Quyền và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức và cá nhân trong việc sử dụng tài liệu Bảo hiểm xã hội lưu trữ

Quyền và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức và cá nhân trong việc sử dụng tài liệu Bảo hiểm xã hội lưu trữ quy định tại Điều 25 Quyết định 1139/QĐ-BHXH năm 2013 Quy định công tác lưu trữ của hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam. Cụ thể:

1. Tài liệu lưu trữ của hệ thống BHXH Việt Nam được sử dụng để phục vụ nhu cầu công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác của đơn vị, cá nhân theo quy định của Nhà nước và của Ngành.

2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi sử dụng tài liệu lưu trữ có trách nhiệm sau:

a) Chấp hành nghiêm chỉnh quy định, quy chế về sử dụng tài liệu lưu trữ.

b) Nghiên cứu tài liệu tại phòng đọc, không được phép mang tài liệu ra khỏi kho lưu trữ; trường hợp để phục vụ cho yêu cầu giải quyết công việc thì được cấp bản sao tài liệu lưu trữ hoặc bản chứng thực tài liệu lưu trữ.

c) Giữ gìn an toàn tài liệu, không sửa chữa, tẩy, xóa, thêm, bớt, đánh dấu, ghi chép vào tài liệu, làm thất lạc, rách nát, hư hỏng hay làm xáo trộn trật tự tài liệu; không được tự ý sao chụp tài liệu.

d) Khi sử dụng xong phải trả tài liệu đầy đủ, nguyên vẹn.

3. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm sau:

a) Bảo đảm phục vụ nhanh chóng, chính xác, đầy đủ, đúng đối tượng và theo đúng yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

b) Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát việc thực hiện nội quy sử dụng tài liệu.

c) Cung cấp Phiếu yêu cầu sử dụng hồ sơ, tài liệu (thực hiện theo Mẫu số 16); ghi vào sổ sử dụng tài liệu lưu trữ (thực hiện theo Mẫu số 17); lập danh mục tài liệu trước khi giao cho tổ chức, cá nhân sử dụng.

d) Quản lý các loại sổ sách theo dõi việc sử dụng tài liệu.

đ) Kiểm tra tình trạng, số lượng hồ sơ, tài liệu khi giao cho tổ chức, cá nhân sử dụng tài liệu cũng như khi nhận lại tài liệu từ tổ chức, cá nhân giao trả.

e) Cung cấp bản sao tài liệu lưu trữ hoặc bản chứng thực tài liệu lưu trữ cho đối tượng có nhu cầu khi đã có ý kiến phê duyệt của cấp có thẩm quyền.

g) Bảo vệ bí mật và giữ gìn an toàn tài liệu lưu trữ.

h) Thời hạn trả kết quả khai thác hồ sơ, tài liệu trong vòng 10 ngày làm việc (không tính ngày lễ, ngày thứ 7, chủ nhật) kể từ ngày nhận được đầy đủ thủ tục theo quy định của cơ quan, tổ chức, cá nhân có đề nghị.

Trên đây là nội dung câu trả lời về quyền và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức và cá nhân trong việc sử dụng tài liệu Bảo hiểm xã hội lưu trữ. Để hiểu rõ và chi tiết hơn về vấn đề này bạn có thể tìm đọc và tham khảo thêm tại Quyết định 1139/QĐ-BHXH năm 2013.

Trân trọng!