Thời điểm chứng từ điện tử trong hoạt động tài chính của tổ chức bị hủy hiệu lực được quy định ra sao?

Nội dung chính

• Khi nào chứng từ điện tử trong hoạt động tài chính của tổ chức bị hủy hiệu lực?
• Chứng từ điện tử trong hoạt động tài chính của tổ chức bị hủy hiệu lực có được lưu trữ không?
• Thời điểm chứng từ điện tử trong hoạt động tài chính của tổ chức bị hủy hiệu lực được quy định ra sao?

Khi nào chứng từ điện tử trong hoạt động tài chính của tổ chức bị hủy hiệu lực?

Căn cứ khoản 1 Điều 10 Nghị định 165/2018/NĐ-CP quy định hủy hiệu lục của chứng từ điện tử như sau:

Hủy hiệu lực của chứng từ điện tử

1. Chứng từ điện tử bị hủy hiệu lực theo một trong các điều kiện sau:

a) Chứng từ bị hủy theo quy trình, quy định của đơn vị khởi tạo, xử lý chứng từ điện tử trên cơ sở tuân thủ các quy định của pháp luật chuyên ngành.

b) Chứng từ bị hủy trên cơ sở đồng ý và xác nhận của các bên tham gia giao dịch. Xác nhận này được thể hiện bằng một trong các cách sau: Văn bản có chữ ký của các bên tham gia giao dịch hoặc đại diện được ủy quyền của các bên tham gia giao dịch (nếu là văn bản điện tử thì áp dụng quy định về giá trị pháp lý theo Điều 5 của Nghị định này); đề nghị hủy chứng từ của một bên tham gia giao dịch và chấp nhận đề nghị hủy chứng từ của (các) bên còn lại bằng hình thức thư điện tử hoặc thông điệp dữ liệu được tạo trên cùng hệ thống thông tin khởi tạo hoặc lưu trữ chứng từ điện tử, được xác thực bằng một trong các biện pháp được chấp nhận áp dụng cho chứng từ điện tử quy định tại Điều 5 của Nghị định này.

...

Đối chiếu quy định trên, như vậy, chứng từ điện tử trong hoạt động tài chính của tổ chức bị hủy hiệu lực theo một trong các điều kiện sau:

- Chứng từ bị hủy theo quy trình, quy định của đơn vị khởi tạo, xử lý chứng từ điện tử trên cơ sở tuân thủ các quy định của pháp luật chuyên ngành.

- Chứng từ bị hủy trên cơ sở đồng ý và xác nhận của các bên tham gia giao dịch. Xác nhận này được thể hiện bằng một trong các cách sau:

+ Văn bản có chữ ký của các bên tham gia giao dịch hoặc đại diện được ủy quyền của các bên tham gia giao dịch (nếu là văn bản điện tử thì áp dụng quy định về giá trị pháp lý theo Điều 5 của Nghị định này).

+ Đề nghị hủy chứng từ của một bên tham gia giao dịch và chấp nhận đề nghị hủy chứng từ của (các) bên còn lại bằng hình thức thư điện tử hoặc thông điệp dữ liệu được tạo trên cùng hệ thống thông tin khởi tạo hoặc lưu trữ chứng từ điện tử, được xác thực bằng một trong các biện pháp được chấp nhận áp dụng cho chứng từ điện tử quy định tại Điều 5 của Nghị định này.

Chứng từ điện tử

Chứng từ điện tử trong hoạt động tài chính của tổ chức bị hủy hiệu lực có được lưu trữ không?

Căn cứ khoản 3 Điều 10 Nghị định 165/2018/NĐ-CP quy định hủy hiệu lực của chứng từ điện tử trong hoạt động tài chính của tổ chức như sau:

Hủy hiệu lực của chứng từ điện tử

...

2. Chứng từ điện tử đã hủy hiệu lực phải được đánh dấu, ghi nhận thời điểm, người thực hiện hủy hiệu lực trên hệ thống thông tin và thông báo tới các bên liên quan.

3. Chứng từ điện tử đã hủy hiệu lực phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo thời hạn lưu trữ quy định của pháp luật chuyên ngành.

...

Theo đó, chứng từ điện tử trong hoạt động tài chính của tổ chức bị hủy hiệu lực phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo thời hạn lưu trữ quy định của pháp luật chuyên ngành.

Chứng từ điện tử trong hoạt động tài chính của tổ chức bị hủy hiệu lực phải được đánh dấu, ghi nhận thời điểm, người thực hiện hủy hiệu lực trên hệ thống thông tin và thông báo tới các bên liên quan.

Thời điểm chứng từ điện tử trong hoạt động tài chính của tổ chức bị hủy hiệu lực được quy định ra sao?

Căn cứ khoản 4 Điều 10 Nghị định 165/2018/NĐ-CP quy định hủy hiệu lực của chứng từ điện tử như sau:

Hủy hiệu lực của chứng từ điện tử

...

4. Thời điểm chứng từ điện tử bị hủy hiệu lực thì đồng thời chứng từ giấy đã chuyển đổi từ chứng từ điện tử này (nếu có) cũng bị mất hiệu lực và không còn giá trị sử dụng.

Như vậy, thời điểm chứng từ điện tử trong hoạt động tài chính của tổ chức bị hủy hiệu lực thì đồng thời chứng từ giấy đã chuyển đổi từ chứng từ điện tử này (nếu có) cũng bị mất hiệu lực và không còn giá trị sử dụng.