Báo cáo tài chính của doanh nghiệp có bắt buộc phải lưu trữ hay không? Lưu trữ tối thiểu bao lâu?

Nội dung chính

• Báo cáo tài chính của doanh nghiệp có bắt buộc phải lưu trữ hay không? Lưu trữ tối thiểu bao lâu?
• Chứng từ kế toán để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính có thời hạn lưu trữ ít nhất bao lâu?
• Hủy bỏ báo cáo tài chính và chứng từ kế toán để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính khi chưa hết thời hạn lưu trữ bị xử phạt bao nhiêu?

Báo cáo tài chính của doanh nghiệp có bắt buộc phải lưu trữ hay không? Lưu trữ tối thiểu bao lâu?

Căn cứ Điều 8 Nghị định 174/2016/NĐ-CP có quy định như sau:

Loại tài liệu kế toán phải lưu trữ

Loại tài liệu kế toán phải lưu trữ bao gồm:

1. Chứng từ kế toán.

2. Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp.

3. Báo cáo tài chính; báo cáo quyết toán ngân sách; báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách.

4. Tài liệu khác có liên quan đến kế toán bao gồm các loại hợp đồng; báo cáo kế toán quản trị; hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành, dự án quan trọng quốc gia; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản; các tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm toán; biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán; quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối các quỹ từ lợi nhuận; các tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chia, tách, hợp nhất sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị; tài liệu liên quan đến tiếp nhận và sử dụng kinh phí, vốn, quỹ; tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí và nghĩa vụ khác đối với Nhà nước và các tài liệu khác.

Theo đó, báo cáo tài chính thuộc 1 trong những loại tài liệu kế toán phải lưu trữ.

Căn cứ khoản 1 Điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP có quy định:

Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm

1. Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.

Như vậy, báo cáo tài chính tháng, quý, năm phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm

Báo cáo tài chính của doanh nghiệp có bắt buộc phải lưu trữ hay không? Lưu trữ tối thiểu bao lâu? (Hình từ Internet)

Chứng từ kế toán để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính có thời hạn lưu trữ ít nhất bao lâu?

Căn cứ khoản 1 Điều 12 Nghị định 174/2016/NĐ-CP có quy định:

Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 5 năm

1. Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán.

Đồng thời căn cứ khoản 1 Điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP có quy định:

Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm

1. Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.

Theo đó, đối với chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán - có thời hạn lưu trữ tối thiểu 5 năm.

Còn đối với Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính - có thời hạn lưu trữ tối thiểu 10 năm.

Hủy bỏ báo cáo tài chính và chứng từ kế toán để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính khi chưa hết thời hạn lưu trữ bị xử phạt bao nhiêu?

Căn cứ Điều 15 Nghị định 41/2018/NĐ-CP có quy định như sau:

Xử phạt hành vi vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

1. Phạt cảnh cáo đối với một trong các hành vi sau:

a) Đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ chậm từ 12 tháng trở lên so với thời hạn quy định;

b) Không sắp xếp tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ theo trình tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.

2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Lưu trữ tài liệu kế toán không đầy đủ theo quy định;

b) Bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, để hư hỏng, mất mát tài liệu trong thời hạn lưu trữ;

c) Sử dụng tài liệu kế toán trong thời hạn lưu trữ không đúng quy định;

d) Không thực hiện việc tổ chức kiểm kê, phân loại, phục hồi tài liệu kế toán bị mất mát hoặc bị hủy hoại.

3. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Hủy bỏ tài liệu kế toán khi chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật kế toán nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự;

b) Không thành lập Hội đồng tiêu hủy, không thực hiện đúng phương pháp tiêu hủy và không lập biên bản tiêu hủy theo quy định khi thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán.

Theo đó, nếu hủy bỏ tài liệu kế toán khi chưa hết thời hạn lưu trữ mà chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự thì chủ thể vi phạm có thể bị xử phạt từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.

Lưu ý, mức phạt tiền nêu trên áp dụng đối với cá nhân. Trường hợp tổ chức vi phạm thì mức phạt tiền sẽ gấp 02 lần cá nhân.