Doanh nghiệp phải khóa sổ kế toán khi nào? Trường hợp phải khóa sổ kế toán nhưng không thực hiện thì sẽ bị xử phạt như thế nào?

Nội dung chính

• Doanh nghiệp phải khóa sổ kế toán khi nào?
• Trường hợp phải khóa sổ kế toán nhưng không thực hiện thì sẽ bị xử phạt như thế nào?
• Doanh nghiệp phải thực hiện mở sổ kế toán khi nào?

Doanh nghiệp phải khóa sổ kế toán khi nào?

Căn cứ theo khoản 3 Điều 124 Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định về việc mở, ghi sổ kế toán của doanh nghiệp và chữ ký như sau:

Mở, ghi sổ kế toán và chữ ký

...

3. Khoá sổ: Cuối kỳ kế toán phải khoá sổ kế toán trước khi lập Báo cáo tài chính. Ngoài ra phải khoá sổ kế toán trong các trường hợp kiểm kê hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

4. Đối với người ghi sổ thuộc các đơn vị dịch vụ kế toán phải ký và ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề, tên và địa chỉ Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán. Người ghi sổ kế toán là cá nhân hành nghề ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề.

Theo đó, doanh nghiệp phải khoá sổ kế toán vào cuối kỳ kế toán trước khi lập Báo cáo tài chính. Ngoài ra phải khoá sổ kế toán trong các trường hợp kiểm kê hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

Cụ thể, một số trường hợp khác mà doanh nghiệp phải thực hiện khóa sổ kế toán là:

(1) Doanh nghiệp thay đổi kỳ kế toán

Khi thay đổi kỳ kế toán, ví dụ đổi kỳ kế toán từ năm dương lịch sang kỳ kế toán khác năm dương lịch, doanh nghiệp phải tiến hành khoá sổ kế toán (Điều 103 Thông tư 200/2014/TT-BTC).

(2) Chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp

Khi chuyển đổi hình thức sở hữu, doanh nghiệp phải tiến hành khoá sổ kế toán, lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật (Điều 104 Thông tư 200/2014/TT-BTC).

(3) Chia tách, sáp nhập doanh nghiệp

Khi chia tách một doanh nghiệp thành nhiều doanh nghiệp mới có tư cách pháp nhân hoặc khi sáp nhập nhiều doanh nghiệp thành một doanh nghiệp khác, doanh nghiệp bị chia tách hoặc bị sáp nhập phải tiến hành khoá sổ kế toán (Điều 105 Thông tư 200/2014/TT-BTC).

Khóa sổ kế toán (Hình từ Internet)

Trường hợp phải khóa sổ kế toán nhưng không thực hiện thì sẽ bị xử phạt như thế nào?

Theo điểm d khoản 3 Điều 9 Nghị định 41/2018/NĐ-CP quy định cụ thể về việc xử phạt hành vi vi phạm quy định về sổ kế toán như sau:

Xử phạt hành vi vi phạm quy định về sổ kế toán

...

3. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Không thực hiện việc mở sổ kế toán vào đầu kỳ kế toán năm hoặc từ ngày thành lập đơn vị kế toán;

b) Không có chứng từ kế toán chứng minh các thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán hoặc số liệu trên sổ kế toán không đúng với chứng từ kế toán;

c) Thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm thực hiện không kế tiếp thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán năm trước liền kề hoặc sổ kế toán ghi không liên tục từ khi mở sổ đến khi khóa sổ;

d) Không thực hiện việc khóa sổ kế toán trong các trường hợp mà pháp luật quy định phải khóa sổ kế toán.

Lưu ý: Theo khoản 2 Điều 6 Nghị định 41/2018/NĐ-CP (được sửa đổi bởi khoản 2 Điều 5 Nghị định 102/2021/NĐ-CP) thì mức phạt tiền này được áp dụng đối với cá nhân vi phạm. Đối với tổ chức có cùng hành vi vi phạm thì mức phạt tiền bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.

Như vậy, theo quy định nêu trên, nếu doanh nghiệp không thực hiện việc khóa sổ kế toán trong các trường hợp mà pháp luật quy định phải khóa sổ thì có thể sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính với mức phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.

Doanh nghiệp phải thực hiện mở sổ kế toán khi nào?

Căn cứ theo khoản 1 Điều 124 Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định về việc mở sổ kế toán của doanh nghiệp như sau:

Mở, ghi sổ kế toán và chữ ký

1. Mở sổ

Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm. Đối với doanh nghiệp mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập. Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng của doanh nghiệp có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán. Sổ kế toán có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời. Các tờ sổ khi dùng xong phải đóng thành quyển để lưu trữ. Trước khi dùng sổ kế toán phải hoàn thiện các thủ tục sau:

- Đối với sổ kế toán dạng quyển: Trang đầu sổ phải ghi tõ tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán và kỳ ghi sổ, họ tên, chữ ký của người giữ và ghi sổ, của kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác. Sổ kế toán phải đánh số trang từ trang đầu đến trang cuối, giữa hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán.

- Đối với sổ tờ rời: Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên doanh nghiệp, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ và ghi sổ. Các tờ rời trước khi dùng phải được giám đốc doanh nghiệp hoặc người được uỷ quyền ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời. Các sổ tờ rời phải được sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán và phải đảm bảo sự an toàn, dễ tìm.

Như vậy, theo quy định hiện nay thì doanh nghiệp mở sổ kế toán vào đầu kỳ kế toán năm. Đối với doanh nghiệp mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập.