Hồ sơ của từng đảng viên thuộc Ủy ban Dân tộc được bảo quản bao lâu? Có bao nhiêu hình thức bảo quản hồ sơ, tài liệu thuộc Ủy ban Dân tộc?

Nội dung chính

• Có bao nhiêu hình thức bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Ủy ban Dân tộc?
• Những hồ sơ, tài liệu nào phải được bảo quản trong hoạt động của Ủy ban Dân tộc?
• Hồ sơ của từng đảng viên thuộc Ủy ban Dân tộc được bảo quản bao lâu?

Có bao nhiêu hình thức bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Ủy ban Dân tộc?

Theo tiểu mục 1 Mục 3 Phần I Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Ủy ban Dân tộc ban hành kèm theo Quyết định 63/QĐ-UBDT năm 2018 như sau:

Quy định mức thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu

1. Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Ủy ban Dân tộc được quy định gồm 2 mức sau:

a) Bảo quản vĩnh viễn

Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được bảo quản tại lưu trữ hiện hành (lưu trữ cơ quan hoặc lưu trữ cơ quan cấp trên trực tiếp), sau đó được lựa chọn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử khi đến hạn theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

Khi lựa chọn tài liệu giao nộp vào Lưu trữ lịch sử, phải xem xét mức độ đầy đủ của khối (phông) tài liệu, những giai đoạn, thời điểm lịch sử; nếu cần thiết có thể nâng các hồ sơ, tài liệu thuộc đối tượng bảo quản có thời hạn lên mức bảo quản vĩnh viễn.

b) Bảo quản có thời hạn

Tài liệu được xác định cụ thể thời hạn bảo quản bằng số năm tính từ ngày văn bản được ban hành, hoặc từ ngày hồ sơ công việc được giải quyết xong.

Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được bảo quản tại lưu trữ hiện hành (lưu trữ cơ quan hoặc lưu trữ cơ quan cấp trên trực tiếp), đến khi hết hạn bảo quản sẽ được thống kê, trình Hội đồng Xác định giá trị tài liệu của cơ quan xem xét để quyết định tiếp tục giữ lại bảo quản hay loại ra tiêu hủy. Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

...

Theo đó, có 02 hình thức bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Ủy ban Dân tộc, bao gồm:

- Bảo quản vĩnh viễn

+ Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được bảo quản tại lưu trữ hiện hành (lưu trữ cơ quan hoặc lưu trữ cơ quan cấp trên trực tiếp), sau đó được lựa chọn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử khi đến hạn theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

+ Khi lựa chọn tài liệu giao nộp vào Lưu trữ lịch sử, phải xem xét mức độ đầy đủ của khối (phông) tài liệu, những giai đoạn, thời điểm lịch sử; nếu cần thiết có thể nâng các hồ sơ, tài liệu thuộc đối tượng bảo quản có thời hạn lên mức bảo quản vĩnh viễn.

- Bảo quản có thời hạn

+ Tài liệu được xác định cụ thể thời hạn bảo quản bằng số năm tính từ ngày văn bản được ban hành, hoặc từ ngày hồ sơ công việc được giải quyết xong.

+ Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được bảo quản tại lưu trữ hiện hành (lưu trữ cơ quan hoặc lưu trữ cơ quan cấp trên trực tiếp), đến khi hết hạn bảo quản sẽ được thống kê, trình Hội đồng Xác định giá trị tài liệu của cơ quan xem xét để quyết định tiếp tục giữ lại bảo quản hay loại ra tiêu hủy.

+ Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

Ủy ban Dân tộc (Hình từ Internert)

Những hồ sơ, tài liệu nào phải được bảo quản trong hoạt động của Ủy ban Dân tộc?

Theo Mục 2 Phần I Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Ủy ban Dân tộc ban hành kèm theo Quyết định 63/QĐ-UBDT năm 2018, những hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình trong hoạt động của Ủy ban Dân tộc được sắp xếp vào các nhóm để bảo quản, cụ thể như sau:

- Tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, đơn vị

+ Nhóm 1: Tài liệu tổng hợp

+ Nhóm 2: Tài liệu quy hoạch, thống kê

+ Nhóm 3: Tài liệu tổ chức, cán bộ, đào tạo và bảo vệ chính trị nội bộ

+ Nhóm 4: Tài liệu lao động, tiền lương

+ Nhóm 5: Tài liệu tài chính, kế toán, tài sản, trang thiết bị chuyên ngành

+ Nhóm 6: Tài liệu xây dựng cơ bản

+ Nhóm 7: Tài liệu nghiên cứu khoa học công nghệ và ứng dụng công nghệ thông tin

+ Nhóm 8: Tài liệu hợp tác quốc tế

+ Nhóm 9: Tài liệu thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo; phòng chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí

+ Nhóm 10: Tài liệu thi đua, khen thưởng

+ Nhóm 11: Tài liệu pháp chế

+ Nhóm 12: Tài liệu xuất bản, báo chí, tuyên truyền

+ Nhóm 13: Tài liệu hành chính văn thư, lưu trữ, quản trị công sở

+ Nhóm 14: Tài liệu của tổ chức Đảng

+ Nhóm 15: Tài liệu của tổ chức Công đoàn

+ Nhóm 16: Tài liệu của tổ chức Đoàn Thanh niên

- Tài liệu lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ về công tác dân tộc

Hồ sơ của từng đảng viên thuộc Ủy ban Dân tộc được bảo quản bao lâu?

Theo Phần II Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Ủy ban Dân tộc ban hành kèm theo Quyết định 63/QĐ-UBDT năm 2018 quy định về Bảng thời hạn bảo quản như sau:

Theo đó, hồ sơ của từng đảng viên thuộc Ủy ban Dân tộc thuộc nhóm tài liệu số 14 về tài liệu của tổ chức Đảng và có thời hạn bảo quản lên đến 70 năm.