Hướng dẫn đăng ký thành lập doanh nghiệp online chi tiết trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp?

Nội dung chính

• Hướng dẫn đăng ký thành lập doanh nghiệp online chi tiết trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp?
• Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp online gồm những gì?
• Quy định về việc đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử hiện nay ra sao?

Hướng dẫn đăng ký thành lập doanh nghiệp online chi tiết trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp?

Hướng dẫn đăng ký thành lập doanh nghiệp online chi tiết trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp gồm các bước sau:

Bước 1: Đăng nhập tài khoản và Chọn phương thức nộp hồ sơ

Từ ngày 01/7/2024, Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp sẽ áp dụng duy nhất 01 phương thức đăng nhập thông qua tài khoản VNeID.

Người dùng thực hiện đăng nhập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để đăng ký thành lập doanh nghiệp như sau:

(1) Truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, chọn Đăng ký doanh nghiệp

(2) Sử dụng tài khoản VNeID để đăng nhập

(3) Chọn phương thức nộp hồ sơ

- Tùy từng trường hợp cụ thể, người nộp hồ sơ/người đăng ký chọn một trong các phương thức sau:

+ Sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh

+ Sử dụng chữ ký số công cộng

Bước 2: Chọn hình thức đăng ký

- Chọn hình thức đăng ký: Đăng ký thành lập mới doanh nghiệp

- Nhấn nút [Tiếp theo] để tiếp tục đăng ký hoặc [Trở về] để quay lại màn hình trước.

Bước 3: Chọn loai hình doanh nghiệp

Bước 4: Chọn tài liệu đính kèm hồ sơ

- Tích chọn loại tài liệu đính kèm hoặc giữ Ctrl và tích để chọn nhiều loại tài liệu cùng lúc -> Nhấn nút [Chọn] để thêm tài liệu vào danh sách;

- Nhấn nút [Tiếp theo] để tiếp tục đăng ký hoặc [Trở về] để quay lại màn hình trước;

- Nhấn [OK] để xác nhận các loại tài liệu đính kèm hoặc [Cancel] để quay lại chọn lại các tài liệu đính kèm

Lưu ý:

- Cần chọn đúng các giấy tờ cần nộp theo quy định về thành phần hồ sơ

- Việc tải các giấy tờ cần nộp lên Hệ thống sẽ được thực hiện ở bước tiếp theo

Bước 5: Thông tin chờ xác nhận:

- Màn hình sẽ hiển thị những thông tin người sử dụng đã điền về loại hình doanh nghiệp,thông tin về tài liệu đính kèm tương ứng.

- Nhấn nút [Bắt đầu] để tiếp tục đăng ký hoặc [Trở về] để quay lại màn hình trước -> Trạng thái của hồ sơ chuyển thành “Đã lưu”.

** Kê khai thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử

- Nhập các thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử:

Nhập các thông tin từ hồ sơ đăng ký thành lập mới vào các khối thông tin tương ứng trong các khối dữ liệu trên màn hình. Tùy từng loại hình doanh nghiệp sẽ có các khối thông tin khác nhau, bao gồm:

Lưu ý:

+ Các khối thông tin trong hồ sơ đăng ký điện tử cần được nhập đầy đủ và chính xác theo Giấy đề nghị của doanh nghiệp

+ Đối với hồ sơ đăng ký thay đổi:

++ CHỈ nhập và ấn Lưu đối với những thông tin sửa đổi, bổ sung (tương ứng với Giấy đề nghị)

++ KHÔNG ấn Lưu tại những khối thông tin không sửa đổi, bổ sung.

