Mẫu quy chế quản lý và sử dụng con dấu công ty? Hình thức và nội dung con dấu công ty do ai quyết định?

Nội dung chính

• Mẫu quy chế quản lý và sử dụng con dấu công ty?
• Hình thức và nội dung con dấu công ty do ai quyết định?
• Khi làm thủ tục giải thể, công ty có phải trả lại con dấu cho cơ quan công an không?

Mẫu quy chế quản lý và sử dụng con dấu công ty?

Theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 99/2016/NĐ-CP giải thích thì: Con dấu là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước.

Bên cạnh đó, tại khoản 3 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 có quy định về con dấu của doanh nghiệp như sau:

Dấu của doanh nghiệp

...

3. Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.

Theo đó, việc quản lý và lưu giữ con dấu công ty thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành.

Tuy nhiên, hiện tại Luật Doanh nghiệp 2020 cũng như các văn bản liên quan không có quy định cụ thể về Mẫu quy chế quản lý và sử dụng con dấu công ty. Do đó, công ty, doanh nghiệp có thể tham khảo mẫu quy chế sau:

TẢI VỀ Mẫu quy chế quản lý và sử dụng con dấu công ty

Lưu ý: Mẫu quy chế trên chỉ mang tính chất tham khảo. Các công ty, doanh nghiệp có thể sửa đổi, bổ sung để phù hợp với nhu cầu của đơn vị.

Mẫu quy chế quản lý và sử dụng con dấu công ty? (Hình từ Internet)

Hình thức và nội dung con dấu công ty do ai quyết định?

Hình thức và nội dung con dấu công ty được quy định tại Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 như sau:

Dấu của doanh nghiệp

1. Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

2. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.

...

Theo quy định trên thì doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.

Theo đó, hình thức và nội dung con dấu công ty sẽ do chính công ty đó quyết định nhưng không được trái với quy định pháp luật.

Khi làm thủ tục giải thể, công ty có phải trả lại con dấu cho cơ quan công an không?

Căn cứ khoản 8 Điều 70 Nghị định 01/2021/NĐ-CP:

Đăng ký giải thể doanh nghiệp đối với trường hợp quy định tại các điểm a, b và c khoản 1 Điều 207 Luật Doanh nghiệp

Việc đăng ký giải thể doanh nghiệp quy định tại các điểm a, b và c khoản 1 Điều 207 Luật Doanh nghiệp được thực hiện theo trình tự, thủ tục sau đây:

...

8. Đối với doanh nghiệp sử dụng con dấu do cơ quan công an cấp, doanh nghiệp có trách nhiệm trả con dấu, Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu con dấu cho cơ quan công an theo quy định khi làm thủ tục giải thể.

Và Điều 207 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định như sau:

Các trường hợp và điều kiện giải thể doanh nghiệp

1. Doanh nghiệp bị giải thể trong trường hợp sau đây:

a) Kết thúc thời hạn hoạt động đã ghi trong Điều lệ công ty mà không có quyết định gia hạn;

b) Theo nghị quyết, quyết định của chủ doanh nghiệp đối với doanh nghiệp tư nhân, của Hội đồng thành viên đối với công ty hợp danh, của Hội đồng thành viên, chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần;

c) Công ty không còn đủ số lượng thành viên tối thiểu theo quy định của Luật này trong thời hạn 06 tháng liên tục mà không làm thủ tục chuyển đổi loại hình doanh nghiệp;

d) Bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, trừ trường hợp Luật Quản lý thuế có quy định khác.

2. Doanh nghiệp chỉ được giải thể khi bảo đảm thanh toán hết các khoản nợ, nghĩa vụ tài sản khác và không trong quá trình giải quyết tranh chấp tại Tòa án hoặc Trọng tài. Người quản lý có liên quan và doanh nghiệp quy định tại điểm d khoản 1 Điều này cùng liên đới chịu trách nhiệm về các khoản nợ của doanh nghiệp.

Như vậy, trường hợp công ty sử dụng con dấu do cơ quan công an cấp thì công ty có trách nhiệm trả con dấu, Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu con dấu cho cơ quan công an theo quy định khi làm thủ tục giải thể.

Lưu ý: Quy định này áp dụng đối với công ty giải thể trong các trường hợp sau:

- Kết thúc thời hạn hoạt động đã ghi trong Điều lệ công ty mà không có quyết định gia hạn;

- Theo nghị quyết, quyết định của chủ doanh nghiệp đối với doanh nghiệp tư nhân, của Hội đồng thành viên đối với công ty hợp danh, của Hội đồng thành viên, chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần;

- Công ty không còn đủ số lượng thành viên tối thiểu theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 trong thời hạn 06 tháng liên tục mà không làm thủ tục chuyển đổi loại hình doanh nghiệp.