Đối với việc sử dụng con dấu trong công tác văn thư, con dấu luôn phải được đóng ở cuối văn bản là đúng hay sai?

Nội dung chính

• Con dấu có phải luôn được đóng ở cuối văn bản hay không?
• Việc quản lý con dấu trong công tác văn thư được quy định như thế nào?
• Nhà nước quy định như thế nào về quản lý đối với công tác văn thư?
• Tiền dùng để hỗ trợ giải quyết hoạt động chuyển phát văn bản có được xếp vào kinh phí cho công tác văn thư hay không?

Con dấu có phải luôn được đóng ở cuối văn bản hay không?

Việc sử dụng con dấu được quy định tại khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP cụ thể như sau:

"Điều 33. Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật

1. Sử dụng con dấu

a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.

b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

c) Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.

d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.

đ) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản."

Thông qua quy định trên, con dấu được sử dụng để đóng dấu tùy từng trường hợp mà vị trí đóng dấu cũng sẽ khác nhau, cụ thể:

- Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

- Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.

- Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

Do đó, thông tin đóng dấu ở cuối văn bản là không chính xác.

Quản lý và sử dụng con dấu

Việc quản lý con dấu trong công tác văn thư được quy định như thế nào?

Quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật được quy định cụ thể tại Điều 32 Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho Văn thư cơ quan quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức theo quy định.

- Văn thư cơ quan có trách nhiệm

+ Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức tại trụ sở cơ quan, tổ chức.

+ Chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức cho người khác khi được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Việc bàn giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được lập biên bản.

+ Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao văn bản.

+ Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện.

- Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an toàn thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật.

Nhà nước quy định như thế nào về quản lý đối với công tác văn thư?

Công tác văn thư được quản lý dựa trên những nội dung quy định tại Điều 34 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, cụ thể bao gồm:

- Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư.

- Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư.

- Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác văn thư.

- Quản lý đào tạo, bồi dưỡng người làm công tác văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư.

- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư.

- Hợp tác quốc tế trong công tác văn thư.

- Sơ kết, tổng kết công tác văn thư.

Theo đó, trách nhiệm quản lý công tác văn thư cũng được quy định tương ứng tại Điều 35 Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:

"1. Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư.

2. Các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các cấp, doanh nghiệp nhà nước trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm:

a) Căn cứ quy định của pháp luật, ban hành và hướng dẫn thực hiện các quy định về công tác văn thư.

b) Kiểm tra việc thực hiện các quy định về công tác văn thư đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư theo thẩm quyền.

c) Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác văn thư.

d) Bố trí kinh phí để hiện đại hóa phương tiện, hạ tầng kỹ thuật phục vụ công tác văn thư, quản lý và vận hành hiệu quả Hệ thống quản lý tài liệu điện tử.

đ) Bố trí nhân sự, vị trí, diện tích, phương tiện làm việc phù hợp, bảo đảm giữ gìn bí mật nhà nước, bảo quản an toàn con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức.

e) Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng người làm công tác văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư.

g) Sơ kết, tổng kết về công tác văn thư trong phạm vi ngành, lĩnh vực và địa phương."

Công tác văn thư

Tiền dùng để hỗ trợ giải quyết hoạt động chuyển phát văn bản có được xếp vào kinh phí cho công tác văn thư hay không?

Kinh phí cho công tác văn thư được quản lý và sử dụng theo quy định tại Điều 36 Nghị định 30/2020/NĐ-CP:

"1. Các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm bố trí kinh phí cho công tác văn thư trong dự toán ngân sách nhà nước hàng năm. Đối với doanh nghiệp nhà nước việc bố trí kinh phí được thực hiện theo quy định hiện hành.

2. Kinh phí cho công tác văn thư được sử dụng vào các công việc

a) Mua sắm, nâng cấp hệ thống, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, vật tư tiêu hao phục vụ công tác văn thư.

b) Bảo đảm thông tin liên lạc, chuyển phát văn bản, số hóa văn bản.

c) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ trong công tác văn thư.

d) Các hoạt động khác phục vụ công tác văn thư."

Như vậy, khoản chi phí dùng để bảo đảm hoạt động chuyển phát văn bản được hoàn tất được xem là một trong những kinh phí cho công tác văn thư.