++ Dấu tích xanh trên màn hình chỉ thể hiện thông tin đã được LƯU; KHÔNG thể hiện thông tin đã được nhập đầy đủ, chính xác

- Kiểm tra thông tin hồ sơ

+ Nhấn nút [Kiểm tra thông tin] để kiểm tra xem các thông tin cần nhập đã đầy đủ và đúng theo yêu cầu

+ Hệ thống sẽ hiển thị các cảnh báo lỗi nếu thông tin đã nhập chưa đầy đủ hoặc chưa chính xác

+ Trong trường hợp có cảnh báo lỗi: tích vào dòng cảnh báo lỗi  Hệ thống sẽ tự động chuyển đến màn hình có trường thông tin bị lỗi;

+ Sau khi sửa lỗi, nhấn nút [Đóng báo cáo KT thông tin] để đóng các cảnh báo lỗi;

+ Nhấn nút [Kiểm tra thông tin] để kiểm tra lại thông tin hồ sơ:

++ Nếu không còn cảnh báo lỗi, thực hiện tiếp các bước tiếp theo;

++ Nếu còn cảnh báo lỗi, thực hiện lại các bước trên.

- Nhấn nút [Xem trước] để hiển thị Dự thảo Giấy chứng nhận

- Tải văn bản điện tử của bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử

- Khi nộp hồ sơ đăng ký điện tử, người dùng cần tải lên đầy đủ các giấy tờ theo quy định về thành phần hồ sơ (giống như hồ sơ bản giấy).

+ Yêu cầu đối với tài liệu đính kèm là văn bản điện tử:

++ Được tạo trực tuyến hoặc được quét (scan) từ văn bản giấy

++ Có định dạng “.doc” hoặc “.pdf”

++ Thể hiện chính xác, toàn vẹn nội dung của văn bản giấy (đã được ký tên theo quy định)

++ Tên văn bản điện tử phải được đặt tương ứng với tên loại giấy tờ trong hồ sơ bằng bản giấy

++ Có dung lượng không quá 15Mb

Cách tải tài liệu đính kèm

- Nhấn chọn vào từng tài liệu đính kèm và tiến hành tải các tài liệu theo các mục tương ứng.

- Hệ thống chấp nhận cả 2 loại tài liệu đính kèm:

+ Tài liệu đính kèm thông thường được scan (có đủ chữ ký theo yêu cầu);

+ Tài liệu đính kèm có đầy đủ chữ ký số theo quy định dưới dạng bản điện tử.

Chỉ định người ký lên hồ sơ đăng ký doanh nghiệp:

- Người nộp hồ sơ/người đăng ký thực hiện gán tên người ký lên hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo quy định. Người ký phải:

+ Sử dụng chữ ký số công cộng (tham khảo thêm mục 2.2.1 Tài liệu này) hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh để ký lên hồ sơ đăng ký doanh nghiệp;

+ Người nộp hồ sơ/người đăng ký chọn khối thông tin [Người ký/xác nhận];

- Trong trường “Tìm kiếm email”: Nhập email của cá nhân chịu trách nhiệm ký hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và nhấn nút [Tìm kiếm] -> Hệ thống tự động điền thông tin về Họ tên của cá nhân chịu trách nhiệm ký hồ sơ. Thông tin về họ tên và email của cá nhân chịu trách nhiệm ký hồ sơ không chỉnh sửa được;

- Để tìm kiếm được thông tin về cá nhân chịu trách nhiệm ký hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo địa chỉ email, địa chỉ email cần phải:

+ Đã được đăng ký tại bước đăng ký tài khoản thông thường;

+ Tài khoản thông thường phải ở trạng thái “đang hoạt động” và đã được kết nối với chữ ký số công cộng hoặc Tài khoản đăng ký kinh doanh (tương ứng với phương thức nộp hồ sơ của bộ hồ sơ đang chuẩn bị).

- Người nộp hồ sơ/người đăng ký nhập thông tin về Chức danh của cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ tại trường thông tin “Chức danh"

- Người nộp hồ sơ/người đăng ký nhấn nút [Chọn] để yêu cầu cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ ký lên hồ sơ. Thông tin về cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ được cập nhật vào danh sách: Danh sách những người ký lên hồ sơ;

- Hệ thống sẽ tự động gửi email thông báo đến địa chỉ email đã đăng ký của các cá nhân có trách nhiệm ký lên hồ sơ.

