Các bước thực hiện khi chuyển văn bản qua hộp thư điện tử chung, hộp thư điện tử của đơn vị thuộc Ủy ban Dân tộc như thế nào?

Nội dung chính

• Các bước thực hiện khi chuyển văn bản qua hộp thư điện tử chung của Ủy ban Dân tộc như thế nào?
• Các bước thực hiện khi chuyển văn bản qua hộp thư điện tử của đơn vị thuộc Ủy ban Dân tộc như thế nào?
• Đối với hộp thư điện tử cá nhân, các bước thực hiện khi chuyển văn bản qua hộp thư điện tử của Ủy ban Dân tộc như thế nào?

Các bước thực hiện khi chuyển văn bản qua hộp thư điện tử chung của Ủy ban Dân tộc như thế nào?

Căn cứ theo điểm a khoản 2 Điều 8 Quy chế sử dụng Hệ thống thư điện tử của Ủy ban Dân tộc Ban hành kèm theo Quyết định 147/QĐ-UBDT năm 2016 quy định như sau:

Quy trình xử lý công việc sử dụng hệ thống thư điện tử

...

2. Các bước thực hiện khi chuyển (gửi) văn bản qua hộp thư điện tử:

a) Đối với hộp thư điện tử chung của Ủy ban Dân tộc:

Bước 1: Cán bộ phụ trách việc phát hành (gửi) các loại văn bản đi, scan các loại văn bản đi đã được Lãnh đạo ký duyệt và đã đóng dấu (lưu dưới dạng văn bản.pdf hoặc loại định dạng phù hợp), hoặc lấy lại văn bản đi đã được CCVC chuyển qua chương trình quản lý công văn của Ủy ban Dân tộc (đối với những văn bản dự thảo không có chữ ký của Lãnh đạo) để gửi bằng thư điện tử theo nơi gửi đã thể hiện trong công văn;

Bước 2: Chuyển các loại văn bản đi theo đúng địa chỉ nơi nhận cụ thể qua hộp thư điện tử của Ủy ban Dân tộc.

...

Theo đó, các bước thực hiện khi chuyển (gửi) văn bản qua hộp thư điện tử chung của Ủy ban Dân tộc như sau:

Bước 1: Cán bộ phụ trách việc phát hành (gửi) các loại văn bản đi, scan các loại văn bản đi đã được Lãnh đạo ký duyệt và đã đóng dấu (lưu dưới dạng văn bản.pdf hoặc loại định dạng phù hợp), hoặc lấy lại văn bản đi đã được CCVC chuyển qua chương trình quản lý công văn của Ủy ban Dân tộc (đối với những văn bản dự thảo không có chữ ký của Lãnh đạo) để gửi bằng thư điện tử theo nơi gửi đã thể hiện trong công văn;

Bước 2: Chuyển các loại văn bản đi theo đúng địa chỉ nơi nhận cụ thể qua hộp thư điện tử của Ủy ban Dân tộc.

Chuyển văn bản qua hộp thư điện tử chung của Ủy ban Dân tộc (Hình từ Internet)

Các bước thực hiện khi chuyển văn bản qua hộp thư điện tử của đơn vị thuộc Ủy ban Dân tộc như thế nào?

Căn cứ theo điểm b khoản 2 Điều 8 Quy chế sử dụng Hệ thống thư điện tử của Ủy ban Dân tộc Ban hành kèm theo Quyết định 147/QĐ-UBDT năm 2016 quy định như sau:

Quy trình xử lý công việc sử dụng hệ thống thư điện tử

...

2. Các bước thực hiện khi chuyển (gửi) văn bản qua hộp thư điện tử:

...

b) Đối với hộp thư điện tử của đơn vị:

- Cán bộ quản lý hộp thư điện tử của đơn vị có trách nhiệm gửi nội dung file điện tử của toàn bộ hồ sơ trình các văn bản của Ủy ban Dân tộc do đơn vị soạn thảo có nội dung phải trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ (trừ văn bản có nội dung mật) đề nghị giải quyết công việc. File điện tử hồ sơ trình gửi về Văn phòng Ủy ban phải đúng với nội dung văn bản giấy đã được Lãnh đạo Ủy ban ký;

- Cán bộ quản lý hộp thư điện tử của đơn vị có trách nhiệm gửi nội dung thông tin, các loại văn bản mang tính chất trao đổi công việc, góp ý dự thảo... với các tổ chức, cá nhân khác.

Theo quy định trên, các bước thực hiện khi chuyển (gửi) văn bản qua hộp thư điện tử đối với hộp thư điện tử của đơn vị thuộc Ủy ban Dân tộc như sau:

- Cán bộ quản lý hộp thư điện tử của đơn vị có trách nhiệm gửi nội dung file điện tử của toàn bộ hồ sơ trình các văn bản của Ủy ban Dân tộc do đơn vị soạn thảo có nội dung phải trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ (trừ văn bản có nội dung mật) đề nghị giải quyết công việc.

File điện tử hồ sơ trình gửi về Văn phòng Ủy ban phải đúng với nội dung văn bản giấy đã được Lãnh đạo Ủy ban ký;

- Cán bộ quản lý hộp thư điện tử của đơn vị có trách nhiệm gửi nội dung thông tin, các loại văn bản mang tính chất trao đổi công việc, góp ý dự thảo... với các tổ chức, cá nhân khác.

Đối với hộp thư điện tử cá nhân, các bước thực hiện khi chuyển văn bản qua hộp thư điện tử của Ủy ban Dân tộc như thế nào?

Căn cứ theo điểm c khoản 2 Điều 8 Quy chế sử dụng Hệ thống thư điện tử của Ủy ban Dân tộc Ban hành kèm theo Quyết định 147/QĐ-UBDT năm 2016 quy định như sau:

Quy trình xử lý công việc sử dụng hệ thống thư điện tử

...

2. Các bước thực hiện khi chuyển (gửi) văn bản qua hộp thư điện tử:

...

c) Đối với hộp thư điện tử cá nhân:

Gửi nội dung thông tin, các loại văn bản mang tính chất trao đổi công việc với các tổ chức, cá nhân khác. Tuyệt đối không được sử dụng hộp thư điện tử cá nhân để nhân danh Ủy ban Dân tộc hoặc đơn vị gửi thông tin, văn bản mà chưa được sự đồng ý phê duyệt của Lãnh đạo Ủy ban, Lãnh đạo Vụ.

Như vậy, các bước thực hiện khi chuyển (gửi) văn bản qua hộp thư điện tử cá nhân của Ủy ban Dân tộc như sau:

- Gửi nội dung thông tin, các loại văn bản mang tính chất trao đổi công việc với các tổ chức, cá nhân khác.

- Tuyệt đối không được sử dụng hộp thư điện tử cá nhân để nhân danh Ủy ban Dân tộc hoặc đơn vị gửi thông tin, văn bản mà chưa được sự đồng ý phê duyệt của Lãnh đạo Ủy ban, Lãnh đạo Vụ.