Doanh nghiệp được kéo dài thời gian lưu trữ dữ liệu của người lao động khi quan hệ lao động đã chấm dứt hay không?

Nội dung chính

• Doanh nghiệp có được kéo dài thời gian lưu trữ dữ liệu của người lao động khi quan hệ lao động đã chấm dứt hay không?
• Doanh nghiệp không hủy bỏ thông tin cá nhân người lao động đã được lưu trữ khi đã hoàn thành mục đích sử dụng thì sẽ bị phạt như thế nào?
• Nghĩa vụ cung cấp thông tin khi giao kết hợp đồng lao động của người lao động được quy định như thế nào?

Doanh nghiệp có được kéo dài thời gian lưu trữ dữ liệu của người lao động khi quan hệ lao động đã chấm dứt hay không?

Căn cứ tại khoản 7 Điều 3 Nghị định 13/2023/NĐ-CP về Nguyên tắc bảo vệ dữ liệu cá nhân cụ thể như sau:

Nguyên tắc bảo vệ dữ liệu cá nhân

1. Dữ liệu cá nhân được xử lý theo quy định của pháp luật.

2. Chủ thể dữ liệu được biết về hoạt động liên quan tới xử lý dữ liệu cá nhân của mình, trừ trường hợp luật có quy định khác.

3. Dữ liệu cá nhân chỉ được xử lý đúng với mục đích đã được Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Xử lý dữ liệu cá nhân, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân, Bên thứ ba đăng ký, tuyên bố về xử lý dữ liệu cá nhân.

4. Dữ liệu cá nhân thu thập phải phù hợp và giới hạn trong phạm vi, mục đích cần xử lý. Dữ liệu cá nhân không được mua, bán dưới mọi hình thức, trừ trường hợp luật có quy định khác.

5. Dữ liệu cá nhân được cập nhật, bổ sung phù hợp với mục đích xử lý.

6. Dữ liệu cá nhân được áp dụng các biện pháp bảo vệ, bảo mật trong quá trình xử lý, bao gồm cả việc bảo vệ trước các hành vi vi phạm quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân và phòng, chống sự mất mát, phá hủy hoặc thiệt hại do sự cố, sử dụng các biện pháp kỹ thuật.

7. Dữ liệu cá nhân chỉ được lưu trữ trong khoảng thời gian phù hợp với mục đích xử lý dữ liệu, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

8. Bên Kiểm soát dữ liệu, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân phải chịu trách nhiệm tuân thủ các nguyên tắc xử lý dữ liệu được quy định từ khoản 1 tới khoản 7 Điều này và chứng minh sự tuân thủ của mình với các nguyên tắc xử lý dữ liệu đó.

Như vậy, có thể thấy rằng, dữ liệu cá nhân chỉ được lưu trữ trong khoảng thời gian phù hợp với mục đích xử lý dữ liệu, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Tuy nhiên, hiện nay, vẫn chưa có quy định rõ ràng về việc "khoảng thời gian lưu trữ dữ liệu phù hợp với mục đích xử lý dữ liệu" là như thế nào.

Đối chiếu với quy định trên, thì mục đích xử liệu dữ liệu cá nhân người lao động của doanh nghiệp là nhằm mục đích giao kết, thực hiện hợp đồng lao động; phục vụ cho hoạt động quản lý Nhà nước về lao động cũng như trong việc giải quyết các tranh chấp phát sinh trong quan hệ lao động (nếu có).

Từ đó, nếu như thời gian lưu trữ dữ liệu vượt quá khoảng thời gian hợp lý với mục đích xử lý dữ liệu cá nhân người lao động thì doanh nghiệp có thể đang có hành vi vi phạm về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Doanh nghiệp có được kéo dài thời gian lưu trữ dữ liệu của người lao động khi quan hệ lao động đã chấm dứt hay không? (Hình từ Internet)

Doanh nghiệp không hủy bỏ thông tin cá nhân người lao động đã được lưu trữ khi đã hoàn thành mục đích sử dụng thì sẽ bị phạt như thế nào?

Căn cứ tại điểm b khoản 2 Điều 85 Nghị định 15/2020/NĐ-CP Vi phạm quy định về cập nhật, sửa đổi và hủy bỏ thông tin cá nhân như sau:

Vi phạm quy định về cập nhật, sửa đổi và hủy bỏ thông tin cá nhân

1. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi không thông báo cho chủ thể thông tin cá nhân sau khi hủy bỏ thông tin cá nhân đã lưu trữ hoặc chưa thực hiện được biện pháp phù hợp để bảo vệ thông tin cá nhân do yếu tố kỹ thuật.

2. Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Không cập nhật, sửa đổi, hủy bỏ thông tin cá nhân đã lưu trữ theo yêu cầu của chủ thể thông tin cá nhân hoặc không cung cấp cho chủ thể thông tin cá nhân quyền tiếp cận để tự cập nhật, sửa đổi, hủy bỏ thông tin cá nhân của họ;

b) Không hủy bỏ thông tin cá nhân đã được lưu trữ khi đã hoàn thành mục đích sử dụng hoặc hết thời hạn lưu trữ.

3. Phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với hành vi không áp dụng biện pháp quản lý hoặc biện pháp kỹ thuật theo quy định để bảo vệ thông tin cá nhân.

Như vậy, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với hành vi không hủy bỏ thông tin cá nhân người lao động đã được lưu trữ khi đã hoàn thành mục đích sử dụng.

Nghĩa vụ cung cấp thông tin khi giao kết hợp đồng lao động của người lao động được quy định như thế nào?

Theo quy định tại khoản 2 Điều 16 Bộ luật Lao động 2019 thì nghĩa vụ cung cấp thông tin khi giao kết hợp đồng lao động của người lao động được quy định như sau:

Nghĩa vụ cung cấp thông tin khi giao kết hợp đồng lao động

...

2. Người lao động phải cung cấp thông tin trung thực cho người sử dụng lao động về họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi cư trú, trình độ học vấn, trình độ kỹ năng nghề, xác nhận tình trạng sức khỏe và vấn đề khác liên quan trực tiếp đến việc giao kết hợp đồng lao động mà người sử dụng lao động yêu cầu.

Theo đó, người lao động phải cung cấp thông tin trung thực cho người sử dụng lao động về họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi cư trú, trình độ học vấn, trình độ kỹ năng nghề, xác nhận tình trạng sức khỏe và vấn đề khác liên quan trực tiếp đến việc giao kết hợp đồng lao động mà người sử dụng lao động yêu cầu.