Công tác văn thư là gì? Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong công tác văn thư?

Nội dung chính

• Công tác văn thư là gì?
• Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong công tác văn thư gồm những gì?
• Nguyên tắc, yêu cầu quản lý công tác văn thư được quy định thế nào theo Nghị định 30? Trách nhiệm quản lý công tác văn thư được quy định ra sao?

Công tác văn thư là gì?

Hiện nay, không có quy định nào giải thích khái niệm "Công tác văn thư" là gì, tại Điều 1 Nghị định 30/2020/NĐ-CP chỉ nêu rõ:

Công tác văn thư được quy định tại Nghị định này bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư.

Theo đó công tác văn thư có thể hiểu đơn giản là một bộ phận trong quản lý hành chính, liên quan đến việc soạn thảo, ký ban hành, quản lý văn bản và bảo quản các tài liệu, hồ sơ trong tổ chức, cơ quan có thẩm quyền.

Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong công tác văn thư gồm những gì?

Căn cứ quy định tại Điều 6 Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:

Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân đối với công tác văn thư

1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, trong phạm vi quyền hạn được giao có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện đúng quy định về công tác văn thư; chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư.

2. Cá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư phải thực hiện đúng quy định tại Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan.

3. Văn thư cơ quan có nhiệm vụ

a) Đăng ký, thực hiện thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

b) Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến.

c) Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản.

d) Quản lý Sổ đăng ký văn bản.

đ) Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức; các loại con dấu khác theo quy định.

Theo đó, trong phạm vi quyền hạn được giao, trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong công tác văn thư bao gồm:

- Chỉ đạo thực hiện đúng quy định về công tác văn thư;

- Chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư.

Công tác văn thư là gì? Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong công tác văn thư? (Hình từ Internet)

Nguyên tắc, yêu cầu quản lý công tác văn thư được quy định thế nào theo Nghị định 30? Trách nhiệm quản lý công tác văn thư được quy định ra sao?

Nguyên tắc, yêu cầu quản lý công tác văn thư được quy định thế nào theo Nghị định 30?

Nguyên tắc, yêu cầu quản lý công tác văn thư được quy định tại Điều 4 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, cụ thể như sau:

(1) Nguyên tắc

Công tác văn thư được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật.

(2) Yêu cầu

- Văn bản của cơ quan, tổ chức phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật: Đối với văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật;

Đối với văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực căn cứ Nghị định này để quy định cho phù hợp; đối với văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Chương II Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

- Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.

- Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn Bản đến có các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

- Văn bản phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý.

- Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

- Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được quản lý, sử dụng theo quy định của pháp luật.

- Hệ thống phải đáp ứng các quy định tại phụ lục VI Nghị định 30/2020/NĐ-CP và các quy định của pháp luật có liên quan.

Trách nhiệm quản lý công tác văn thư được quy định ra sao?

Trách nhiệm quản lý công tác văn thư được quy định tại Điều 35 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, cụ thể như sau:

- Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư.

- Các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các cấp, doanh nghiệp nhà nước trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm:

+ Căn cứ quy định của pháp luật, ban hành và hướng dẫn thực hiện các quy định về công tác văn thư.

+ Kiểm tra việc thực hiện các quy định về công tác văn thư đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư theo thẩm quyền.

+ Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác văn thư.

+ Bố trí kinh phí để hiện đại hóa phương tiện, hạ tầng kỹ thuật phục vụ công tác văn thư, quản lý và vận hành hiệu quả Hệ thống quản lý tài liệu điện tử.

+ Bố trí nhân sự, vị trí, diện tích, phương tiện làm việc phù hợp, bảo đảm giữ gìn bí mật nhà nước, bảo quản an toàn con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức.

+ Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng người làm công tác văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư.

Sơ kết, tổng kết về công tác văn thư trong phạm vi ngành, lĩnh vực và địa phương.