Tại các cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước thì xác định hình thức tổ chức họp căn cứ vào đâu?

Nội dung chính

• Tại các cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước thì xác định hình thức tổ chức họp căn cứ vào đâu?
• Giấy mời, tài liệu phục vụ cuộc họp tại các cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước được gửi cho những người tham dự như thế nào?
• Giấy mời họp phải thể hiện được những nội dung gì?

Tại các cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước thì xác định hình thức tổ chức họp căn cứ vào đâu?

Căn cứ theo Điều 7 Quyết định 45/2018/QĐ-TTg quy định về việc xác định hình thức tổ chức họp tại các cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước như sau:

Xác định hình thức tổ chức họp

1. Căn cứ vào nội dung, quy mô, thành phần tham dự, điều kiện phương tiện kỹ thuật, công nghệ, người chủ trì cuộc họp quyết định hình thức tổ chức họp trực tiếp hoặc họp trực tuyến bảo đảm hiệu quả, thuận lợi, tiết kiệm và bảo đảm bí mật nhà nước.

2. Mở rộng hình thức họp trực tuyến đối với các cuộc họp có nhiều thành phần tham dự, cụ thể:

a) Cuộc họp giao ban định kỳ, giải quyết công việc của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp trên với Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp dưới; họp giữa các cơ quan thuộc bộ, cơ quan ngang bộ với cơ quan, đơn vị trực thuộc ở địa phương;

b) Cuộc họp triển khai nhiệm vụ công tác, họp sơ kết, tổng kết trên phạm vi toàn ngành do bộ, cơ quan ngang bộ tổ chức, họp tổng kết ngành của địa phương do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh tổ chức;

c) Cuộc họp chuyên đề do Thủ tướng Chính phủ, bộ, cơ quan ngang bộ và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh tổ chức;

d) Cuộc họp tập huấn do bộ, Cơ quan ngang bộ và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện tổ chức;

đ) Họp lấy ý kiến về các đề án, dự án, dự thảo văn bản được tổ chức trong phạm vi toàn quốc hoặc trong phạm vi của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;

e) Các cuộc họp khác theo yêu cầu triệu tập của cơ quan, đơn vị tổ chức họp.

Theo đó thì căn cứ vào nội dung, quy mô, thành phần tham dự, điều kiện phương tiện kỹ thuật, công nghệ, người chủ trì cuộc họp quyết định hình thức tổ chức họp trực tiếp hoặc họp trực tuyến bảo đảm hiệu quả, thuận lợi, tiết kiệm và bảo đảm bí mật nhà nước.

Tại các cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước thì xác định hình thức tổ chức họp căn cứ vào đâu? (Hình từ Internet)

Giấy mời, tài liệu phục vụ cuộc họp tại các cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước được gửi cho những người tham dự như thế nào?

Tại Điều 10 Quyết định 45/2018/QĐ-TTg có quy định giấy mời, tài liệu phục vụ cuộc họp phải được ký số theo quy định của pháp luật và được gửi bản điện tử cho các cơ quan, đơn vị, người tham dự họp qua chức năng của hệ thống quản lý văn bản (trừ tài liệu mật được thực hiện theo quy định đối với văn bản có nội dung thuộc bí mật nhà nước), ngoài ra có thể áp dụng thêm các cách thức sau:

- Fax, thư điện tử công vụ;

- Điện thoại cá nhân, tin nhắn, thông báo qua mạng xã hội được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

- Đăng tải trên website của cơ quan, đơn vị chủ trì tổ chức họp.

Thời gian gửi tài liệu họp chậm nhất là 03 ngày làm việc trước ngày bắt đầu tổ chức cuộc họp định kỳ; đối với cuộc họp đột xuất, thời gian gửi tài liệu thực hiện theo yêu cầu của người triệu tập cuộc họp.

Đối với cuộc họp đã có trong kế hoạch công tác và đã được người chủ trì đồng ý về mặt nguyên tắc, trong khi chờ ý kiến về thời gian tổ chức chính thức thì đơn vị chủ trì tổ chức cuộc họp có thể gửi trước tài liệu họp cho cơ quan, đơn vị, người được mời tham dự để chủ động nghiên cứu, chuẩn bị nội dung, ý kiến phát biểu và gửi giấy mời tham dự sau khi được người chủ trì chính thức quyết định.

Giấy mời họp phải thể hiện được những nội dung gì?

Tại Điều 9 Quyết định 45/2018/QĐ-TTg có quy định về giấy mời họp như sau:

Giấy mời họp

1. Giấy mời họp phải được ghi rõ những nội dung sau đây:

a) Người chủ trì;

b) Người tham dự cuộc họp;

c) Các nội dung; thời gian, địa điểm cuộc họp;

d) Những yêu cầu cụ thể đối với người tham dự cuộc họp;

đ) Đầu mối liên hệ thông tin về cuộc họp;

e) Chữ ký hoặc chữ ký số của người đứng đầu cơ quan, đơn vị triệu tập.

2. Giấy mời họp phải được gửi đến cơ quan hoặc người được mời tham dự trước ngày họp ít nhất là 03 ngày làm việc, trừ trường hợp họp đột xuất.

3. Sau khi nhận được giấy mời họp, cơ quan, đơn vị, người được mời tham dự họp xác nhận việc tham dự với đầu mối liên hệ thông tin về cuộc họp qua thư điện tử công vụ, điện thoại cá nhân hoặc qua hệ thống quản lý văn bản của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước.

Theo đó thì giấy mời họp phải thể hiện được những nội dung:

- Người chủ trì;

- Người tham dự cuộc họp;

- Các nội dung; thời gian, địa điểm cuộc họp;

- Những yêu cầu cụ thể đối với người tham dự cuộc họp;

- Đầu mối liên hệ thông tin về cuộc họp;

- Chữ ký hoặc chữ ký số của người đứng đầu cơ quan, đơn vị triệu tập.