Cơ quan thuộc Bộ Thông tin và Truyền thông có yêu cầu cấp mới hộp thư điện tử thì gửi thông báo như thế nào?

Nội dung chính

• Cơ quan thuộc Bộ Thông tin và Truyền thông có yêu cầu cấp mới hộp thư điện tử thì gửi thông báo như thế nào?
• Cơ quan thuộc Bộ Thông tin và Truyền thông được cấp hộp thư điện tử đơn vị theo định dạng như thế nào?
• Cơ quan thuộc Bộ Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm như thế nào khi sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ?

Cơ quan thuộc Bộ Thông tin và Truyền thông có yêu cầu cấp mới hộp thư điện tử thì gửi thông báo như thế nào?

Theo khoản 5 Điều 2 Quy chế thiết lập, quản lý và sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ của Bộ Thông tin và Truyền thông Ban hành kèm theo Quyết định 652/QĐ-BTTTT năm 2016 giải thích thì hộp thư đơn vị được hiểu là hộp thư điện tử thuộc Hệ thống thư điện tử công vụ cấp cho cơ quan, đơn vị để sử dụng chung.

Căn cứ theo khoản 2 Điều 6 Quy chế thiết lập, quản lý và sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ của Bộ Thông tin và Truyền thông Ban hành kèm theo Quyết định 652/QĐ-BTTTT năm 2016 quy định như sau:

Cấp mới, thay đổi, thu hồi hộp thư điện tử

1. Trung tâm Thông tin được giao quản lý thống nhất danh bạ điện tử của Bộ Thông tin và Truyền thông, trực tiếp thực hiện cấp mới, thay đổi, thu hồi hộp thư điện tử thuộc Hệ thống thư điện tử công vụ.

2. Cơ quan, đơn vị có yêu cầu cấp mới, thay đổi, thu hồi hộp thư điện tử gửi thông báo tới Trung tâm Thông tin bằng văn bản hoặc qua Hệ thống thư điện tử công vụ theo địa chỉ support@mic.gov.vn để được giải quyết theo quy định.

...

Theo đó, cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Thông tin và Truyền thông có yêu cầu cấp mới hộp thư điện tử gửi thông báo tới Trung tâm Thông tin bằng văn bản hoặc qua Hệ thống thư điện tử công vụ theo địa chỉ support@mic.gov.vn để được giải quyết theo quy định.

Hệ thống thư điện tử công vụ của Bộ Thông tin và Truyền thông (Hình từ Internet)

Cơ quan thuộc Bộ Thông tin và Truyền thông được cấp hộp thư điện tử đơn vị theo định dạng như thế nào?

Căn cứ theo khoản 1 Điều 5 Quy chế thiết lập, quản lý và sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ của Bộ Thông tin và Truyền thông Ban hành kèm theo Quyết định 652/QĐ-BTTTT năm 2016 quy định như sau:

Định dạng địa chỉ thư điện tử

1. Hộp thư đơn vị có địa chỉ thư điện tử theo định dạng là tendonvi@mic.gov.vn, trong đó tendonvi là ký hiệu của cơ quan, đơn vị tương ứng theo Quyết định số 1553/QĐ-BTTTT ngày 17/9/2015 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Thông tin và Truyền thông.

Ví dụ: Vụ Công nghệ thông tin có địa chỉ thư điện tử là cntt@mic.gov.vn.

Nếu cơ quan, đơn vị có ký hiệu xuất hiện ký tự không hợp lệ (ví dụ “&”, “-”) thì ký tự này sẽ được thay thế bằng dấu gạch chân “_”. Ví dụ: Cục Phát thanh, Truyền hình và Thông tin điện tử có địa chỉ thư điện tử là ptth_ttdt@mic.gov.vn.

...

Theo đó, hộp thư đơn vị có địa chỉ thư điện tử theo định dạng là tendonvi@mic.gov.vn, trong đó tendonvi là ký hiệu của cơ quan, đơn vị tương ứng theo Quyết định số 1553/QĐ-BTTTT ngày 17/9/2015 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Thông tin và Truyền thông.

Ví dụ: Vụ Công nghệ thông tin có địa chỉ thư điện tử là cntt@mic.gov.vn.

Nếu cơ quan, đơn vị có ký hiệu xuất hiện ký tự không hợp lệ (ví dụ “&”, “-”) thì ký tự này sẽ được thay thế bằng dấu gạch chân “_”. Ví dụ: Cục Phát thanh, Truyền hình và Thông tin điện tử có địa chỉ thư điện tử là ptth_ttdt@mic.gov.vn.

Cơ quan thuộc Bộ Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm như thế nào khi sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ?

Theo Điều 14 Quy chế thiết lập, quản lý và sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ của Bộ Thông tin và Truyền thông Ban hành kèm theo Quyết định 652/QĐ-BTTTT năm 2016 quy định như sau:

Trách nhiệm của cơ quan, đơn vị sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ

1. Tuân thủ các quy định về quản lý, sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ và các quy định bảo đảm an toàn thông tin có liên quan.

2. Có biện pháp bảo đảm an toàn thông tin đối với cài đặt, sử dụng phần mềm kiểm tra thư điện tử trên máy trạm trong phạm vi tổ chức của mình.

3. Chịu trách nhiệm về duy trì tính cập nhật đối với danh sách các hộp thư điện tử đang cấp cho các cá nhân thuộc phạm vi quản lý của mình.

4. Khi có sự cố nghiêm trọng về kết nối Hệ thống thư điện tử công vụ, về an toàn, bảo mật thông tin mà vượt quá khả năng khắc phục của cơ quan, đơn vị, phải ghi lại thông tin sự cố, lỗi xảy ra, gửi về Trung tâm Thông tin để phối hợp khắc phục kịp thời, nhanh chóng.

5. Nếu đang sử dụng hệ thống thư điện tử khác cho hoạt động thực thi công vụ thì cần có kế hoạch chuyển sang sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ.

6. Định kỳ 06 tháng các đơn vị phải thống kê danh sách cá nhân, đơn vị đang sử dụng hộp thư công vụ gửi về Trung tâm Thông tin để tổng hợp, rà soát.

Như vậy, trách nhiệm của cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Thông tin và Truyền thông khi sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ được quy định cụ thể trên.