Hóa đơn điện tử chuyển đổi thành hóa đơn giấy có hiệu lực để thanh toán trong trường hợp nào theo quy định?

Nội dung chính

• Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế phải đảm bảo những nguyên tắc nào?
• Hóa đơn điện tử chuyển đổi thành hóa đơn giấy có hiệu lực để thanh toán trong trường hợp nào?
• Đối tượng cung cấp thông tin, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử là những đối tượng nào?

Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế phải đảm bảo những nguyên tắc nào?

Căn cứ tại Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc sau:

- Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;

- Không bắt buộc có chữ ký số;

- Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

Trong đó, máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế được hiểu theo quy định tại điểm i khoản 1 Điều 4 Quy trình quản lý hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền ban hành kèm theo Quyết định 1391/QĐ-TCT năm 2022 là:

- Thiết bị điện tử đồng bộ hay một hệ thống nhiều thiết bị điện tử được kết hợp với nhau bằng giải pháp công nghệ thông tin có chức năng chung như:

+ Tính tiền, lưu trữ các thao tác bán hàng, số liệu bán hàng,

+ Khởi tạo hóa đơn điện tử có dải ký tự mã của cơ quan thuế đảm bảo duy nhất,

+ Tra cứu giao dịch, báo cáo giao dịch,...

- Được kết nối chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế theo định dạng chuẩn bằng phương thức điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu điện tử.

Hóa đơn điện tử chuyển đổi thành hóa đơn giấy có hiệu lực để thanh toán trong trường hợp nào?

Hóa đơn điện tử chuyển đổi thành hóa đơn giấy có hiệu lực để thanh toán trong trường hợp nào? (Hình từ Internet)

Căn cứ tại Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy cụ thể như sau:

Chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy

1. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.

2. Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.

3. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy thì hóa đơn, chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.

Như vậy, hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy thì hóa đơn, chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán.

Trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì mới có giá trị thanh toán.

Đối tượng cung cấp thông tin, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử là những đối tượng nào?

Căn cứ tại Điều 46 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì Đối tượng cung cấp thông tin, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử được quy định như sau:

- Tổng cục Thuế là đơn vị cung cấp thông tin hóa đơn điện tử đối với đề nghị của các cơ quan, tổ chức quản lý nhà nước cấp Trung ương. Cục Thuế, Chi cục Thuế cung cấp thông tin đối với đề nghị của cơ quan, tổ chức quản lý đồng cấp.

- Các bên sử dụng thông tin hóa đơn điện tử bao gồm:

+ Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh là người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; các tổ chức, cá nhân là người mua hàng hóa, dịch vụ;

+ Các cơ quan quản lý nhà nước sử dụng thông tin hóa đơn điện tử để thực hiện các thủ tục hành chính theo quy định của pháp luật; kiểm tra tính hợp pháp của hàng hóa lưu thông trên thị trường;

+ Các tổ chức tín dụng sử dụng thông tin hóa đơn điện tử để thực hiện các thủ tục về thuế, thủ tục thanh toán qua ngân hàng;

+ Các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

+ Các tổ chức sử dụng thông tin chứng từ điện tử để khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.