Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan như thế nào? Hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong hệ thống Tòa án nhân dân gồm những hồ sơ, tài liệu gì?

Nội dung chính

• Hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong hệ thống Tòa án nhân dân gồm những hồ sơ, tài liệu gì?
• Việc thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan thực hiện như thế nào?
• Những đơn vị nào thực hiện chức năng Lưu trữ cơ quan?

Hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong hệ thống Tòa án nhân dân gồm những hồ sơ, tài liệu gì?

Căn cứ theo khoản 1 Điều 18 Quy chế về chế độ quản lý hồ sơ vụ án và công tác lưu trữ trong hệ thống Tòa án nhân dân Ban hành kèm theo Quyết định 193/QĐ-TANDTC năm 2022 quy định như sau:

Hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong hệ thống Tòa án nhân dân

1. Các loại hồ sơ vụ án nêu tại Điều 5 Quy chế này.

2. Các hồ sơ quản lý nhà nước về tổ chức, cán bộ, thống kê, quy hoạch, xây dựng, tài chính, kế toán, pháp chế, nghiên cứu khoa học, đảng, công đoàn.

3. Các hồ sơ, tài liệu khác thuộc diện phải lưu trữ theo quy định của pháp luật.

4. Các hồ sơ, tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.

Tại Điều 5 Quy chế về chế độ quản lý hồ sơ vụ án và công tác lưu trữ trong hệ thống Tòa án nhân dân Ban hành kèm theo Quyết định 193/QĐ-TANDTC năm 2022 quy định như sau:

Các loại hồ sơ vụ án được quản lý tại Tòa án

1. Hồ sơ các vụ án hình sự;

2. Hồ sơ các vụ việc dân sự, hôn nhân và gia đình, kinh doanh thương mại, lao động, hành chính;

3. Hồ sơ áp dụng biện pháp xử lý hành chính tại Tòa án;

4. Hồ sơ giải quyết yêu cầu tuyên bố phá sản;

5. Hồ sơ giải quyết khiếu nại tố cáo quyết định/hành vi tố tụng.

6. Hồ sơ thi hành án hình sự.

7. Các loại hồ sơ khác theo quy định của pháp luật.

Như vậy, hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong hệ thống Tòa án nhân dân gồm:

- Hồ sơ các vụ án hình sự;

- Hồ sơ các vụ việc dân sự, hôn nhân và gia đình, kinh doanh thương mại, lao động, hành chính;

- Hồ sơ áp dụng biện pháp xử lý hành chính tại Tòa án;

- Hồ sơ giải quyết yêu cầu tuyên bố phá sản;

- Hồ sơ giải quyết khiếu nại tố cáo quyết định/hành vi tố tụng.

- Hồ sơ thi hành án hình sự;

- Các loại hồ sơ khác theo quy định của pháp luật;

- Hồ sơ các vụ việc dân sự, hôn nhân và gia đình, kinh doanh thương mại, lao động, hành chính;

- Hồ sơ áp dụng biện pháp xử lý hành chính tại Tòa án;

- Hồ sơ giải quyết yêu cầu tuyên bố phá sản;

- Hồ sơ giải quyết khiếu nại tố cáo quyết định/hành vi tố tụng;

- Hồ sơ thi hành án hình sự;

- Các loại hồ sơ khác theo quy định của pháp luật.

Hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong hệ thống Tòa án nhân dân (Hình từ Internet)

Việc thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan thực hiện như thế nào?

Căn cứ theo Điều 19 Quy chế về chế độ quản lý hồ sơ vụ án và công tác lưu trữ trong hệ thống Tòa án nhân dân Ban hành kèm theo Quyết định 193/QĐ-TANDTC năm 2022 quy định như sau:

Thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Hàng năm, người làm công tác lưu trữ có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan. Cụ thể như sau:

1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu của các đơn vị trong cơ quan.

2. Phối hợp với các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.

3. Hướng dẫn các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.

4. Chuẩn bị phòng, kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.

5. Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với hồ sơ, tài liệu thực tế; lập biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu và đưa vào Lưu trữ cơ quan.

Theo quy định trên, hàng năm, người làm công tác lưu trữ có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan. Cụ thể như sau:

- Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu của các đơn vị trong cơ quan.

- Phối hợp với các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.

- Hướng dẫn các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.

- Chuẩn bị phòng, kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.

- Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với hồ sơ, tài liệu thực tế. Đồng thời, lập biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu và đưa vào Lưu trữ cơ quan.

Những đơn vị nào thực hiện chức năng Lưu trữ cơ quan?

Căn cứ theo Điều 15 Quy chế về chế độ quản lý hồ sơ vụ án và công tác lưu trữ trong hệ thống Tòa án nhân dân Ban hành kèm theo Quyết định 193/QĐ-TANDTC năm 2022 quy định như sau:

Đơn vị thực hiện chức năng Lưu trữ cơ quan

1. Vụ Tổng hợp Tòa án nhân dân tối cao; Văn phòng Tòa án nhân dân cấp cao, Văn phòng Tòa án nhân dân cấp tỉnh và Văn phòng Tòa án nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng Lưu trữ cơ quan của Tòa án mà đơn vị đó trực thuộc.

...

Theo đó, Vụ Tổng hợp Tòa án nhân dân tối cao; Văn phòng Tòa án nhân dân cấp cao, Văn phòng Tòa án nhân dân cấp tỉnh và Văn phòng Tòa án nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng Lưu trữ cơ quan của Tòa án mà đơn vị đó trực thuộc.