Phòng Quản trị Bộ Nội vụ làm gì khi nhận được yêu cầu sử dụng phòng họp? Phòng Quản trị có trách nhiệm như thế nào khi tổ chức phục vụ phòng làm việc của lãnh đạo Bộ?

Nội dung chính

• Đơn vị muốn sử dụng phòng họp ngoài giờ hành chính thì gửi văn bản đăng ký phòng họp đến phòng Quản trị chậm nhất khi nào?
• Phòng Quản trị Bộ Nội vụ làm gì khi nhận được yêu cầu sử dụng phòng họp?
• Phòng Quản trị Bộ Nội vụ có trách nhiệm như thế nào khi tổ chức phục vụ phòng làm việc của lãnh đạo Bộ?

Đơn vị muốn sử dụng phòng họp ngoài giờ hành chính thì gửi văn bản đăng ký phòng họp đến phòng Quản trị chậm nhất khi nào?

Căn cứ tại điểm b khoản 2 Điều 13 Quy chế quản lý và sử dụng Trụ sở Bộ Nội vụ ban hành kèm theo Quyết định 113/QĐ-BNV năm 2011, có quy định về sử dụng phòng họp, phòng tiếp khách như sau:

Quy định về sử dụng phòng họp, phòng tiếp khách

1. Các đơn vị có nhu cầu sử dụng phòng học, tiếp khách tại Tầng 2 phải đăng ký với Văn phòng Bộ (Phòng Quản trị) để tổ chức phục vụ công tác.

a) Mẫu văn bản đăng ký phòng họp, phòng tiếp khách theo quy định (khi có chương trình đăng ký phòng họp trên mạng nội bộ của cơ quan Bộ sẽ có hướng dẫn riêng); văn bản đăng ký phải xác định cụ thể lịch làm việc, số lượng, thành phần khách tham dự;

b) Các đơn vị chỉ gửi giấy mời họp sau khi đã được Văn phòng Bộ (Phòng Quản trị) xác nhận việc bố trí phòng họp, phòng tiếp khách;

c) Trường hợp các phòng học, tiếp khách đã bố trí hết, Văn phòng Bộ (Phòng Quản trị) phải kịp thời thông báo cho đơn vị đăng ký biết để điều chỉnh thời gian họp, tiếp khách;

d) Trường hợp cuộc họp, tiếp khách đã đăng ký, đã bố trí bị hoãn hoặc hủy bỏ, đơn vị đăng ký phải thông báo với Văn phòng Bộ (Phòng Quản trị) chậm nhất 02 giờ trước giờ dự kiến họp, tiếp khách.

2. Thời gian gửi văn bản đăng ký phòng họp, tiếp khách đến phòng Văn phòng Bộ (Phòng Quản trị):

a) Đối với cuộc họp, tiếp khách trong giờ hành chính, văn bản đăng ký phải gửi đến Văn phòng Bộ (Phòng Quản trị) chậm nhất 04 giờ trước giờ dự kiến họp, tiếp khách;

b) Đối với cuộc họp, tiếp khách ngoài giờ hành chính, cuộc họp có yêu cầu phải kê bàn ghế, trang trí maket, micro …, văn bản đăng ký phải gửi đến Văn phòng Bộ (Phòng Quản trị) chậm nhất 12 giờ (tính theo giờ làm việc) trước ngày, giờ dự kiến tổ chức họp, tiếp khách;

Đối với các cuộc họp đột xuất do Lãnh đạo Bộ yêu cầu, Thư ký lãnh đạo Bộ hoặc đơn vị chịu trách nhiệm chuẩn bị nội dung phải kịp thời thông báo với Văn phòng Bộ (Phòng Quản trị) để tổ chức phục vụ công tác;

3. Các đơn vị khi sử dụng phòng họp chung ở tầng đó phải thông báo với Văn phòng Bộ (Phòng Quản trị) để phối hợp phục vụ công tác.

Như vậy, theo quy định trên thì đơn vị muốn sử dụng phòng họp ngoài giờ hành chính thì gửi văn bản đăng ký phòng họp đến phòng Quản trị chậm nhất 12 giờ (tính theo giờ làm việc) trước ngày, giờ dự kiến tổ chức họp, tiếp khách.

Phòng Quản trị Bộ Nội vụ làm gì khi nhận được yêu cầu sử dụng phòng họp? (Hình từ Internet)

Phòng Quản trị Bộ Nội vụ làm gì khi nhận được yêu cầu sử dụng phòng họp?

Căn cứ tại khoản 1 Điều 15 Quy chế quản lý và sử dụng Trụ sở Bộ Nội vụ ban hành kèm theo Quyết định 113/QĐ-BNV năm 2011, có quy định về tổ chức phục vụ các phòng họp như sau:

Tổ chức phục vụ các phòng họp

1. Khi nhận được yêu cầu sử dụng phòng họp, Văn phòng Bộ:

a) Làm vệ sinh phòng họp, lau chùi, kê đặt bàn ghế theo đúng yêu cầu của cuộc họp, chuẩn bị sẵn sàng các điều kiện vật chất khác;

b) Kiểm tra toàn bộ hệ thống thiết bị phục vụ phòng họp như điện, điều hòa, chuẩn bị bảng, đèn chiếu, thiết bị âm thanh, trang trí maket (nếu có yêu cầu). Các đơn vị sử dụng phòng họp không được tự ý điều chỉnh, thay đổi hệ thống thiết bị trong phòng họp; trường hợp có nhu cầu cần có sự thống nhất của Văn phòng Bộ.

2. Tất cả các công việc trên phải hoàn tất trước giờ họp tối thiểu 15 phút đối với cuộc họp thông thường và trước giờ họp 30 phút đối với các cuộc họp quan trọng;

3. Đơn vị đăng ký phòng họp kiểm tra phòng họp trước giờ họp tối thiểu 15 phút đối với cuộc họp thông thường và trước giờ họp 30 phút đối với đơn vị cuộc họp quan trọng;

4. Trong giờ họp, nhân viên phục vụ và nhân viên kỹ thuật phải trực sẵn sàng để phục vụ.

Như vậy, theo quy định trên thì phòng Quản trị Bộ Nội vụ khi nhận được yêu cầu sử dụng phòng họp thì phải:

- Làm vệ sinh phòng họp, lau chùi, kê đặt bàn ghế theo đúng yêu cầu của cuộc họp, chuẩn bị sẵn sàng các điều kiện vật chất khác;

- Kiểm tra toàn bộ hệ thống thiết bị phục vụ phòng họp như điện, điều hòa, chuẩn bị bảng, đèn chiếu, thiết bị âm thanh, trang trí maket (nếu có yêu cầu). Các đơn vị sử dụng phòng họp không được tự ý điều chỉnh, thay đổi hệ thống thiết bị trong phòng họp; trường hợp có nhu cầu cần có sự thống nhất của Văn phòng Bộ.

Phòng Quản trị Bộ Nội vụ có trách nhiệm như thế nào khi tổ chức phục vụ phòng làm việc của lãnh đạo Bộ?

Căn cứ tại Điều 14 Quy chế quản lý và sử dụng Trụ sở Bộ Nội vụ ban hành kèm theo Quyết định 113/QĐ-BNV năm 2011, có quy định về tổ chức phục vụ phòng làm việc của lãnh đạo Bộ như sau:

Tổ chức phục vụ phòng làm việc của Lãnh đạo Bộ

1. Văn phòng Bộ (Phòng Quản trị) có trách nhiệm:

a) Thường xuyên vệ sinh phòng làm việc và các trang thiết bị trong phòng;

b) Chuẩn bị cơ sở vật chất cần thiết phục vụ Lãnh đạo Bộ tiếp khách và phải thu dọn ngay sau khi tiếp khách xong;

c) Thực hiện tốt công tác bảo mật, không được tùy tiện sử dụng hồ sơ, tài liệu, sách báo và các trang thiết bị trong phòng Lãnh đạo Bộ.

2. Khi Lãnh đạo Bộ làm việc ngoài giờ, Thư ký lãnh đạo Bộ phải kịp thời thông báo các bộ phận liên quan để tổ chức phục vụ theo yêu cầu của lãnh đạo Bộ.

Như vậy, theo quy định trên thì Phòng Quản trị Bộ Nội vụ có trách nhiệm tổ chức phục vụ phòng làm việc của lãnh đạo Bộ như sau:

- Thường xuyên vệ sinh phòng làm việc và các trang thiết bị trong phòng;

- Chuẩn bị cơ sở vật chất cần thiết phục vụ Lãnh đạo Bộ tiếp khách và phải thu dọn ngay sau khi tiếp khách xong;

- Thực hiện tốt công tác bảo mật, không được tùy tiện sử dụng hồ sơ, tài liệu, sách báo và các trang thiết bị trong phòng Lãnh đạo Bộ.