Sao văn bản là gì? Sao văn bản bao gồm những loại nào? Đơn vị sự nghiệp có được phép sao văn bản không?

Nội dung chính

• Sao văn bản là gì? Sao văn bản bao gồm những loại nào?
• Đơn vị sự nghiệp có được phép sao văn bản?
• Nguyên tắc, yêu cầu quản lý công tác văn thư được quy định như thế nào?

Sao văn bản là gì? Sao văn bản bao gồm những loại nào?

Giải thích từ ngữ được quy định tại Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:

Giải thích từ ngữ

Trong Nghị định này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

...

10. “Bản sao y” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.

11. “Bản sao lục” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản sao y, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.

12. “Bản trích sao” là bản sao chính xác phần nội dung của bản gốc hoặc phần nội dung của bản chính văn bản cần trích sao, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.

...

Giá trị pháp lý của bản sao được quy định tại Điều 26 Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:

Giá trị pháp lý của bản sao

Bản sao y, bản sao lục và bản trích sao được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định này có giá trị pháp lý như bản chính.

Theo đó, "Sao văn bản” trong công tác văn thư có thể hiểu là bản sao từ bản gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung trong bản gốc và được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.

Bản sao văn bản trong công tác văn thư bao gồm 03 loại: bản sao y, bản sao lục, bản trích sao. Cụ thể được quy định tại Điều 25 Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:

(1) Sao y

Sao y gồm: Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy, sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.

- Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy.

- Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy.

- Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức.

(2) Sao lục

- Sao lục gồm: Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

- Sao lục được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao y.

(3) Trích sao

- Trích sao gồm: Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy, trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

- Bản trích sao được thực hiện bằng việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn bản cần trích sao.

Bên cạnh đó, bản sao được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP có giá trị pháp lý như bản chính.

Sao văn bản là gì? Sao văn bản bao gồm những loại nào? Đơn vị sự nghiệp có được phép sao văn bản không? (Hình từ Internet)

Đơn vị sự nghiệp có được phép sao văn bản?

Thẩm quyền sao văn bản được quy định tại Điều 27 Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:

Thẩm quyền sao văn bản

1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc sao văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành, văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến và quy định thẩm quyền ký các bản sao văn bản.

2. Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Phạm vi điều chỉnh được quy định tại Điều 1 Nghị định 30/2020/NĐ-CP được quy định như sau:

Phạm vi điều chỉnh

Nghị định này quy định về công tác văn thư và quản lý nhà nước về công tác văn thư. Công tác văn thư được quy định tại Nghị định này bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư.

Đối tượng áp dụng được quy định tại Điều 2 Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:

Đối tượng áp dụng

1. Nghị định này áp dụng đối với cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức).

2. Tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp căn cứ quy định của Nghị định này và các quy định của Đảng, của pháp luật có liên quan để áp dụng cho phù hợp.

Như vậy, các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc đối tượng áp dụng quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP về sao văn bản. Do đó, đơn vị sự nghiệp công lập có thẩm quyền được phép sao y văn bản.

Nguyên tắc, yêu cầu quản lý công tác văn thư được quy định như thế nào?

Nguyên tắc, yêu cầu quản lý công tác văn thư được quy định tại Điều 4 Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:

(1) Nguyên tắc

- Công tác văn thư được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật.

(2) Yêu cầu

- Văn bản của cơ quan, tổ chức phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật: Đối với văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật; đối với văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực căn cứ Nghị định này để quy định cho phù hợp; đối với văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Chương II Nghị định này.

- Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.

- Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn Bản đến có các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

- Văn bản phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý.

- Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

- Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được quản lý, sử dụng theo quy định của pháp luật.

- Hệ thống phải đáp ứng các quy định tại phụ lục VI Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan.