Xử lý số liệu sau khi đơn vị kế toán cơ sở ngừng hoạt động: Những lưu ý quan trọng nào cần biết? 

Nội dung chính

• Xử lý số liệu sau khi đơn vị kế toán cơ sở ngừng hoạt động: Những lưu ý quan trọng nào cần biết?
• Đơn vị mới sau sắp xếp nộp báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động năm 2025 về đơn vị cấp trên những tài liệu nào?
• Đơn vị mới sau sắp xếp nộp báo cáo tài chính năm 2025 về đơn vị cấp trên những tài liệu nào?

Xử lý số liệu sau khi đơn vị kế toán cơ sở ngừng hoạt động: Những lưu ý quan trọng nào cần biết?

Vừa qua ngày 23/01/2025 Bộ Tài chính đã có Công văn 6196/BTC-QLKT năm 2025 hướng dẫn bổ sung Công văn 1010/BTC-QLKT năm 2025 về công việc kế toán khi thực hiện sắp xếp, tinh gọn tổ chức bộ máy.

Cụ thể Mục 3 Công văn 6196/BTC-QLKT năm 2025 Bộ Tài chính hướng dẫn về một số lưu ý về xử lý số liệu sau thời điểm đơn vị kế toán cơ sở bị kết thúc hoạt động như sau:

(1) Đối với các khoản phải thu, phải trả của đơn vị kế toán cơ sở kết thúc hoạt động;

Trường hợp đến thời điểm kết thúc hoạt động, đơn vị kế toán cơ sở vẫn còn số dư các khoản phải thu, phải trả, đơn vị phải rà soát đảm bảo một số nguyên tắc sau:

- Đối với các khoản phải thu của các đối tượng khách hàng mà đơn vị đã ghi nhận vào doanh thu: Do đã ghi nhận doanh thu nên số liệu này đã được sử dụng để xác định kết quả, tính vào chênh lệch thu chi, nộp thuế, phân phối và trích lập các quỹ theo cơ chế tài chính; tuy nhiên các khoản này đơn vị còn chưa thu hồi bằng tiền. Khi bàn giao, tất cả các khoản còn số dư phải xác định rõ số liệu theo từng đối tượng phải thu, đánh giá khả năng thu hồi; xác định khối lượng hàng hóa, dịch vụ đã cung cấp, hồ sơ chứng từ có liên quan để bàn giao cho đơn vị mới tiếp tục theo dõi và xử lý.

- Tương tự, đối với các khoản phải thu, phải trả khác còn dư trên báo cáo tài chính, đơn vị phải xác định rõ đối tượng phải thu, phải trả. Trường hợp đặc biệt không xác định được đối tượng, đơn vị xác định rõ lý do, trách nhiệm của tổ chức, cá nhân có liên quan để có phương án xử lý trước và sau khi bàn giao.

(2) Đối với các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh sau khi đơn vị kế toán cơ sở bị kết thúc hoạt động;

- Đơn vị kế toán cơ sở kết thúc hoạt động phải kịp thời xử lý, điều chỉnh các sai sót phát hiện vào kỳ kế toán cuối cùng, đảm bảo báo cáo tài chính kỳ kế toán năm cuối cùng phản ánh đầy đủ, chính xác số liệu của đơn vị tại thời điểm kết thúc hoạt động.

- Đơn vị kế toán cơ sở kết thúc hoạt động phải kịp thời đóng các tài khoản tiền gửi ngân hàng, kho bạc khi kết thúc hoạt động; đối chiếu số liệu tài khoản tiền gửi của đơn vị để bàn giao.

- Trường hợp đơn vị kế toán cơ sở đã kết thúc hoạt động đang trong quá trình xử lý số liệu bàn giao tài sản, tài chính cho đơn vị kế toán khác mà có phát sinh thêm nghiệp vụ nhằm xử lý nốt số liệu và điều chỉnh sai sót (nếu có) thì phải điều chỉnh vào thông tin, số liệu tại thời điểm kết thúc hoạt động để lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động phục vụ cho bàn giao.

Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh (nếu có) trong giai đoạn sau khi kết thúc hoạt động đến thời điểm chính thức bàn giao phải có đầy đủ hồ sơ, tài liệu, đảm bảo đúng quy định pháp luật, được hạch toán đầy đủ trên sổ kế toán để đảm bảo quản lý chặt chẽ, an toàn tài sản, nguồn lực của nhà nước và xác định chính xác thông tin, số liệu cuối cùng trước khi chính thức bàn giao cho đơn vị khác.

