Văn bản điện tử đến của Tổng cục Thuế được tiếp nhận như thế nào? Đăng ký văn bản điện tử đến của Tổng cục Thuế được pháp luật quy định như thế nào?

Nội dung chính

• Văn bản điện tử đến của Tổng cục Thuế được quản lý dựa theo nguyên tắc nào?
• Văn bản điện tử đến của Tổng cục Thuế được tiếp nhận như thế nào?
• Đăng ký văn bản điện tử đến của Tổng cục Thuế được pháp luật quy định như thế nào?

Văn bản điện tử đến của Tổng cục Thuế được quản lý dựa theo nguyên tắc nào?

Căn cứ tại Điều 13 Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử của Tổng cục Thuế ban kèm theo Quyết định 1666/QĐ-TCT năm 2020, có quy định về nguyên tắc và yêu cầu quản lý văn bản đến như sau:

Nguyên tắc và yêu cầu quản lý văn bản đến

1. Bên nhận phải kiểm tra tính đầy đủ, toàn vẹn, xác thực của văn bản điện tử. Xác nhận văn bản đến đúng địa chỉ. Xác định đúng chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền giải quyết văn bản đến của đơn vị tiếp nhận văn bản.

a) Trường hợp không bảo đảm các nguyên tắc, yêu cầu về gửi, nhận văn bản điện tử, Bên nhận phải kịp thời phản hồi thông qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành để Bên gửi biết, xử lý theo quy định.

b) Trường hợp văn bản đến không thuộc thẩm quyền giải quyết của đơn vị, Văn thư đơn vị tiếp nhận văn bản có trách nhiệm từ chối hoặc trả lại văn bản đến (bản điện tử và bản giấy nếu có) cho Văn thư cơ quan ngay trong ngày làm việc để báo cáo người có thẩm quyền xem xét, xử lý.

2. Tất cả văn bản đến đơn vị phải được đăng ký vào chương trình Quản lý văn bản và điều hành. Trường hợp văn bản đến chưa được đăng ký trên chương trình quản lý văn bản thì cán bộ không có trách nhiệm giải quyết.

3. Số đến của một văn bản đến do hệ thống quản lý văn bản và điều hành tạo ra theo các quy định hiện hành về công tác văn thư và là duy nhất trong hệ thống Quản lý văn bản và điều hành của đơn vị.

4. Văn bản đến điện tử sau khi được tiếp nhận, nếu bảo đảm giá trị pháp lý phải được xử lý kịp thời, không phải chờ văn bản giấy.

5. Công khai thông tin văn bản đến thực hiện theo quy trình công khai thông tin văn bản trên trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Như vậy, theo quy định trên thì văn bản điện tử đến của Tổng cục Thuế được quản lý dựa theo nguyên tắc sau:

- Bên nhận phải kiểm tra tính đầy đủ, toàn vẹn, xác thực của văn bản điện tử. Xác nhận văn bản đến đúng địa chỉ. Xác định đúng chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền giải quyết văn bản đến của đơn vị tiếp nhận văn bản.

+ Trường hợp không bảo đảm các nguyên tắc, yêu cầu về gửi, nhận văn bản điện tử, Bên nhận phải kịp thời phản hồi thông qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành để Bên gửi biết, xử lý theo quy định.

+ Trường hợp văn bản đến không thuộc thẩm quyền giải quyết của đơn vị, Văn thư đơn vị tiếp nhận văn bản có trách nhiệm từ chối hoặc trả lại văn bản đến (bản điện tử và bản giấy nếu có) cho Văn thư cơ quan ngay trong ngày làm việc để báo cáo người có thẩm quyền xem xét, xử lý.

- Tất cả văn bản đến đơn vị phải được đăng ký vào chương trình Quản lý văn bản và điều hành. Trường hợp văn bản đến chưa được đăng ký trên chương trình quản lý văn bản thì cán bộ không có trách nhiệm giải quyết.

- Số đến của một văn bản đến do hệ thống quản lý văn bản và điều hành tạo ra theo các quy định hiện hành về công tác văn thư và là duy nhất trong hệ thống Quản lý văn bản và điều hành của đơn vị.

- Văn bản đến điện tử sau khi được tiếp nhận, nếu bảo đảm giá trị pháp lý phải được xử lý kịp thời, không phải chờ văn bản giấy.

- Công khai thông tin văn bản đến thực hiện theo quy trình công khai thông tin văn bản trên trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Văn bản điện tử (Hình từ Internet)

Văn bản điện tử đến của Tổng cục Thuế được tiếp nhận như thế nào?

Căn cứ tại Điều 14 Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử của Tổng cục Thuế ban kèm theo Quyết định 1666/QĐ-TCT năm 2020, có quy định về tiếp nhận văn bản điện tử như sau:

Tiếp nhận văn bản điện tử

1. Văn thư cơ quan phải kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống.

Kiểm tra chữ ký số theo quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước tại Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19 tháng 12 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông.

2. Trường hợp văn bản điện tử không đảm bảo về tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử hoặc gửi sai nơi nhận thì Văn thư cơ quan trả lại cho cơ quan, tổ chức gửi văn bản trên Hệ thống. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường thì Văn thư cơ quan báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản.

3. Cơ quan Thuế khi nhận được văn bản trên hệ thống có trách nhiệm thông báo ngay trong ngày cho cơ quan đơn vị gửi về việc đã nhận văn bản bằng chức năng của Hệ thống.

Tiếp nhận và phản hồi thông tin cho bên gửi trên hệ thống. Bên nhận xử lý và phản hồi trạng thái xử lý văn bản điện tử trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành (các trạng thái xử lý được quy định tại điểm h, khoản 2, Điều 10 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg). Bên nhận giải quyết văn bản đến kịp thời, đúng thời hạn quy định.

3. Trường hợp nhận được thông báo thu hồi văn bản điện tử, Bên nhận có trách nhiệm cập nhật trình trạng văn bản điện tử đã được thu hồi trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành, đồng thời thông báo việc đã xử lý văn bản điện tử được thu hồi thông qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành để Bên gửi biết.

Theo đó, văn bản điện tử đến của Tổng cục Thuế được tiếp nhận theo các quy định được nêu trên.

Đăng ký văn bản điện tử đến của Tổng cục Thuế được pháp luật quy định như thế nào?

Căn cứ tại khoản 1 Điều 15 Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử của Tổng cục Thuế ban kèm theo Quyết định 1666/QĐ-TCT năm 2020, có quy định về đăng ký, số hóa văn bản đến như sau:

Đăng ký, số hóa văn bản đến

1. Đăng ký văn bản điện tử đến: Văn thư cơ quan thực hiện đăng ký văn bản đến trên hệ thống bằng cách cập nhật đầy đủ các trường thông tin tại màn hình văn bản đến (thông tin đầu vào) và được lưu trong Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành các thông tin về thời gian tiếp nhận, xử lý. Chi tiết tại phụ lục II, thông tin đầu vào của dữ liệu Quản lý văn bản đến.

…

Như vậy, theo quy định trên thì đăng ký văn bản điện tử đến của Tổng cục Thuế được pháp luật quy định như sau:

Văn thư cơ quan thực hiện đăng ký văn bản đến trên hệ thống bằng cách cập nhật đầy đủ các trường thông tin tại màn hình văn bản đến (thông tin đầu vào) và được lưu trong Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành các thông tin về thời gian tiếp nhận, xử lý.

Chi tiết tại Phụ lục II Quy chế này, thông tin đầu vào của dữ liệu Quản lý văn bản đến.