Ký bảng lương hay hợp đồng lao động bằng chữ ký scan có giá trị pháp lý hay không? Khi giao kết hợp đồng lao động thì trưởng phòng nhân sự có được ký thay giám đốc không?

Nội dung chính

• Chữ ký scan có thay thế chữ ký tay khi ký bảng lương hay giao kết hợp đồng lao động hay không?
• Giấy tờ, hợp đồng được ký bằng chữ ký scan có giá trị pháp lý hay không?
• Khi giao kết hợp đồng lao động thì trưởng phòng nhân sự có được ký thay giám đốc không?

Chữ ký scan có thay thế chữ ký tay khi ký bảng lương hay giao kết hợp đồng lao động hay không?

Căn cứ quy định tại khoản 1 Điều 14 Bộ luật Lao động 2019 ghi nhận hướng dẫn như sau:

“Điều 14. Hình thức hợp đồng lao động

1. Hợp đồng lao động phải được giao kết bằng văn bản và được làm thành 02 bản, người lao động giữ 01 bản, người sử dụng lao động giữ 01 bản, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.

Hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản.

[...]”.

Theo đó, hiện nay quy định pháp luật chỉ ghi nhận về có thể giao kết hợp đồng lao động thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định về giao dịch điện tử. Trong đó, theo quy định tại khoản 1 Điều 21 Luật Giao dịch điện tử 2005 ghi nhận hướng dẫn về chữ ký điện tử như sau:

“Điều 21. Chữ ký điện tử

1. Chữ ký điện tử được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gíc với thông điệp dữ liệu, có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký.

[...]”.

Từ quy định trên có thể hiểu chữ ký điện tử là hình thức chữ ký được tạo lập dưới dạng phương tiện điện tử, mã hóa thành dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh để kết hợp với thông điệp dữ liệu.

Đối với chữ ký scan thì hiện nay các quy định hiện hành không có ghi nhận cụ thể về hình thức chữ ký này. Theo quan điểm cá nhân của người hỗ trợ thì hình thức chữ ký scan này không thuộc hình thức chữ ký điện tử và các quy định pháp luật cũng không ghi nhận giá trị pháp lý của chữ ký scan. Do đó, hợp đồng được ký bằng chữ ký scan không thể thay thế chữ ký tay.

Ký bảng lương hay hợp đồng lao động bằng chữ ký scan có giá trị pháp lý hay không? (Hình từ internet)

Giấy tờ, hợp đồng được ký bằng chữ ký scan có giá trị pháp lý hay không?

Về hình thức hợp đồng lao động được quy định tại Điều 14 Bộ luật Lao động 2019 thì quy định về hình thức hợp đồng lao động không đề cập đến “chữ ký” trong hợp đồng.

Do đó cũng không hoàn toàn có thể loại trừ hiệu lực của văn bản có chữ ký scan, giao dịch được ký bằng chữ ký scan nếu giao dịch đó đáp ứng các điều kiện của giao dịch có hiệu lực. Cụ thể về điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự được quy định tại Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015 như sau:

“Điều 117. Điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự

1. Giao dịch dân sự có hiệu lực khi có đủ các điều kiện sau đây:

a) Chủ thể có năng lực pháp luật dân sự, năng lực hành vi dân sự phù hợp với giao dịch dân sự được xác lập;

b) Chủ thể tham gia giao dịch dân sự hoàn toàn tự nguyện;

c) Mục đích và nội dung của giao dịch dân sự không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội.

2. Hình thức của giao dịch dân sự là điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự trong trường hợp luật có quy định.”.

Chị có thể căn cứ quy định trên để xác định về hiệu lực của giao dịch dân sự, quy định tại Bộ luật Lao động 2019 không ghi nhận cụ thể về hình thức hợp đồng, bảng lương là văn bản có chữ ký, do đó về hình thức chữ ký không thuộc vào hình thức bắt buộc khi xét hiệu lực của giao dịch dân sự.

Khi giao kết hợp đồng lao động thì trưởng phòng nhân sự có được ký thay giám đốc không?

Về thẩm quyền giao kết hợp đồng của bên phía người sử dụng lao động được quy định tại khoản 3 Điều 18 Bộ luật Lao động 2019 quy định như sau:

"Điều 18. Thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động

[...]

3. Người giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động là người thuộc một trong các trường hợp sau đây:

a) Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật;

b) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân theo quy định của pháp luật hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật;

c) Người đại diện của hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật;

d) Cá nhân trực tiếp sử dụng lao động.

[...]"

Như vậy trưởng phòng nhân sự chỉ được phép ký hợp đồng lao động thay giám đốc (người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp) khi được ủy quyền mà thôi.