Lưu ý:

- Tại bước này, nếu người nộp hồ sơ/người đăng ký muốn xóa tên một cá nhân nào đó khỏi danh sách các cá nhân cần ký lên hồ sơ, chọn nút [Xóa] tương ứng với cá nhân đó trong danh sách, xác nhận lại việc xóa tên cá nhân cần ký lên hồ sơ -> Tên cá nhân này sẽ được xóa khỏi danh sách.

- Nếu tại Bước 4, người nộp hồ sơ/người đăng ký chọn phương thức nộp hồ sơ sử dụng chữ ký số công cộng -> tất cả các cá nhân ký số lên hồ sơ đều phải ký hồ sơ bằng chữ ký số công cộng (Hệ thống không cho phép cá nhân có Tài khoản đăng ký kinh doanh ký lên hồ sơ này).

- Nếu tại Bước 4, người nộp hồ sơ/người đăng ký chọn phương thức nộp hồ sơ sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh -> tất cả các cá nhân ký số lên hồ sơ đều phải ký hồ sơ bằng Tài khoản đăng ký kinh doanh (Hệ thống không cho phép cá nhân có chữ ký số công cộng ký lên hồ sơ này).

Bước 6: Chuẩn bị hồ sơ

- Sau khi điền đầy đủ thông tin của hồ sơ, nhấn nút [Chuẩn bị] (Hình 61);

- Nhập mã xác nhận hiển thị trên màn hình (Hình 62). Tên Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ tiếp nhận hồ sơ được hiển thị bên dưới đoạn mã xác nhận và dưới dạng không chỉnh sửa được. Nếu hồ sơ vẫn còn thiếu thông tin theo quy định, Hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo đỏ. Người nôp hồsơ/người đăng ký phải chỉnh sửa và chuẩn bị lại hồ sơ. Hệ thống tự động chọn Phòng Đăng ký kinh doanh để xử lý hồ sơ căn cứ vào tỉnh/thành phố của địa chỉ trụ sở chính doanh nghiệp đã nhập tại bước nhập thông tin.

- Nếu hồ sơ đã đầy đủ thông tin theo quy định, nhập “chuỗi ký xác nhận” và nhấn nút [Xác nhận] để hoàn thành bước chuẩn bị hồ sơ.

- Hệ thống tạo mã số tham chiếu của hồ sơ có dạng như sau: OD-xxxxxxx/xx, ví dụ: OD0000377/13. Hồ sơ được chuyển sang trạng thái “Đã chuẩn bị” và không thể chỉnh sửa được thông tin.

** Ký số/ Xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử

- Việc chỉ định người ký số/xác định hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được thực hiện tại bước kê khai thông tin trong bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử, như hướng dẫn tại phần trên.

- Để tiến hành ký số/Xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ mở hồ sơ cần ký, nhấn nút [Ký số/ Xác thực bằng tài khoản ĐKKD] để tiến hành ký số/xác thực.

- Với trường hợp hồ sơ dùng chữ ký số công cộng, cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ thực hiện các bước sau:

+ Cắm USN token vào ổ cắm USB của máy tính;

+ Tích chọn nút xác nhận “Tôi xin cam đoan tính trung thực, chính xác và toàn vẹn của hồ sơ đăng ký và các tài liệu đính kèm”;

+ Nhấn nút [Xác nhận] -> Máy tính sẽ tự động chạy chương trình để nhận dạng chữ ký số công cộng và người nộp hồ sơ/người đăng ký sẽ chọn chữ ký số công cộng dùng để ký lên hồ sơ;

+ Nhấn nút [Ký số/Xác thực bằng Tài khoản ĐKKD];

+ Nhập mã PIN;

+ Khi hệ thống thông báo việc ký số thành công, nhấn nút [Đóng].

- Với trường hợp hồ sơ dùng Tài khoản đăng ký kinh doanh, cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ thực hiện các bước sau;

+ Tích chọn nút xác nhận “Tôi xin cam đoan tính trung thực, chính xác và toàn vẹn của hồ sơ đăng ký và các tài liệu đính kèm”Phần tên đăng nhập đã được mặc định sẵn, người ký chỉ cần nhập mật khẩu của tài khoản thông thường đã tạo;

+ Nhấn nút [Xác nhận].

- Hồ sơ đang trong quá trình ký có trạng thái “Đang ký”, người nộp hồ sơ/người đăng ký có thể xem thông tin về tình trạng ký hồ sơ bằng cách chọn khối thông tin [Người ký/Xác nhận]

- Khi hồ sơ đã có đầy đủ chữ ký, trạng thái hồ sơ sẽ chuyển thành “Đã ký”. Nếu phát hiện sai sót trong việc gán tên cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ, người nộp hồ sơ/người đăng ký có thể thay đổi thông tin về cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ -> Nhấn nút [Hủy bỏ việc ký hồ sơ] và thực hiện lại bước ký lên hồ sơ từ đầu.

Lưu ý: Người nộp hồ sơ/người đăng ký chỉ có thể nộp hồ sơ khi tất cả các cá nhân có trách nhiệm ký hồ sơ đã ký vào hồ sơ.

Kiểm tra tính toàn vẹn khi ký/xác thực và tính toàn vẹn của hồ sơ và các tài liệu đính kèm được ký số đã tải lên

- Kiểm tra tính toàn vẹn của hồ sơ đăng ký qua mạng điện tử sau khi đã được ký số hoặc xác thực theo các bước sau:

+ Tại khối thông tin [Người ký/Xác nhận], trong danh sách những người ký tên trên hồ sơ, nhấn nút [Kiểm tra nếu có thay đổi]

+ Hệ thống trả về kết quả:

++ Có thay đổi: nếu thông tin về chữ ký đã bị thay đổi trong quá trình ký hồ sơ.

++ Không thay đổi: nếu thông tin về chữ ký vẫn toàn vẹn trong quá trình ký hồ sơ.

- Kiểm tra tính toàn vẹn của tài liệu đính kèm đã được ký bằng chữ ký số công cộng theo các bước sau:

+ Tại danh sách các chữ ký đã ký số trong tài liệu đính kèm, nhấn nút [Kiểm tra nếu có thay đổi]

+ Hệ thống trả về kết quả:

++ Có thay đổi: nếu thông tin về chữ ký đã bị thay đổi trong quá trình ký hồ sơ.

++ Không thay đổi: nếu thông tin về chữ ký vẫn toàn vẹn trong quá trình ký hồ sơ.

** Nộp hồ sơ vào Phòng Đăng ký kinh doanh: Bấm nút nộp hồ sơ vào Phòng ĐKKD

Bước 7: Hoàn tất quá trình nhập và nộp hồ sơ trên mạng

- Sau khi người nộp hồ sơ/người đăng kýhoàn thành việc thanh toán, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được chuyển sang trạng thái “Đang nộp” và được tự động tiếp nhận trên Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia để và chuyển về tài khoản của Phòng Đăng ký kinh doanh tương ứng phục vụ cho việc xử lý hồ sơ.

Hồ sơ sẽ chuyển sang trạng thái “Đã gửi đi” nếu được tiếp nhận thành công trên Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia: Trạng thái của hồ sơ sau khi thanh toán hoàn tất.

- Khi hồ sơ đã được nộp thành công, Hệ thống hiển thị 02 bản in trên tài khoản của người nộp hồ sơ/người đăng ký.

+ Bản Xem trước hồ sơ bao gồm các thông tin của hồ sơ đã nộp  Nhấn nút [Xem trước] -> [Khởi tạo] để tạo bản in này.

+ Giấy biên nhận -> Nhấn nút [In] để xem và in Giấy biên nhận.

** Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ

- Sau khi hồ sơ được lưu trên ứng dụng đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử, người nộp hồ sơ/người đăng ký có thể tìm kiếm hồ sơ tại bất kỳ thời điểm nào.

- Sau khi đăng nhập vào tài khoản của mình, người nộp hồ sơ/người đăng ký chọn “Danh sách hồ sơ đăng ký” -> Tìm kiếm hồ sơ theo các tiêu chí có sẵn như tên doanh nghiệp; mã số doanh nghiệp; số tham chiếu của hồ sơ.

- Tại danh sách hồ sơ, người sử dụng có thể nhìn thấy tình trạng xử lý bộ hồ sơ đã đăng ký.

Tổng quan Sơ đồ các bước xử lý hồ sơ đăng ký doanh nghiệp như sau:

Trên đây là toàn bộ hướng dẫn đăng ký thành lập doanh nghiệp online chi tiết trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Hướng dẫn đăng ký thành lập doanh nghiệp online chi tiết trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp? (Hình từ Internet)

Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp online gồm những gì?

Theo khoản 3 Điều 43 Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử được chấp thuận khi có đầy đủ các yêu cầu sau:

- Có đầy đủ các giấy tờ và nội dung các giấy tờ đó được kê khai đầy đủ theo quy định như hồ sơ bằng bản giấy và được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử.

Tên văn bản điện tử phải được đặt tương ứng với tên loại giấy tờ trong hồ sơ bằng bản giấy.

Người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp, thành viên, cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài hoặc cá nhân khác ký tên trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số để ký trực tiếp trên văn bản điện tử hoặc ký trực tiếp trên văn bản giấy và quét (scan) văn bản giấy theo các định dạng “.doc” hoặc “.docx” hoặc “.pdf”;

- Các thông tin đăng ký doanh nghiệp được kê khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp phải đầy đủ và chính xác theo các thông tin trong hồ sơ bằng bản giấy; có bao gồm thông tin về số điện thoại, thư điện tử của người nộp hồ sơ;

- Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử phải được xác thực bằng chữ ký số hoặc Tài khoản đăng ký kinh doanh của người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp hoặc người được người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp.

Trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, kèm theo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có các giấy tờ, tài liệu quy định tại Điều 12 Nghị định 01/2021/NĐ-CP.

Theo đó, Chương IV Nghị định 01/2021/NĐ-CP, quy định hồ sơ đăng ký doanh nghiệp online đối với từng loại hình doanh nghiệp như sau:

Quy định về việc đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử hiện nay ra sao?

Tại Điều 42 Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định về việc đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử như sau:

- Đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử là việc người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp thực hiện việc đăng ký doanh nghiệp thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Tổ chức, cá nhân có quyền lựa chọn sử dụng chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử hoặc sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh để đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.

- Tài khoản đăng ký kinh doanh quy định tại khoản 4 Điều 26 Luật Doanh nghiệp là tài khoản được sử dụng để xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử trong trường hợp người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp không sử dụng chữ ký số.

Tài khoản đăng ký kinh doanh được tạo bởi Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, cấp cho cá nhân để thực hiện đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.

Cá nhân truy cập vào Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để kê khai thông tin và tạo Tài khoản đăng ký kinh doanh.

Các thông tin cá nhân được kê khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để cấp Tài khoản đăng ký kinh doanh phải đầy đủ và chính xác theo các thông tin trên giấy tờ pháp lý của cá nhân và phải tuân thủ mức độ đảm bảo xác thực người nộp hồ sơ của Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

- Một Tài khoản đăng ký kinh doanh chỉ được cấp cho một cá nhân.

Cá nhân được cấp Tài khoản đăng ký kinh doanh chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, hợp pháp của các thông tin đăng ký để được cấp Tài khoản đăng ký kinh doanh và việc sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh.

- Phòng Đăng ký kinh doanh tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức, cá nhân tìm hiểu thông tin, thực hiện đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.