Trình tự giải quyết văn bản đi của Bộ Giáo dục và Đào tạo được thực hiện như thế nào? Để phát hành văn bản đi của Bộ Giáo dục và Đào tạo phải theo quy trình nào?

Nội dung chính

• Trình tự giải quyết văn bản đi của Bộ Giáo dục và Đào tạo được thực hiện như thế nào?
• Để phát hành văn bản đi của Bộ Giáo dục và Đào tạo phải theo quy trình nào?
• Thủ tục phát hành văn bản đi của Bộ Giáo dục và Đào tạo được thực hiện như thế nào?

Trình tự giải quyết văn bản đi của Bộ Giáo dục và Đào tạo được thực hiện như thế nào?

Căn cứ tại Điều 21 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành kèm theo Quyết định 2125/QĐ-BGDĐT năm 2018, có quy định về trình tự giải quyết văn bản đi như sau:

Trình tự giải quyết văn bản đi

Tất cả văn bản do Văn thư cơ quan phát hành phải được quản lý theo trình tự sau đây:

1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

2. Đăng ký văn bản đi;

3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn (nếu có);

4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

5. Lưu văn bản đi.

Như vậy, theo quy định trên thì trình tự giải quyết văn bản đi của Bộ Giáo dục và Đào tạo được thực hiện như sau:

- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

- Đăng ký văn bản đi;

- Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn (nếu có);

- Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

- Lưu văn bản đi.

Văn bản đi (Hình từ Internet)

Để phát hành văn bản đi của Bộ Giáo dục và Đào tạo phải theo quy trình nào?

Căn cứ tại khoản 2 Điều 22 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành kèm theo Quyết định 2125/QĐ-BGDĐT năm 2018, có quy định về trách nhiệm và quy trình phát hành văn bản như sau:

Trách nhiệm và quy trình phát hành văn bản

1. Văn thư cơ quan, Văn thư đơn vị có trách nhiệm kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, đăng ký số, ký hiệu, ngày, tháng, năm ban hành, trích yếu nội dung, nơi soạn thảo, người ký văn bản và nơi nhận văn bản vào Hệ thống E-Office.

2. Quy trình phát hành văn bản đi

a) Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi phát hành văn bản, Văn thư cơ quan, Văn thư đơn vị kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót thì báo cáo người có thẩm quyền xem xét, giải quyết.

b) Ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm

Tất cả văn bản đi được ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm theo hệ thống số, ký hiệu, ngày, tháng, năm của cơ quan, đơn vị do Văn thư cơ quan, Văn thư đơn vị thống nhất quản lý, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

- Việc ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, năm văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng;

- Việc ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, năm văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

3. Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng.

Như vậy, theo quy định trên thì để phát hành văn bản đi của Bộ Giáo dục và Đào tạo phải theo quy trình như sau:

- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

- Ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm.

Thủ tục phát hành văn bản đi của Bộ Giáo dục và Đào tạo được thực hiện như thế nào?

Căn cứ tại khoản 1 Điều 24 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành kèm theo Quyết định 2125/QĐ-BGDĐT năm 2018, có quy định về thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi như sau:

Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

1. Thủ tục phát hành văn bản

a) Đối với văn bản giấy: Vào bì, ghi địa chỉ và đóng dấu mức độ khẩn, mật (nếu có);

b) Đối với văn bản điện tử: Số hóa bản gốc văn bản được lưu tại Văn thư cơ quan và đính kèm bản điện tử trên Hệ thống E-Office, gửi đến nơi nhận.

2. Chuyển phát văn bản di

a) Những văn bản đã làm đầy đủ các thủ tục hành chính phải được phát hành ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật phát hành chậm nhất sau 03 ngày làm việc, kể từ ngày ký văn bản;

b) Đối với những văn bản khẩn phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục hành chính;

c) Văn bản đi phải được đăng ký vào Sổ gửi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra và ký nhận vào sổ;

d) Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể chuyển bằng máy fax hoặc chuyển qua mạng nhưng phải gửi ngay bản chính để cơ quan hữu quan lưu vào hồ sơ công việc;

đ) Chuyển phát văn bản mật thực hiện theo quy định tại Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13/9/2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ.

…

Như vậy, theo quy định trên thì thủ tục phát hành văn bản đi của Bộ Giáo dục và Đào tạo được thực hiện như sau:

- Đối với văn bản giấy: Vào bì, ghi địa chỉ và đóng dấu mức độ khẩn, mật (nếu có);

- Đối với văn bản điện tử: Số hóa bản gốc văn bản được lưu tại Văn thư cơ quan và đính kèm bản điện tử trên Hệ thống E-Office, gửi đến nơi nhận.