Có bao nhiêu hình thức sao văn bản trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam? Ai có thẩm quyền sao văn bản?

Nội dung chính

• Có bao nhiêu hình thức sao văn bản trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam?
• Bản sao văn bản trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam có giá trị pháp lý như thế nào?
• Ai có thẩm quyền sao văn bản trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam?

Có bao nhiêu hình thức sao văn bản trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam?

Sao văn bản trông công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam (Hình từ Internet)

Theo Điều 9 Quy chế về công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định 3012/QĐ-BHXH năm 2022 quy định như sau:

Các hình thức bản sao

1. Sao y gồm: Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

a) Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy.

b) Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy.

c) Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, đơn vị.

2. Sao lục

a) Sao lục gồm: Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

b) Sao lục được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao y.

3. Trích sao

a) Trích sao gồm: Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy, trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

b) Bản trích sao được thực hiện bằng việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn bản cần trích sao.

4. Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao y, sao lục, trích sao được thực hiện theo quy định tại Phần II Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP .

Căn cứ quy định trên thì có 3 hình thức sao văn bản trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam bao gồm:

(1) Sao y:

- Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy.

- Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy.

- Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, đơn vị.

(2) Sao lục:

- Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản giấy,

- Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử,

- Sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

Lưu ý: Sao lục được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao y.

(3) Trích sao:

- Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy,

- Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử,

- Trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử,

- Trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

Lưu ý: Bản trích sao được thực hiện bằng việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn bản cần trích sao.

Bản sao văn bản trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam có giá trị pháp lý như thế nào?

Theo Điều 10 Quy chế về công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định 3012/QĐ-BHXH năm 2022 quy định như sau:

Giá trị pháp lý của bản sao

Bản sao y, bản sao lục và bản trích sao được thực hiện theo đúng quy định tại khoản 4 Điều 9 Quy chế này và quy định của Nhà nước có giá trị pháp lý như bản chính.

Theo đó, bản sao văn bản trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam có giá trị pháp lý như bản chính.

Ai có thẩm quyền sao văn bản trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam?

Theo Điều 11 Quy chế về công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định 3012/QĐ-BHXH năm 2022 quy định như sau:

Thẩm quyền sao văn bản

1. Hình thức sao văn bản từ văn bản giấy sang văn bản giấy và sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy (quy định tại điểm a, b khoản 1 Điều 9 Quy chế này) do Thủ trưởng cơ quan, Thủ trưởng đơn vị sự nghiệp, Chánh Văn phòng ký sao.

2. Hình thức sao văn bản từ văn bản giấy sang văn bản điện tử (quy định tại điểm c khoản 1 Điều 9 Quy chế này) trên Hệ thống QLVB do Văn thư thực hiện theo quy định tại Điều 22 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

Căn cứ trên quy định về thẩm quyền sao văn bản trong công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam như sau:

- Hình thức sao văn bản từ văn bản giấy sang văn bản giấy và sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy (quy định tại điểm a, b khoản 1 Điều 9 Quy chế này) do Thủ trưởng cơ quan, Thủ trưởng đơn vị sự nghiệp, Chánh Văn phòng ký sao.

- Hình thức sao văn bản từ văn bản giấy sang văn bản điện tử (quy định tại điểm c khoản 1 Điều 9 Quy chế này) trên Hệ thống QLVB do Văn thư thực hiện theo quy định tại Điều 22 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, cụ thể:

Đăng ký văn bản đến

1. Việc đăng ký văn bản đến phải bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến hoặc theo thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư cơ quan thì đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết, trừ những loại văn bản đến được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.

2. Số đến của văn bản được lấy liên tiếp theo thứ tự và trình tự thời gian tiếp nhận văn bản trong năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.

3. Đăng ký văn bản

Văn bản được đăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống.

a) Đăng ký văn bản đến bằng sổ

Văn thư cơ quan đăng ký văn bản vào Sổ đăng ký văn bản đến. Mẫu Sổ đăng ký văn bản đến theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định này.

b) Đăng ký văn bản đến bằng Hệ thống

Văn thư cơ quan tiếp nhận văn bản và đăng ký vào Hệ thống. Trường hợp cần thiết, Văn thư cơ quan thực hiện số hóa văn bản đến theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này. Văn thư cơ quan cập nhật vào Hệ thống các trường thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định này. Văn bản đến được đăng ký vào Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến, ký nhận và đóng sổ để quản lý.

4. Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.