- Trường hợp đơn vị chủ quản cấp trên (hoặc đơn vị khác được cơ quan có thẩm quyền giao nhiệm vụ) tiếp nhận xử lý số liệu sau khi đơn vị kế toán cơ sở đã kết thúc hoạt động, thì đơn vị tiếp nhận xử lý số liệu căn cứ thực tế việc tiếp nhận để xác định các nội dung xử lý thực hiện theo hướng dẫn áp dụng cho đơn vị kế toán cơ sở kết thúc hoạt động (phần I và phần II Phụ lục I kèm theo Công văn 1010/BTC-QLKT năm 2025 và hướng dẫn có liên quan) hoặc thực hiện theo hướng dẫn áp dụng cho đơn vị kế toán cơ sở nhận bàn giao (phần III Phụ lục I kèm theo Công văn 1010/BTC-QLKT năm 2025 và hướng dẫn có liên quan).

(3) Về nguyên tắc hạch toán Tài khoản 3388 “Phải trả khác’’ tại đơn vị kế toán cơ sở nhận bàn giao

- Đơn vị kế toán cơ sở nhận bàn giao phải đảm bảo Tài khoản 3388 “Phải trả khác” (chi tiết nhận bàn giao trong quá trình sắp xếp, tinh gọn bộ máy) hết số dư sau khi hạch toán các khoản nhận bàn giao theo hướng dẫn tại điểm 2.8 mục III Phụ lục I kèm theo Công văn 1010/BTC-QLKT năm 2025.

- Trường hợp sau khi nhận bàn giao, Tài khoản 3388 “Phải trả khác” (chi tiết nhận bàn giao trong quá trình sắp xếp, tinh gọn bộ máy) không hết số dư, là do quá trình ghi nhận số liệu bàn giao chưa đảm bảo đúng quy định.

Vì vậy, đơn vị kế toán cơ sở nhận bàn giao phải khẩn trương kiểm tra, đối chiếu hồ sơ bàn giao chi tiết để tất toán hết số dư, tuyệt đối không để trường hợp tồn tại số dư Bên Nợ hoặc số dư Bên Có của Tài khoản 3388 “Phải trả khác” (chi tiết nhận bàn giao trong quá trình sắp xếp, tinh gọn bộ máy) sau khi đã hạch toán đầy đủ số liệu nhận bàn giao.

Như vậy khi đơn vị kế toán cơ sở ngừng hoạt động, việc xử lý các khoản phải thu, phải trả và nghiệp vụ phát sinh cần rà soát cẩn thận, xác định rõ trách nhiệm và tuân thủ quy định.

Xử lý số liệu sau khi đơn vị kế toán cơ sở ngừng hoạt động (Hình từ Internet)

Đơn vị mới sau sắp xếp nộp báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động năm 2025 về đơn vị cấp trên những tài liệu nào?

Tại tiểu mục 4.2 Mục 4 Công văn 6196/BTC-QLKT năm 2025 thì đơn vị mới sau sắp xếp nộp báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động năm 2025 về đơn vị cấp trên bao gồm:

- Báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động của đơn vị kết thúc hoạt động (đơn vị cũ) từ ngày 01/01/2025 đến đến hết ngày trước ngày quyết định sắp xếp, tinh gọn bộ máy có hiệu lực thi hành (đã nhận trong hồ sơ nhận bàn giao theo điểm i mục 1.1.1 phần II Phụ lục I kèm theo Công văn 1010/BTC-QLKT năm 2025);

- Báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động của đơn vị mới từ ngày chính thức đi vào hoạt động đến hết năm 2025.

Đơn vị mới sau sắp xếp nộp báo cáo tài chính năm 2025 về đơn vị cấp trên những tài liệu nào?

Theo tiểu mục 4.3 Mục 4 Công văn 6196/BTC-QLKT năm 2025 thì đơn vị mới sau sắp xếp nộp báo cáo tài chính năm 2025 về đơn vị cấp trên bao gồm:

- Báo cáo tài chính kỳ kế toán cuối cùng của đơn vị kết thúc hoạt động (đơn vị cũ) (đã nhận trong hồ sơ nhận bàn giao theo điểm i mục 1.1.1 phần II Phụ lục I kèm theo Công văn 1010/BTC-QLKT năm 2025);

- Báo cáo tài chính năm 2025 (kỳ kế toán năm đầu tiên) của đơn vị mới.