Văn thư Bộ) để lưu theo quy định. Văn phòng Bộ quản lý chữ ký điện tử/chữ ký dấu của Bộ trưởng; Thư ký - Giúp việc Thứ trưởng quản lý chữ ký điện tử/chữ ký dấu của Thứ trưởng.

...

Theo đó, Văn phòng Bộ Công Thương chỉ phát hành văn bản ký thay, ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền khi có sự ủy quyền bằng văn bản hoặc phân công cụ thể của Bộ trưởng, Thứ trưởng trên phiếu trình, tờ trình của cơ quan, đơn vị.

Những văn bản có nội dung trái với ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ, trái với những quy định hiện hành của nhà nước và những văn bản chưa đủ thủ tục thì Văn phòng Bộ có trách nhiệm chuyển trả văn bản lại đơn vị chủ trì xử lý để trình Bộ trưởng xem xét, quyết định.

Bao nhiêu ngày từ ngày phát hành ban hành văn bản Bộ Công Thương, Văn phòng Bộ phải gửi đăng Cổng thông tin điện tử của Bộ?

Văn phòng Bộ Công Thương phải gửi văn bản đăng Cổng thông tin điện tử của Bộ trong thời hạn theo quy định tại khoản 4 Điều 32 Quy chế làm việc của Bộ Công Thương ban hành kèm theo Quyết định 1085/QĐ-BCT năm 2023 như sau:

Thời hạn ban hành văn bản và Trách nhiệm của Văn phòng Bộ trong việc phát hành văn bản

...

3. Văn bản đã phát hành cần sửa lại nội dung thì phải do chính người đã ký văn bản đó ký lại văn bản mới; hoặc do người trên một cấp ký đính chính bằng một văn bản bản khác.

4. Trong thời hạn 02 ngày kể từ ngày phát hành, Văn phòng Bộ có trách nhiệm gửi đăng Cổng thông tin điện tử của Bộ www.moit.gov.vn đối với các văn bản quy phạm pháp luật do Bộ phát hành.

5. Việc phát hành văn bản và quản lý văn bản phát hành phải đảm bảo thực hiện đúng quy định của pháp luật về quản lý các tài liệu, thông tin thuộc danh mục bí mật nhà nước.

6. Tổ chức lưu trữ, bảo mật các hồ sơ; quản lý con dấu, tài liệu, văn bản đi, văn bản đến theo đúng quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ, bảo vệ bí mật Nhà nước và các quy định pháp luật có liên quan.

7. Văn phòng Bộ theo nội dung của Quy chế này rà soát, sửa đổi, bổ sung, xây dựng và trình Bộ trưởng ban hành các quy định về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan Bộ; quy định về chế độ bảo mật và tổ chức hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định này; tiếp tục duy trì, cải tiến quy trình ký các loại văn bản do Bộ ban hành, quy trình xử lý công văn đi và đến của Bộ theo hướng đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin.

Theo đó, trong thời hạn 02 ngày kể từ ngày phát hành, Văn phòng Bộ Công Thương có trách nhiệm gửi đăng Cổng thông tin điện tử của Bộ www.moit.gov.vn đối với các văn bản quy phạm pháp luật do Bộ phát hành.