File mẫu quản lý hồ sơ nhân sự hiện tại của doanh nghiệp bằng Excel mới nhất? Doanh nghiệp phải quản lý hồ sơ nhân sự như thế nào?

Nội dung chính

• Hồ sơ nhân sự là gì? File mẫu quản lý hồ sơ nhân sự hiện tại của doanh nghiệp bằng Excel mới nhất?
• Doanh nghiệp phải quản lý hồ sơ nhân sự như thế nào?
• Không đảm bảo nội dung trong hồ sơ nhân sự, doanh nghiệp sử dụng lao động sẽ bị xử phạt như thế nào?

Hồ sơ nhân sự là gì? File mẫu quản lý hồ sơ nhân sự hiện tại của doanh nghiệp bằng Excel mới nhất?

Hồ sơ nhân sự hay sổ quản lý lao động là tất cả thông tin, tài liệu liên quan đến người lao động trong tổ chức, doanh nghiệp. Hồ sơ nhân sự là cơ sở dữ liệu quan trọng đối với quản trị nhân sự và trong các hoạt động như tuyển dụng, phúc lợi, đánh giá, đào tạo…

Theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP như sau:

Sổ quản lý lao động

Việc lập, cập nhật, quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động tại khoản 1 Điều 12 của Bộ luật Lao động được quy định như sau:

...

2. Sổ quản lý lao động được lập bằng bản giấy hoặc bản điện tử nhưng phải bảo đảm các thông tin cơ bản về người lao động, gồm: họ tên; giới tính; ngày tháng năm sinh; quốc tịch; nơi cư trú; số thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu; trình độ chuyên môn kỹ thuật; bậc trình độ kỹ năng nghề; vị trí việc làm; loại hợp đồng lao động; thời điểm bắt đầu làm việc; tham gia bảo hiểm xã hội; tiền lương; nâng bậc, nâng lương; số ngày nghỉ trong năm; số giờ làm thêm; học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề; kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất; tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do.

...

Theo đó, hồ sơ nhân sự hay sổ quản lý lao động được người sử dụng lao động lập bằng bản giấy hoặc bản điện tử nhưng phải bảo đảm các thông tin cơ bản về người lao động như trên.

Hiện nay, pháp luật chưa có quy định cụ thể về mẫu quản lý hồ sơ nhân sự hiện tại của doanh nghiệp bằng Excel hay mẫu sổ quản lý lao động, tuy nhiên,người sử dụng lao động, quý công ty, xí nghiệp,... có thể tham khảo mẫu sổ quản lý lao động sau đây:

TẢI VỀ: File mẫu quản lý hồ sơ nhân sự hiện tại của doanh nghiệp bằng Excel mới nhất

File mẫu quản lý hồ sơ nhân sự hiện tại của doanh nghiệp bằng Excel mới nhất? (Hình từ Internet)

Doanh nghiệp phải quản lý hồ sơ nhân sự như thế nào?

Căn cứ theo Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP có quy định như sau:

Sổ quản lý lao động

Việc lập, cập nhật, quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động tại khoản 1 Điều 12 của Bộ luật Lao động được quy định như sau:

1. Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, người sử dụng lao động phải lập sổ quản lý lao động ở nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

...

3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm thể hiện, cập nhật các thông tin quy định tại khoản 2 Điều này kể từ ngày người lao động bắt đầu làm việc; quản lý, sử dụng và xuất trình sổ quản lý lao động với cơ quan quản lý về lao động và các cơ quan liên quan khi có yêu cầu theo quy định của pháp luật.

Theo đó, doanh nghiệp phải trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động. Việc lập sổ quản lý lao động phải được thực hiện tại nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp sử dụng lao động có trách nhiệm thể hiện, cập nhật các thông tin cơ bản về người lao động theo quy định kể từ ngày người lao động bắt đầu làm việc.

Doanh nghiệp sử dụng lao động phải quản lý, sử dụng và xuất trình sổ quản lý lao động với cơ quan quản lý về lao động và các cơ quan liên quan khi có yêu cầu theo quy định của pháp luật.

Không đảm bảo nội dung trong hồ sơ nhân sự, doanh nghiệp sử dụng lao động sẽ bị xử phạt như thế nào?

Căn cứ theo điểm d khoản 2 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP có quy định như sau:

Vi phạm về tuyển dụng, quản lý lao động

1. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động khi có một trong các hành vi sau đây:

a) Không khai trình việc sử dụng lao động theo quy định;

b) Thu tiền của người lao động tham gia tuyển dụng lao động;

c) Không thể hiện, nhập đầy đủ thông tin về người lao động vào sổ quản lý lao động kể từ ngày người lao động bắt đầu làm việc;

d) Không xuất trình sổ quản lý lao động khi cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

a) Phân biệt đối xử trong lao động trừ các hành vi phân biệt đối xử quy định tại điểm d khoản 1 Điều 13, khoản 2 Điều 23, khoản 1 Điều 36 và khoản 2 Điều 37 Nghị định này;

b) Sử dụng lao động chưa qua đào tạo hoặc chưa có chứng chỉ kỹ năng nghề quốc gia đối với nghề, công việc phải sử dụng lao động đã được đào tạo hoặc phải có chứng chỉ kỹ năng nghề quốc gia;

c) Không báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định;

d) Không lập sổ quản lý lao động hoặc lập sổ quản lý lao động không đúng thời hạn hoặc không đảm bảo các nội dung cơ bản theo quy định pháp luật.

...

Theo đó, hành vi không đảm bảo các nội dung cơ bản theo quy định pháp luật khi lập sổ quản lý lao động hay quản lý hồ sơ nhân sự thì người sử dụng lao động sẽ bị xử phạt từ 5 - 10 triệu đồng mức phạt đối với cá nhân. Mức phạt từ 10 - 20 triệu đồng đối với tổ chức theo quy định tại khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP.