Đơn vị kế toán có tài liệu kế toán bị mất do các nguyên nhân khách quan có trách nhiệm gì? Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán bị mất gồm những ai?

Nội dung chính

• Đơn vị kế toán có tài liệu kế toán bị mất do các nguyên nhân khách quan có trách nhiệm gì?
• Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán bị mất gồm những ai?
• Việc kiểm kê, đánh giá, phân loại tài liệu kế toán bị mất được thực hiện thế nào?

Đơn vị kế toán có tài liệu kế toán bị mất do các nguyên nhân khách quan có trách nhiệm gì?

Căn cứ Điều 4 Thông tư 96/2010/TT-BTC quy định về trách nhiệm của đơn vị kế toán có tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại do các nguyên nhân khách quan như sau:

Trách nhiệm của đơn vị kế toán có tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại do các nguyên nhân khách quan

1. Phải thông báo kịp thời cho các cơ quan quản lý liên quan như: Cơ quan tài chính, cơ quan thuế, kho bạc nhà nước, cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp trong thời hạn 15 ngày sau khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại do nguyên nhân khách quan.

2. Phải thu thập và phục hồi, xử lý đến mức tối đa có thể được tài liệu kế toán và các tài liệu có liên quan đến công tác kế toán của đơn vị kế toán bị huỷ hoại do các nguyên nhân khách quan.

3. Phải sưu tập, sao chụp lại đến mức tối đa các tài liệu kế toán bị mất.

4. Phải thành lập Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán để thực hiện các công việc liên quan đến phục hồi, xử lý tài liệu kế toán ngay sau khi thông báo tình hình tới các cơ quan quản lý liên quan.

Theo đó, đơn vị kế toán có tài liệu kế toán bị mất do các nguyên nhân khách quan có những trách nhiệm được quy định tại Điều 4 nêu trên.

Trong đó có trách nhiệm phải thông báo kịp thời cho các cơ quan quản lý liên quan như: Cơ quan tài chính, cơ quan thuế, kho bạc nhà nước, cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp trong thời hạn 15 ngày sau khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại do nguyên nhân khách quan.

Tài liệu kế toán (Hình từ Internet)

Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán bị mất gồm những ai?

Theo Điều 5 Thông tư 96/2010/TT-BTC quy định về Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán như sau:

Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán

1. Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán của đơn vị gồm các thành phần sau:

a) Giám đốc doanh nghiệp hoặc thủ trưởng đơn vị: Trưởng ban;

b) Kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán): Phó ban;

c) Đại diện bộ phận thanh tra, kiểm soát của đơn vị: Thành viên;

d) Đại diện các bộ phận có liên quan (như: Kho, cửa hàng, phòng kinh doanh, phòng kế hoạch, ...): Thành viên;

e) Toàn bộ cán bộ phòng Tài chính - Kế toán: Thành viên;

g) Đại diện các cơ quan quản lý liên quan: Thành viên.

2. Đối với các trường hợp tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại không nhiều thì Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán có thể thành lập gọn nhẹ, chỉ bao gồm những thành viên chủ chốt, trực tiếp liên quan đến tài liệu kế toán đó.

3. Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ công việc phục hồi, xử lý tài liệu kế toán theo quy định của pháp luật và theo hướng dẫn tại Thông tư này.

Theo quy định trên, Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán bị mất gồm Trưởng ban, Phó ban và các thành viên được quy định cụ thể tại khoản 1 Điều 5 nêu trên.

Việc kiểm kê, đánh giá, phân loại tài liệu kế toán bị mất được thực hiện thế nào?

Theo quy định tại Điều 6 Thông tư 96/2010/TT-BTC về kiểm kê, đánh giá, phân loại tài liệu kế toán bị huỷ hoại, bị mất như sau:

Kiểm kê, đánh giá, phân loại tài liệu kế toán bị huỷ hoại, bị mất

1. Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại toàn bộ tài liệu kế toán của đơn vị và lập Biên bản kiểm kê tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại do các nguyên nhân khách quan (theo mẫu Phụ lục 01 ban hành kèm theo Thông tư này) xác nhận kèm theo bảng kê từng loại tài liệu, theo nội dung kế toán, theo tài liệu đang sử dụng hoặc đã chuyển vào kho lưu trữ,... và theo mức độ bị huỷ hoại.

2. Phân loại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại như sau:

a) Tài liệu còn có thể sử dụng được;

b) Tài liệu không thể sử dụng được (không thể đọc được, hoặc bị huỷ hoại hoàn toàn);

c) Tài liệu bị mất.

Như vậy, việc kiểm kê, đánh giá, phân loại tài liệu kế toán bị mất được thực hiện theo quy định tại Điều 6 nêu trên.