Hóa đơn bị cơ quan thuế từ chối cấp mã trong trường hợp nào? Hủy hóa đơn bị cơ quan thuế từ chối cấp mã có phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT không?

Nội dung chính

• Hóa đơn bị cơ quan thuế từ chối cấp mã trong trường hợp nào?
• Hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã phải đáp ứng điều kiện gì?
• Hủy hóa đơn bị cơ quan thuế từ chối cấp mã có phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT không?

Hóa đơn bị cơ quan thuế từ chối cấp mã trong trường hợp nào?

Khi phát hành hóa đơn điện tử trên thực tế sẽ phát sinh một số lỗi dẫn đến việc cơ quan thuế từ chối cấp mã bao gồm:

(1) Số điện thoại dài quá hơn 20 ký tự

Trong trường hợp không được cấp mã của cơ quan thuế, cá nhân tổ chức có thể xem lại số điện thoại được đăng ký với cơ quan thuế đã nhập đúng hay chưa, nhập lại số điện thoại chính xác và đúng theo định dạng quy định.

(2) Email không đúng

Cấu trúc của email dạng abc@xyz.com. Một địa chỉ email sẽ gồm có các phần: Tên email và tên miền.

(3) Số tài khoản ngân hàng dài quá 30 ký tự

Mỗi ngân hàng sẽ có những số lượng số khác nhau tuy nhiên, số tài khoản ngân hàng nhập lên trên hệ thống cơ quan thuế không được dài quá 30 ký tự.

(4) Mã số thuế không đúng định dạng

Mã số thuế là một dãy gồm 10 hoặc 13 số được cơ quan có thẩm quyền cấp cho người thực hiện đăng ký thuế trước khi bắt đầu hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc khi có phát sinh nghĩa vụ với ngân sách nhà nước.

Theo khoản 1 Điều 5 Thông tư 105/2020/TT-BTC quy định cấu trúc mã số thuế có dạng: N1N2N3N4N5N6N7N8N9N10 - N11N12N13

Trong đó:

- Hai chữ số đầu N1N2 là số phần khoảng của mã số thuế.

- Bảy chữ số N3N4N5N6N7N8N9 được quy định theo một cấu trúc xác định, tăng dần trong khoảng từ 0000001 đến 9999999.

- Chữ số N10 là chữ số kiểm tra.

- Ba chữ số N11N12N13 là các số thứ tự từ 001 đến 999.

- Dấu gạch ngang (-) là ký tự để phân tách nhóm 10 chữ số đầu và nhóm 3 chữ số cuối.

(5) Không được bỏ trống tên người mua

Trường hợp này phát sinh khi xuất hóa đơn cho khách lẻ hoặc các đơn vị không có mã số thuế, bắt buộc phải điền tên người mua.

(6) Thời gian xuất hóa đơn không đúng

Ngày xuất hóa đơn đầu tiên phải lớn hơn ngày được cơ quan thuế chấp thuận tờ khai sử dụng hóa đơn

Ví dụ: ngày được chấp thuận tờ khai sử dụng hóa đơn là ngày 20/8/2022 thì ngày xuất hóa đơn đầu tiên sớm nhất phải là 21/8/2022.

(7) Nhập không đúng thuế suất

Xem lại mục nhập thuế suất để kiểm tra đã nhập đúng và đủ thuế suất các hàng hóa

Ví dụ: Xuất hóa đơn cho các trường hợp khuyến mại, chiết khấu thì bắt buộc phải điền giá trị cho trường thuế suất thì khi đó hóa đơn gửi đi mới hợp lệ.

Hóa đơn bị cơ quan thuế từ chối cấp mã trong trường hợp nào? Hủy hóa đơn bị cơ quan thuế từ chối cấp mã có phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT không?

Hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã phải đáp ứng điều kiện gì?

Theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 17 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có nội dung như sau:

Lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

1. Lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

a) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng nêu tại khoản 1 Điều 14 Nghị định này nếu truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để lập hóa đơn thì sử dụng tài khoản đã được cấp khi đăng ký để thực hiện:

- Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

- Ký số trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn để cơ quan thuế cấp mã.

b) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thì truy cập vào trang thông tin điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị để thực hiện:

- Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

- Ký số trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để cơ quan thuế cấp mã.

2. Cấp mã hóa đơn

a) Hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã phải đảm bảo:

- Đầy đủ nội dung về hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 10 Nghị định này.

- Đúng định dạng về hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.

- Đúng thông tin đăng ký theo quy định tại Điều 15 Nghị định này.

- Không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại khoản 1 Điều 16 Nghị định này.

b) Hệ thống cấp mã hóa đơn của Tổng cục Thuế tự động thực hiện cấp mã hóa đơn và gửi trả kết quả cấp mã hóa đơn cho người gửi.

Theo đó, hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Đầy đủ nội dung về hóa đơn điện tử;

- Đúng định dạng về hóa đơn điện tử;

- Đúng thông tin đăng ký;

- Không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Hệ thống cấp mã hóa đơn của Tổng cục Thuế tự động thực hiện cấp mã hóa đơn và gửi trả kết quả cấp mã hóa đơn cho người gửi.

Hủy hóa đơn bị cơ quan thuế từ chối cấp mã có phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT không?

Hóa đơn điện tử thuộc diện phải cấp mã của cơ quan thuế nhưng bị từ chối cấp mã được xem là hóa đơn chưa có giá trị sử dụng, cơ quan thuế không quản lý hóa đơn chưa được cấp mã nên người nộp thuế không cần phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT.

Đồng thời doanh nghiệp cần kiểm tra kĩ, xem xét lý do cơ quan thuế từ chối cấp mã, lập hóa đơn mới sửa lỗi và gửi cơ quan thuế cấp mã cho tới khi cơ quan thuế cấp mã.

Để tránh nhầm lẫn, dễ quản lý, doanh nghiệp có thể xóa bỏ hóa đơn bị cơ quan thuế từ chối cấp mã trên phần mềm hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.