Việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ của Ủy ban Dân tộc cần phải đáp ứng được những yêu cầu nào?

Nội dung chính

• Việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ của Ủy ban Dân tộc cần phải đáp ứng được những yêu cầu nào?
• Đơn vị có tài liệu lưu trữ ở Ủy ban Dân tộc thì hồ sơ xin tiêu hủy tài liệu lưu trữ gồm những gì?
• Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ của Ủy ban Dân tộc gồm những ai?
• Hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ của Ủy ban Dân tộc làm việc theo phương thức nào?

Việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ của Ủy ban Dân tộc cần phải đáp ứng được những yêu cầu nào?

Căn cứ tại khoản 1 Điều 6 Quy chế công tác lưu trữ của Ủy ban Dân tộc ban hành kèm theo Quyết định 453/QĐ-UBDT năm 2014, có quy định về xác định giá trị tài liệu như sau:

Xác định giá trị tài liệu

Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.

1. Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được các yêu cầu sau:

a) Xác định những tài liệu có giá trị cần được bảo quản vĩnh viễn và tài liệu cần bảo quản có thời hạn tính bằng năm cụ thể.

b) Xác định nhũng tài liệu hết giá trị cần loại ra để tổ chức tiêu hủy.

…

Như vậy, theo quy định trên thì việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ của Ủy ban Dân tộc cần phải đáp ứng được những yêu cầu sau:

- Xác định những tài liệu có giá trị cần được bảo quản vĩnh viễn và tài liệu cần bảo quản có thời hạn tính bằng năm cụ thể.

- Xác định nhũng tài liệu hết giá trị cần loại ra để tổ chức tiêu hủy.

Tài liệu lưu trữ (Hình từ Internet)

Đơn vị có tài liệu lưu trữ ở Ủy ban Dân tộc thì hồ sơ xin tiêu hủy tài liệu lưu trữ gồm những gì?

Căn cứ tại điểm a khoản 2 Điều 6 Quy chế công tác lưu trữ của Ủy ban Dân tộc ban hành kèm theo Quyết định 453/QĐ-UBDT năm 2014, có quy định về xác định giá trị tài liệu như sau:

Xác định giá trị tài liệu

…

2. Thủ tục xét duyệt việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị quy định như sau:

a) Đơn vị có hồ sơ, tài liệu đề nghị tiêu hủy phải trình Bộ trưởng, chủ nhiệm hoặc Thủ trưởng đơn vị có con dấu riêng hồ sơ xin tiêu hủy tài liệu, hồ sơ gồm:

- Tờ trình xin tiêu hủy tài liệu.

- Bản thuyết minh tài liệu xin hủy.

- Bản kê hồ sơ, tài liệu xin hủy.

- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu.

b) Bộ trưởng, Chủ nhiệm hoặc Thủ trưởng đơn vị có con dấu riêng ký quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu.

…

Như vậy, theo quy định trên thì Thủ tục xét duyệt việc tiêu hủy tài liệu lưu trữ hết giá trị của Ủy ban Dân tộc được thực hiện như sau:

- Tờ trình xin tiêu hủy tài liệu.

- Bản thuyết minh tài liệu xin hủy.

- Bản kê hồ sơ, tài liệu xin hủy.

- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu.

Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ của Ủy ban Dân tộc gồm những ai?

Căn cứ tại điểm b khoản 3 Điều 6 Quy chế công tác lưu trữ của Ủy ban Dân tộc ban hành kèm theo Quyết định 453/QĐ-UBDT năm 2014, có quy định về xác định giá trị tài liệu như sau:

Xác định giá trị tài liệu

…

3. Hội đồng xác định giá trị tài liệu

a) Hội đồng xác định giá trị tài liệu có nhiệm vụ tư vấn cho Bộ trưởng, chủ nhiệm hoặc Thủ trưởng đơn vị có con dấu riêng về:

- Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản.

- Danh mục tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu hủy.

b) Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm:

- Chánh Văn phòng Ủy ban: Chủ tịch Hội đồng.

- Đại diện Lãnh đạo đơn vị có tài liệu: Ủy viên.

- Viên chức, công chức lưu trữ: Ủy viên kiêm thư ký.

Trường hợp cần thiết, Chủ tịch Hội đồng đề xuất với Bộ trưởng, Chủ nhiệm xem xét, quyết định mời thêm các chuyên gia, đại diện các cơ quan, đơn vị khác có liên quan để tham gia Hội đồng.

…

Như vậy, theo quy định trên thì thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ của Ủy ban Dân tộc gồm:

- Chánh Văn phòng Ủy ban: Chủ tịch Hội đồng.

- Đại diện Lãnh đạo đơn vị có tài liệu: Ủy viên.

- Viên chức, công chức lưu trữ: Ủy viên kiêm thư ký.

Hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ của Ủy ban Dân tộc làm việc theo phương thức nào?

Căn cứ tại điểm c khoản 3 Điều 6 Quy chế công tác lưu trữ của Ủy ban Dân tộc ban hành kèm theo Quyết định 453/QĐ-UBDT năm 2014, có quy định về xác định giá trị tài liệu như sau:

Xác định giá trị tài liệu

…

3. Hội đồng xác định giá trị tài liệu

…

c) Phương thức làm việc của Hội đồng

- Thành viên Hội đồng nghiên cứu mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản, danh mục tài liệu hết giá trị và kiểm tra thực tế tài liệu đề nghị tiêu hủy (nếu cần).

- Hội đồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số.

- Thông qua biên bản, đề nghị Bộ trưởng, Chủ nhiệm hoặc Thủ trưởng đơn vị có con dấu riêng xem xét, quyết định.

Như vậy, theo quy định trên thì Hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ của Ủy ban Dân tộc làm việc theo phương thức sau:

- Thành viên Hội đồng nghiên cứu mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản, danh mục tài liệu hết giá trị và kiểm tra thực tế tài liệu đề nghị tiêu hủy (nếu cần).

- Hội đồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số.

- Thông qua biên bản, đề nghị Bộ trưởng, Chủ nhiệm hoặc Thủ trưởng đơn vị có con dấu riêng xem xét, quyết định.