Hủy bỏ hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất đã được công chứng trước đó phải giải quyết như thế nào khi văn phòng công chứng đã giải thể?

Nội dung chính

• Đâu là nơi lưu trữ hồ sơ của văn phòng công chứng đã giải thể?
• Việc hủy bỏ hợp đồng đã được công chứng từ trước như thế nào?
• Việc bàn giao hồ sơ công chứng khi Văn phòng công chứng giải thể có đảm bảo tính bảo mật không?

Đâu là nơi lưu trữ hồ sơ của văn phòng công chứng đã giải thể?

Theo khoản 5 Điều 64 Luật Công chứng 2014 quy định về chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng trong trường hợp giải thể Văn phòng công chứng, cụ thể:

“Điều 64. Chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng 

[...]

5. Trường hợp Phòng công chứng được chuyển đổi thành Văn phòng công chứng thì hồ sơ công chứng do Văn phòng công chứng được chuyển đổi quản lý. 

Trường hợp Phòng công chứng bị giải thể thì hồ sơ công chứng phải được chuyển cho một Phòng công chứng khác hoặc một Văn phòng công chứng do Sở Tư pháp chỉ định. 

Trường hợp Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động thì Văn phòng công chứng đó phải thỏa thuận với một Văn phòng công chứng khác về việc tiếp nhận hồ sơ công chứng; nếu không thỏa thuận được hoặc Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động do toàn bộ công chứng viên hợp danh chết hoặc bị Tòa án tuyên bố là đã chết thì Sở Tư pháp chỉ định một Phòng công chứng hoặc một Văn phòng công chứng khác tiếp nhận hồ sơ công chứng.”

Theo quy định trên, khi Văn phòng công chứng giải thể thì một Văn phòng công chứng khác tiếp nhận hồ sơ công chứng qua thỏa thuận giữa các bên hoặc được Sở Tư pháp chỉ định.

Việc hủy bỏ hợp đồng đã được công chứng từ trước như thế nào?

Theo Điều 51 Luật Công chứng 2014 quy định về việc công chứng việc hủy bỏ hợp đồng, giao dịch, cụ thể:

“Điều 51. Công chứng việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch 

1. Việc công chứng sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được công chứng chỉ được thực hiện khi có sự thỏa thuận, cam kết bằng văn bản của tất cả những người đã tham gia hợp đồng, giao dịch đó. 

2. Việc công chứng sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được công chứng được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng đó và do công chứng viên tiến hành. Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng chấm dứt hoạt động, chuyển đổi, chuyển nhượng hoặc giải thể thì công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ công chứng thực hiện việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch. 

3. Thủ tục công chứng việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được công chứng được thực hiện như thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch quy định tại Chương này.”

Theo quy định này, việc công chứng hủy bỏ hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất từ năm 2015 của anh phải được thực hiện tại Văn phòng công chứng nơi đã thực hiện việc công chứng trước đó. Nhưng vì Văn phòng công chứng trước đây đã giải thể nên việc công chứng hủy bỏ hợp đồng phải được thực hiện ở Văn phòng công chứng nơi đang lưu trữ hồ sơ từ hợp đồng trước của anh.

Hủy bỏ hợp đồng đã được công chứng khi Văn phòng công chứng giải thể

Việc bàn giao hồ sơ công chứng khi Văn phòng công chứng giải thể có đảm bảo tính bảo mật không?

Theo Điều 21 Thông tư 01/2021/TT-BTP quy định về bàn giao hồ sơ công chứng trong trường hợp tổ chức hành nghề công chứng tiếp nhận hồ sơ, cụ thể:

“Điều 21. Bàn giao hồ sơ công chứng trong trường hợp chỉ định tổ chức hành nghề công chứng tiếp nhận hồ sơ 

1. Trong trường hợp Phòng công chứng bị giải thể hoặc Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động mà không thỏa thuận được với một Văn phòng công chứng khác về việc tiếp nhận hồ sơ công chứng thì Sở Tư pháp chỉ định Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng khác tiếp nhận hồ sơ công chứng trước khi có quyết định giải thể Phòng công chứng hoặc ra quyết định thu hồi giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng. 

2. Chậm nhất là 60 ngày kể từ ngày có quyết định giải thể Phòng công chứng hoặc quyết định thu hồi giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng theo quy định tại khoản 1 Điều này, Sở Tư pháp tổ chức việc bàn giao hồ sơ công chứng cho tổ chức được chỉ định tiếp nhận hồ sơ công chứng. Việc bàn giao hồ sơ phải có sự tham gia của Hội công chứng viên đối với địa phương đã có Hội công chứng viên và được lập thành biên bản, có chữ ký, đóng dấu của Sở Tư pháp và các bên tham gia; trường hợp bên giao hồ sơ không ký thì ghi rõ vào biên bản. 

3. Trong trường hợp cá nhân, tổ chức có trách nhiệm bàn giao hồ sơ công chứng mà không bàn giao hoặc không thể bàn giao vì lý do chính đáng thì Sở Tư pháp phối hợp với các cơ quan có liên quan tại địa phương tổ chức bàn giao hồ sơ cho tổ chức hành nghề công chứng được chỉ định tiếp nhận hồ sơ. Việc bàn giao hồ sơ công chứng phải lập thành biên bản theo quy định tại khoản 2 Điều này.”

Theo quy định trên, việc bàn giao các hồ sơ của Văn phòng công chứng đã có quyết định thu hồi giấy đăng ký hoạt động này luôn có sự tham gia của Hội công chứng viên và việc bàn giao này phải được lập thành biên bản, có chữ ký và đóng dấu của Sở Tư pháp và các bên tham gia. 

Trong trường hợp tổ chức có nghĩa vụ bàn giao hồ sơ không thể bàn giao vì lý do chính đáng thì Sở Tư pháp phối hợp với các cơ quan có liên quan tổ chức bàn giao hồ sơ. Việc bàn giao này cũng được lập thành văn bản.

Do đó, trong trường hợp Văn phòng công chứng giải thể, anh vẫn có thể yên tâm về tính bảo mật của hồ sơ mình từng công chứng.